秦婭玲

摘 要：目前由于種種原因，專業(yè)技術(shù)人員檔案管理存在著一些問題，管理人員需要優(yōu)化檔案管理的方法。本次針對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，提出了優(yōu)化檔案管理的方案，這套方案是可以為未來檔案信息化打下良好基礎(chǔ)的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；檔案管理；信息技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人們開始應(yīng)用無紙化的方式開展檔案管理工作，當(dāng)前醫(yī)院機(jī)構(gòu)的專業(yè)技術(shù)人員檔案也應(yīng)用了電子檔案的方式記錄，應(yīng)用信息化的方式進(jìn)行管理。目前由于種種原因，這些檔案管理存在著一些問題，管理人員需要優(yōu)化檔案管理的方法。

1 當(dāng)前醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)狀及其存在的主要問題

1.1 檔案的索引問題

當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的方法為將人員進(jìn)行分類，然后依分類及順序?qū)ぷ魅藛T的檔案進(jìn)行編號(hào)，將來人們要查找檔案的時(shí)候就依編號(hào)進(jìn)行查找。這種管理方法存在的弊端為醫(yī)院在編號(hào)以前，可能未做好相應(yīng)的規(guī)劃。等到醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事發(fā)生變動(dòng)以后，如果依以前的方法開展檔案管理，已經(jīng)不夠科學(xué)；如果用新的方法重新索引編號(hào)，又存在重新索引工作量大的問題。

1.2 檔案的質(zhì)量問題

當(dāng)前由于種種原因，檔案管理人員沒有準(zhǔn)確的、全面的采集專業(yè)技術(shù)人員的資料，導(dǎo)致專業(yè)技術(shù)人員的資料存在缺失的問題。比如有些專業(yè)技術(shù)人員的資料很詳細(xì)，人們可以通過檔案資料完整的了解該專業(yè)技術(shù)人員的情況；另一些專業(yè)技術(shù)人員的資料則是殘缺不全的，人們根本無法從檔案中了解人員的信息，這類檔案是沒有價(jià)值的檔案。檔案記錄質(zhì)量的問題給醫(yī)院開展人事管理工作帶來了困難。

1.3 檔案的更新問題

當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)沒有特別重視檔案的更新。比如檔案管理人員沒有定期更新檔案的計(jì)劃，也不了解當(dāng)前的檔案是在幾天前更新過的。因?yàn)闆]有計(jì)劃及相應(yīng)的記錄，帶來檔案管理人員的更新工作隨意興大的問題。通常是管理人員獲得了新資料后就更新檔案，沒有獲得新資料就不更新檔案，而不會(huì)主動(dòng)的、定期的采集數(shù)據(jù)。

2 醫(yī)療機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理創(chuàng)新策略

2.1 使用信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的集中管理

紙質(zhì)檔案存在管理困難、管理成本高的問題。管理人員要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把檔案電子化，應(yīng)用電子化檔案技術(shù)開展工作。比如現(xiàn)有一檔案，編號(hào)為974321，如果應(yīng)用紙質(zhì)化的管理方法，管理人員要把它重新分類，就要做大量的管理與記錄的工作，而如果應(yīng)用電子檔案的技術(shù)，那么現(xiàn)在管理人員可重新給它編號(hào)00543216，然后建立兩份檔案的關(guān)聯(lián)。人們點(diǎn)擊編號(hào)00543216的檔案時(shí)，實(shí)則打開了編號(hào)為974321的檔案。要開展電子檔案管理的工作，管理人員就要建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的工作方案，比如管理人員要建立標(biāo)準(zhǔn)化的編號(hào)方案、開發(fā)電子檔案模式等。結(jié)合信息技術(shù)，開展集中化管理，可以避免檔案發(fā)生差異化的問題。

2.2 加強(qiáng)檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建，促進(jìn)檔案管理的有效性

如果電子檔案的更新全部由檔案人員來完成，那么可能會(huì)存在信息滯后的問題，醫(yī)院要信息信息技術(shù)共享數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)能實(shí)時(shí)更新，提高檔案管理的效率。比如醫(yī)院要建立一個(gè)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，平臺(tái)上將分類共享數(shù)據(jù)。其中檔案管理人員握有檔案管理的全部權(quán)限，其它相關(guān)部門的工作人員握有調(diào)閱、更改查看與本部門工作有關(guān)檔案的權(quán)限?，F(xiàn)在人事部門的工作人員更改了專業(yè)技術(shù)人員的檔案后，檔案管理人員將立即得到信息更改的推送通知，管理人員可即時(shí)核時(shí)資料，然后將被核實(shí)過的資料同步更新到紙質(zhì)檔案中；如數(shù)據(jù)存在問題，管理人員可立即與人事部門的工作人員溝通，修正相關(guān)資料。醫(yī)院建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，可發(fā)揮數(shù)據(jù)共享的優(yōu)勢(shì)，降低檔案管理人員采集數(shù)據(jù)的負(fù)擔(dān)。

2.3 重視智能化技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的優(yōu)勢(shì)

過去，人們普遍應(yīng)用EXCEL表格、WORD文檔來存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，這類軟件要求人們手動(dòng)完成檔案管理，管理的效率不高。比如人們?cè)趹?yīng)用EXCEL表格時(shí)，雖然可以以更新時(shí)間為索引的依據(jù)，卻不能即時(shí)索引出檔案內(nèi)容，假如人們要按專業(yè)技術(shù)人員的工具來索引，或者按專業(yè)技術(shù)人員的所屬部門來索引等，都存在困難。醫(yī)院要開發(fā)相應(yīng)的工作模板，為智能化、批量化管理檔案做好準(zhǔn)備。醫(yī)院可開發(fā)一套檔案索引軟件，該索引軟件負(fù)責(zé)記錄檔案的關(guān)鍵詞：姓名、性別、技術(shù)特長(zhǎng)、工齡、所屬部門等信息，然后將索引文檔與與之相關(guān)的全部文檔關(guān)鏈起來，人們需要調(diào)用檔案時(shí)，可以先找到索引文檔，再根據(jù)關(guān)鏈找到相應(yīng)的文檔。

3 醫(yī)療機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)分析

未來，檔案管理的趨勢(shì)為集成化、共享化、遠(yuǎn)程化的管理。集成化，是指將來醫(yī)院會(huì)建立一套集成化的檔案管理方案，檔案管理人員可依照集成化的要求，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、批量化的開展管理。共享化，是指未來桉案會(huì)成為醫(yī)院共享的數(shù)據(jù)，人們要從檔案中提取需要的信息，開展醫(yī)院的工作，應(yīng)用共享化的方式，可以避免工作人員進(jìn)行冗余化的溝通，從而提高工作開展的效率。遠(yuǎn)程化，是指隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們可以應(yīng)用遠(yuǎn)程化的方式接受及管理信息，比如管理人員可在家中應(yīng)用手機(jī)設(shè)備了解檔案管理的情況，并向計(jì)算機(jī)下達(dá)管理的指示。當(dāng)前，醫(yī)院不僅要看到目前檔案管理的問題，還要了解檔案管理未來發(fā)展的趨勢(shì)，為信息化的檔案管理工作打下工作基礎(chǔ)。

4 總結(jié)

本次針對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，提出了優(yōu)化檔案管理的方案，這一方案不僅能解決當(dāng)前管理存在的問題，還能為未來開展信息化檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

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