章茜+束暢

摘 要：隨著電網(wǎng)企業(yè)在信息化上的發(fā)展越來(lái)越深入，檔案管理也開(kāi)始進(jìn)入到信息化層面上來(lái)。為保障檔案管理的完整、高效、安全和便捷，設(shè)備主人制就成為特高壓設(shè)備檔案信息管理中必定要選擇的一種管理模式。而數(shù)字檔案館在文件整理、保存、使用上有這非常顯著的優(yōu)勢(shì)，當(dāng)前數(shù)字檔案的數(shù)量快速增加，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入到了云存儲(chǔ)時(shí)代。設(shè)備主人制作為特高壓設(shè)備檔案信息管理中的一種高效模式，在收集海量信息的背后卻也存在著管理上的相對(duì)不便，所以本論文基于此背景，構(gòu)想建設(shè)一種可以擁有龐大檔案息處理和管理能力的電網(wǎng)智慧檔案館，解決傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題，并通過(guò)利用程序和互聯(lián)網(wǎng)解決智能輔助管理、實(shí)體化檔案智能化管理以及數(shù)字檔案便捷使用等當(dāng)前需要解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館；檔案信息化；設(shè)備主人制

隨著電網(wǎng)企業(yè)設(shè)備、設(shè)施體系的越來(lái)越復(fù)雜，檔案管理就成為一個(gè)擺在所有檔案管理員面前的大問(wèn)題。檔案管理要求做到完整、高效、安全和便捷，但當(dāng)前的檔案管理機(jī)制著實(shí)難以達(dá)成這些條件。隨著檔案管理信息化在全球范圍內(nèi)開(kāi)始流行，我國(guó)的電網(wǎng)企業(yè)也開(kāi)始了相關(guān)方的嘗試，本文設(shè)想一種符合企業(yè)要求的“設(shè)備檔案全壽命周期管理”要求的智慧檔案館，旨在通過(guò)信息化管理機(jī)制解決當(dāng)前電網(wǎng)企業(yè)在設(shè)備檔案管理上的問(wèn)題。

1 電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館的功能特點(diǎn)

智慧檔案館通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行架設(shè)，旨在對(duì)以前的使用者和檔案館信息和資料的交互模式，把以前使用者主動(dòng)查詢信息和資料的方式改變成檔案館主動(dòng)輸出信息資料的方式。這樣就能提升檔案管理的靈敏度、精確度和便利性，需求者也就能夠更有效率的獲得超特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備檔案資料，從而構(gòu)架出檔案館智慧化服務(wù)以及管理的業(yè)務(wù)管控形式。智慧檔案館以應(yīng)用服務(wù)為導(dǎo)向，以深化使用模式、優(yōu)化服務(wù)為中心理念，以資源管理、業(yè)務(wù)協(xié)作、特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備信息收錄和輸出為主要作用，以構(gòu)建高效率、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料管理平臺(tái)為著力點(diǎn)，在數(shù)字檔案館的構(gòu)建和發(fā)展中，更好的提高設(shè)備檔案管理的信息化和資料收錄和輸出能力。智慧檔案館有著擬真感、資源管理自動(dòng)化、設(shè)備狀態(tài)信息分析預(yù)警、信息輸出智能化的特性。

和傳統(tǒng)意義上的數(shù)字檔案館相比，基于特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備的智慧檔案館由三個(gè)部分組成：首先是設(shè)備檔案的日常管理更具有自動(dòng)化和智能化，涵蓋設(shè)備歸檔信息的搜集、征集和標(biāo)準(zhǔn)化整理機(jī)制等等；第二是檔案館資源的合理利用，智慧檔案館可以提供多種常規(guī)化的檢索模式，比如普通檢索、關(guān)鍵詞檢索、區(qū)域設(shè)備檢索等，以達(dá)成智能編輯檔案、研究設(shè)備工作狀況、設(shè)備工況走勢(shì)預(yù)測(cè)和設(shè)備老化分析預(yù)警等智能化的使用需求。開(kāi)發(fā)檔案利用的智能交互系統(tǒng)，提升對(duì)于檔案使用著的人機(jī)信息傳輸效率；第三是對(duì)之智慧檔案館資源的有效利用，建立起基于設(shè)備檔案的檔案信息庫(kù)，基于設(shè)備數(shù)據(jù)的設(shè)備工作狀態(tài)統(tǒng)計(jì)分析等等。為企業(yè)對(duì)超特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備檔案的效率化使用提供技術(shù)支持。

2 智慧檔案館的建設(shè)構(gòu)想

（一）當(dāng)前建設(shè)條件和相關(guān)要素的準(zhǔn)備工作

1、電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)籌備案例

國(guó)家電網(wǎng)公司的一直對(duì)檔案信息化管理方面的建設(shè)十分重視。早在2011年，建成企業(yè)實(shí)體檔案館，并一同建立了數(shù)字檔案館體系，并建立了合乎檔案館要求的使用服務(wù)。資料收集移交、智能庫(kù)房等模塊，對(duì)其公司檔案觀館的構(gòu)建有著比較大的優(yōu)勢(shì)，電網(wǎng)企業(yè)完全可以借鑒甚至利用這些已經(jīng)被確認(rèn)可行的研究成果進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新。

2、電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)準(zhǔn)備

電網(wǎng)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)最重要的就是對(duì)企業(yè)設(shè)備檔案管理機(jī)制的集中改造。將設(shè)備以前的數(shù)據(jù)上傳至電子檔案資料庫(kù)只是第一步，而以后檔案資料的收集和傳輸將在下文提到。在上傳信息時(shí)，要注意對(duì)設(shè)備的相關(guān)文書(shū)、工時(shí)、工況、狀態(tài)等核心信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理，并在上傳后將數(shù)據(jù)資源進(jìn)行集中化保存。為以后的使用，開(kāi)發(fā)和智能功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。將這些準(zhǔn)備工作做好之后就可以著手建立起智慧檔案館了。

（二）智慧檔案館的建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)智慧檔案館最終會(huì)建立起一個(gè)能以完整、高效、安全和便捷的方式完成檔案管理的系統(tǒng)。具體包括特高壓設(shè)備檔案信息的收集、整理、提取利用、監(jiān)測(cè)功能。以及對(duì)系統(tǒng)本身的管理、設(shè)備工作情況的監(jiān)視、另外也可以附加性的實(shí)現(xiàn)“設(shè)備主人制”中負(fù)責(zé)人工作情況的記錄。通過(guò)加入管理配置、離線工具等一些輔助類型的功能，來(lái)更好的優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)中的人機(jī)交互部分。利用數(shù)字化信息化手段假設(shè)信息交流網(wǎng)絡(luò)，把從基層負(fù)責(zé)設(shè)備的“主人”和“檔案員”與智慧檔案館串聯(lián)起來(lái)，，構(gòu)成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化。全自動(dòng)的特高壓重要設(shè)備數(shù)字檔案館。

（三）智慧檔案館的建設(shè)步驟

智慧型數(shù)字檔案館不僅僅只是對(duì)當(dāng)前已經(jīng)建立起的數(shù)字檔案館做出更新和功能擴(kuò)充，而是一個(gè)要把數(shù)字檔案館配備上智能收集、分析、交互能力的系統(tǒng)化工程，大致可以按照下面幾個(gè)個(gè)步驟來(lái)加以建設(shè)：

首先要進(jìn)行課題研究和探索。智慧檔案館這個(gè)概念實(shí)際上非常新，放眼國(guó)際也沒(méi)有比較完善的建設(shè)實(shí)案和可參考的依據(jù)，即便有，對(duì)于超特高壓電網(wǎng)重要設(shè)備管理中的設(shè)備主人制也沒(méi)有比較好的契合度，需要在建設(shè)進(jìn)程中不斷進(jìn)行摸索。對(duì)于此，可以讓公司的檔案管理部門組織擬定專門的課題進(jìn)行研究探討，也可以請(qǐng)來(lái)專們的公司對(duì)智慧檔案館的構(gòu)建細(xì)節(jié)（尤其是基層檔案員與智慧檔案館的設(shè)備信息交互）、最新進(jìn)展等方面進(jìn)行研討，展開(kāi)對(duì)各個(gè)下屬單位的智慧檔案館構(gòu)建思維路線的調(diào)研整理工作，聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家做出預(yù)案的制訂修改，敲定智慧檔案館的構(gòu)建工作步驟，用以確定檔案館的整體建設(shè)內(nèi)容。

二是智能館庫(kù)構(gòu)建。附屬的智能化設(shè)備的應(yīng)用是檔案館和基層管理員之間進(jìn)行信息交互的平臺(tái)，譬如物聯(lián)網(wǎng)有關(guān)設(shè)施、數(shù)字化傳世設(shè)施等，能夠很好地提升檔案的時(shí)效性以及檔案更加智能的利用，減少檔案管理員的人工進(jìn)行歸檔工作量。在未來(lái)伴隨工業(yè)機(jī)器人等自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，也可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況（主要是超特高壓電網(wǎng)中的重要設(shè)備檔案規(guī)模）在實(shí)體資料檔案庫(kù)中加裝機(jī)器人或機(jī)械手，來(lái)完進(jìn)行職能檔案整理、檔案接觸、回收檔案上架等，降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度。

第三是檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化。在基于前期研究成果的基礎(chǔ)上，組織企業(yè)內(nèi)的信息化專業(yè)人才集中對(duì)公司當(dāng)前存在的部分設(shè)備數(shù)據(jù)信息管理數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，明確需要上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容，并結(jié)合設(shè)備主人制進(jìn)行智慧檔案館系統(tǒng)的研發(fā)。在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺(tái)建立好時(shí)組織企業(yè)檔案人員對(duì)整理好的信息進(jìn)行集中歸檔上傳，并通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)達(dá)成設(shè)備檔案資料的查閱、借出、和保存上的智能化。并通過(guò)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)已經(jīng)上傳的設(shè)備檔案資料進(jìn)行深度分析，統(tǒng)計(jì)其設(shè)備工作狀態(tài)、損壞維修次數(shù)和維修原因、報(bào)損等數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供一些重要電力設(shè)備平均工作時(shí)長(zhǎng)、損壞頻率等方面的參考數(shù)據(jù)，為企業(yè)進(jìn)行設(shè)備調(diào)整和采購(gòu)等方面提供依據(jù)。

（三）基層兼職檔案員配合智慧檔案館要做的工作

最后是基層方面配合智慧檔案館進(jìn)行數(shù)據(jù)采集上的制度建設(shè)。所有設(shè)備都要明確到人，負(fù)責(zé)管理和設(shè)備檔案記錄。做到每日記錄工況、每周通過(guò)智慧檔案館終端上傳設(shè)備工作數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)報(bào)損保修。設(shè)備或設(shè)備主人出現(xiàn)更換和變動(dòng)時(shí)，基層班組要把變動(dòng)情況進(jìn)行上傳并在檔案館處留下記錄。對(duì)于一般缺陷，設(shè)備主人需要跟蹤記錄處理情況并上傳檔案館，并將最終的維修計(jì)劃和方法也一并上傳，確保設(shè)備檢修資料的完整性。對(duì)于接近或超過(guò)壽命周期的設(shè)備，應(yīng)密切關(guān)注運(yùn)行狀況，加強(qiáng)運(yùn)行監(jiān)視，及時(shí)進(jìn)行預(yù)警。

3 總結(jié)

在物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，智慧檔案館的建設(shè)已經(jīng)具備了其基本條件。數(shù)字檔案館作為過(guò)渡性檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)為企業(yè)帶來(lái)的很大的便利，電網(wǎng)企業(yè)也更加愿意嘗試將檔案管理和各種設(shè)備管理機(jī)制（比如設(shè)備主人制）相結(jié)合。相信在未來(lái)電網(wǎng)企業(yè)都會(huì)擁有更為先進(jìn)的智慧檔案館。

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