辛慧

摘 要：隨著科技的迅速發(fā)展，自動化設(shè)備在各個領(lǐng)域中的使用越來越廣泛。在現(xiàn)階段的企業(yè)及其單位辦公過程中對于文件的管理過程中逐漸擺脫了傳統(tǒng)的束縛，在文件管理過程中充分運用了現(xiàn)代化管理模式，在此模式下極大的提高了檔案管理的安全性。筆者在下文主要通過對在辦公自動化環(huán)境中電子文件的歸卷管理工作進(jìn)行分析，促進(jìn)文件管理工作穩(wěn)步推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；電子文件；歸卷管理；分析

電子文件是現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展過程中文件保存的主要方式之一，在各種大型企業(yè)等辦公過程中應(yīng)用極為廣泛，其具備諸多優(yōu)勢，比如安全性、便捷性均比傳統(tǒng)的文檔保存方式具有優(yōu)勢，但是在實踐應(yīng)用過程中顯示其存在不足之處，其已經(jīng)嚴(yán)重制約著文件管理工作的質(zhì)量。筆者在下文就此展開分析，促進(jìn)企業(yè)文件管理工作穩(wěn)步高效推進(jìn)。

1 辦公自動化環(huán)境中檔案管理的優(yōu)勢

1.1 極大的提升了檔案管理工作的效率

在過去的企業(yè)文件管理過程中，其大多采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記載，同時對各項數(shù)據(jù)分別進(jìn)行記錄，在這樣的文件管理模式下，工作人員的工作量明顯增大，但是在現(xiàn)階段的自動化環(huán)境下的文件管理工作的優(yōu)勢則尤為突出，其不僅工作效率得到極大程度的提升，同時在此工作環(huán)境下，生產(chǎn)電子版的文件，其有效的避免了過去檔案管理過程中的混亂狀況出現(xiàn)，工作人員通過搜索歸類則可以實現(xiàn)永久性歸類管理工作。

1.2 對于文件管理的安全性得到提升

在傳統(tǒng)的文件管理過程中，文件的傳遞工作均是憑借快寄等方式開展，在此種傳遞模式下，文件的安全性無法得到保障，在過去的機(jī)密文件很容易造成內(nèi)容泄露，而現(xiàn)階段而定電子文件則可以彌補(bǔ)這個不足，在現(xiàn)階段的電子文件管理過程中，其可以有效的進(jìn)行文檔加密，然后通過郵箱等進(jìn)行傳遞，其有效的避免了文件內(nèi)容泄露的狀況出現(xiàn)。由此可見，在現(xiàn)階段的文件管理過程中，電子文件的安全性得到有效提升。

1.3 使得文件的保存壽命得到提升

傳統(tǒng)的文件一般都是紙質(zhì)文檔，在長期的保存過程中因為保存環(huán)境的差異，很容易出現(xiàn)受潮、腐爛等狀況，在一定程度上造成了文件的內(nèi)容缺失，在現(xiàn)階段的文件管理過程中則彌補(bǔ)了這個缺陷，其通過電子版的管理，可以在云盤等多種途徑中實現(xiàn)安全管理，同時使得文件的壽命得到有效延長。由此可見，現(xiàn)階段的文件管理模式對于文件的壽命有著重要影響。

2 辦公自動化環(huán)境下文件管理存在的問題

2.1 工作人員的職業(yè)素養(yǎng)偏低

在文件管理過程中，文件管理工作人員對于相關(guān)軟件的操作熟練程度對于文件管理的安全等都有著重要影響，如果對文檔保存使用不當(dāng)極易造成格式錯誤等狀況，同時面臨復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，很容易造成黑客攻擊的現(xiàn)象，這些對于企業(yè)的文件安全造成嚴(yán)重威脅，因此為了提升文件管理的安全性，對于文件管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)則有著較高的要求，管理員不僅要熟練掌握相關(guān)的軟件使用，同時還應(yīng)具備防止黑客入侵的意識。由此可見，在現(xiàn)階段的電子文件管理過程中，工作人員的職業(yè)素養(yǎng)普遍過低。

2.2 文件管理體制不夠規(guī)范

在現(xiàn)階段的文件管理過程中，電子文檔是文件管理過程中的主要模式，在電子檔案管理過程中需要多個部門密切配合，但是在現(xiàn)階段辦公自動化環(huán)境下，部門之間缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制，因此導(dǎo)致文件管理工作效率低下，比如在現(xiàn)階段的文件管理過程中，企業(yè)普遍運用word2010版本，但是在部分場合運用過程中由于設(shè)備配置過低，從而造成企業(yè)的電子文檔無法正常運行。由此可見，在現(xiàn)階段的企業(yè)自動辦公系統(tǒng)環(huán)境下，文件管理體制不夠規(guī)范其嚴(yán)重制約著文件管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

3 辦公自動化環(huán)境下文件管理存在問題的改進(jìn)措施

3.1 加大工作人員的培訓(xùn)力度，提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

在自動辦公系統(tǒng)環(huán)境下，電子文檔是文件的主要形式之一，但是在現(xiàn)階段的企業(yè)運營過程中由于文件管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低，對于文檔管理過程中的文件安全造成威脅。針對于此類問題，首先，企業(yè)應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，使得文件管理人員充分認(rèn)識到文件管理工作的重要性，同時注重對工作人員職業(yè)技能的提升，使得工作人員能夠熟練運用基本的辦公軟件；其次，在現(xiàn)階段的自動化辦公環(huán)境下，企業(yè)必須注重對文件管理工作人員的職業(yè)技能考核，逐步提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，使得工作人員在文件管理過程中充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

3.2 建立相應(yīng)的文件管理機(jī)制

在辦公自動化環(huán)境下，由于電子文件相關(guān)管理機(jī)制的缺失，從而造成電子文件在管理過程中無法充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。在此種狀況下，首先，辦公自動化環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)該注重相應(yīng)的文件管理機(jī)制的構(gòu)建，同時對過去管理機(jī)制中存在的問題及時糾正；其次，在現(xiàn)階段的企業(yè)應(yīng)該完善相應(yīng)的用人制度，在文件管理過程中形成各個部門間的密切配合的局勢，使得工作人員在文件管理過程中能夠充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

4 總結(jié)

本文通過對辦公自動化環(huán)境下的文件管理工作進(jìn)行分析，隨著科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)階段的電子文檔已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過程中的主要模式，但是在現(xiàn)階段的文件管理過程中依舊存在諸多問題，比如工作人員職業(yè)素養(yǎng)偏低等狀況。綜上所述，對于辦公自動化環(huán)境下文件管理工作存在的問題必須及時采取相應(yīng)的措施，使得在辦公自動化環(huán)境下的文件管理工作發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

參考文獻(xiàn)

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