王靖怡

摘 要：近年來，在新形勢發(fā)展背景下，各個行業(yè)對檔案管理工作提出了更高要求，要求必須實現(xiàn)規(guī)范化?；诖?，本文以檔案管理規(guī)范化為重點，從研究意義及存在問題入手，深入分析檔案管理工作規(guī)范化的實施策略，對企事業(yè)單位今后的發(fā)展具有重要意義。

關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；策略

一直以來，由于零散檔案具有雜、亂、多、無序等特征，使得檔案管理工作極為復雜。檔案管理不僅負責工作劃分，還包括檔案的實體管理和信息管理，從而能夠為各行各業(yè)及社會帶來更好的服務，整合有效的檔案信息，因此，檔案信息管理系統(tǒng)結構一定要統(tǒng)一，具有規(guī)范化。再加上新形勢下對檔案管理的要求，我們更要加強對檔案管理工作的重視，積極采用先進的信息技術，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)，進而實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，為各行業(yè)今后工作的開展奠定扎實的基礎。

1 檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化的意義

（一）檔案管理規(guī)范化與檔案管理工作要求一致

在目前政治經(jīng)濟環(huán)境不斷改變的前提下，各個行業(yè)的運營環(huán)境也發(fā)生了一定的變化，如果有關工作不能適應，將會阻礙各個行業(yè)的有效發(fā)展。作為單位記錄發(fā)展資料的重要手段，檔案管理工作認真記錄著它們的發(fā)展歷程，為單位今后的發(fā)展提供了相應的借鑒和保障，所以，只有實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，各單位才能更明確自身發(fā)展方向，有利于今后的長期發(fā)展。

（二）檔案管理規(guī)范化體現(xiàn)企事業(yè)單位自身管理水平

檔案管理工作是每個單位都要充分了解并認真執(zhí)行的工作，不管各行業(yè)規(guī)模是大是小，務必要重視檔案管理工作，這樣不僅有利于實現(xiàn)本單位的規(guī)范化發(fā)展，對于其核心競爭力的提升也具有重要意義。實現(xiàn)本單位檔案管理工作的規(guī)范化，對于工作中出現(xiàn)的失誤能夠有效避免，同時促進本單位向著規(guī)范化的方向不斷發(fā)展，進而提升本單位工作的高效性。除此之外，檔案管理工作與單位其他工作之間的關系非常密切，管理工作的完善程度甚至決定著部門的未來形象，充分體現(xiàn)了單位自身管理水平。

（三）檔案管理規(guī)范化有利于企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展

在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，有效的管理方案具有非常重要的作用，其中起到關鍵性作用就是檔案管理工作。檔案管理工作的實質(zhì)不僅僅是表面的分類和管理，更重要的是實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，積累之前的經(jīng)驗和教訓，為后期的工作發(fā)展提供有效建議。一般情況下，任何一個單位都不可能一直一帆風順，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，能夠使單位在汲取先前經(jīng)驗的基礎上，以自身的實際情況為前提，實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，獲得更多的經(jīng)濟效益。

2 檔案管理工作規(guī)范性原則

對于檔案信息管理來講，對我國社會發(fā)展具有重要作用，需要不斷提升其管理規(guī)范性。在提升管理規(guī)范性方面，一定要堅持相關的檔案管理工作原則。檔案管理工作，需要對檔案資料以及數(shù)據(jù)等進行收集，及時將檔案資料歸類整理，同時按照檔案信息以及數(shù)字等的不同對檔案進行分類，及時對檔案資料進行封存，同時檢查審計，保證檔案資料統(tǒng)計期間的準確性，為檔案資料提供合理利用的途徑。這些工作對于企業(yè)以及社會至關重要，同時也是文化發(fā)展力量提升的重要動力。因此在檔案管理中，需要堅持做到以下幾方面的原則。

首先是管理的標準性原則。因為在檔案管理中，包含很多檔案管理相關標準規(guī)章制度，同時當前檔案管理已經(jīng)基本上實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理模式，這期間需要很多專業(yè)的檔案管理制度，不管是檔案管理標準還是檔案管理制度，都需要標準性原則作為約束，保證標準規(guī)范，才能更好的指導檔案管理工作的開展。尤其是對于基礎檔案管理來講，其檔案管理的過程必須遵循相關檔案管理基礎規(guī)章制度，當前檔案管理中的各種電子技術需要專業(yè)人員對其進行操作，所以不斷創(chuàng)新這方面的電子技術形式，按照檔案管理標準的要求，結合檔案管理科學合理要求，購進先進的檔案管理設備，對檔案進行科學管理。

其次是簡潔性原則。簡潔性原則主要是針對檔案管理信息的歸類、整理等項目，檔案管理中包含各種類型的檔案形式，其中的信息更是紛繁復雜，加上檔案管理中還包含非常多的檔案數(shù)據(jù)，所以需要根據(jù)檔案管理內(nèi)容的不同對其進行科學歸類，這就需要遵循檔案管理簡潔性原則，簡化檔案管理中比較復雜的內(nèi)容，比如說將檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計歸類，檔案歸檔期間及時編號等，都是遵守簡潔性原則開展檔案管理工作。

再者是統(tǒng)一性原則。檔案管理必須遵循統(tǒng)一性原則，針對檔案管理目標一定要設立統(tǒng)一的管理目標，并且不同類別的檔案管理需要科學對其進行歸類，嚴格遵循歸類要求，遵守相統(tǒng)一的管理規(guī)范。同時檔案相同類型的內(nèi)容需要選擇相同的管理手段。對于檔案管理中存在的問題，及時進行改進完善，總之，檔案管理統(tǒng)一性原則要求，檔案管理模式以及管理手段需要保證統(tǒng)一性。

最后是通用性原則以及最優(yōu)化原則。通用性原則主要針對檔案管理中存在很多的重復管理內(nèi)容，對于這些重復管理內(nèi)容來講，需要對其應用通用性的管理方式科學管理。比如說檔案管理中的檔案編號或者文書立卷等，都需要通用的程序?qū)ζ溥M行管理，這樣才能更好的促進檔案管理質(zhì)量的提升。所謂最優(yōu)化，主要是針對檔案管理方法以及管理模式的不斷探索，積極采用現(xiàn)代化檔案管理手段，實現(xiàn)各方面管理的最優(yōu)化。建立最強大的檔案管理團隊，不斷提升檔案管理人員的管理意識，保證檔案管理人員能夠堅持做到負責任、高服務。

3 檔案管理工作規(guī)范化的現(xiàn)狀

（一）忽視檔案管理規(guī)范化

近些年，我國各個行業(yè)一直處于快速發(fā)展和改革階段，各單位領導比較注重工作人員的專業(yè)技術和水平，對于檔案管理工作中的設備與現(xiàn)代化標準是否符合也較為重視，卻忽視檔案管理工作規(guī)范化的實現(xiàn)。面對這種情況，會缺少相應的管理意識，導致檔案管理工作規(guī)范化遲緩，甚至會對本單位理工作造成嚴重影響，不利于本單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案管理工作制度亟待完善

檔案管理工作制度不夠完善也是一個比較突出的問題，需要重點解決。一般情況下，很少有單位會單獨為實現(xiàn)有效的檔案資料管理而制定相應的管理制度，所以也就不能更好的監(jiān)督、控制管理工作。同時，一部分單位的管理人員沒有安排專門人員進行檔案資料的管理，這必然會對檔案資料管理的水平造成嚴重影響，甚至會出現(xiàn)信息外露的現(xiàn)象。endprint

（三）無法發(fā)揮信息化技術效用

自從邁入21世紀以來，我們便進入了網(wǎng)絡信息化社會，在各個行業(yè)領域中計算機技術、信息技術都得到了非常廣泛的應用，而且取得了較為明顯的效果。但是，對于檔案管理工作而言，在時代發(fā)展的需求下，雖然應用了計算機技術和信息技術，而應用效應卻不是十分顯著，沒有在單位發(fā)展情況和檔案管理工作需求的基礎上實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的建立，這不僅對檔案管理水平造成了影響，也忽視了管理工作的安全性和高效性，嚴重違背了單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展需求。

（四）工作人員素質(zhì)有待提升

工作人員是檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展的核心所在，如果工作人員素質(zhì)較低，那么必將會影響檔案管理工作的效率。在以往的工作過程中，大部分人都認為檔案管理工作非常簡單，只需要對各種檔案信息資料進行收集、匯總，不必安排專門人員予以管理。該種思想直接影響著檔案管理工作的效果，而且也會間接表明工作人員的素質(zhì)需要提升。對于各行業(yè)中大部分管理人員來說，在應聘時十分簡單，沒有經(jīng)過嚴格的選拔，在這種情況下，后期工作過程中難免會產(chǎn)生一些不良后果，無法實現(xiàn)檔案管理工作的順利進行。在面臨這種人員問題時，檔案管理負責人員一定要高度重視，從而采取相應的措施提升工作人員綜合素質(zhì)。

4 新形勢下檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化的策略

（一）重視檔案管理規(guī)范化

態(tài)度是開展一切工作的關鍵點，如果想要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，企事業(yè)領導人員及工作人員一定要對檔案工作加強重視，讓各行各業(yè)領導都認識到提高檔案管理水平、實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的重要性，只有這樣，才能在企事業(yè)發(fā)展過程中規(guī)范檔案管理工作。尤其是針對檔案資源開發(fā)和利用，應該在規(guī)定章程下進行，確保檔案信息的安全性和合理性。另外，檔案管理工作中的具體流程可以分配到個人，加強工作人員的責任意識和工作嚴謹性。在新形勢背景下，經(jīng)濟全球化以及國內(nèi)市場對外開放的力度不斷加大，各個行業(yè)之間的競爭變得越來越激烈，作為一個部門的領導人員，一定要認識到檔案管理在提高本單位市場競爭力和提升資源利用率中的重要作用，特別是人力資源使用效率所造成的影響，只有不斷提高檔案管理工作水平，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）建立健全檔案管理體系

建立完善的檔案管理制度及體系，對于優(yōu)化檔案管理工作十分必要，只有建立健全的檔案管理體系及與之配套的規(guī)章制度，才能引導檔案管理工作一個向正確的方向進步。為了不斷完善檔案管理體系，檔案管理部門應當在國家相關規(guī)定的基礎上構建完善適合本單位的檔案管理制度，同時確保將其應用在在檔案整理和保存過程中，而且盡量做到在檔案管理的每個環(huán)節(jié)都應該有明確的制度，明確的工作人員的職能，在具體工作開展過程中實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。檔案管理體系的構建效用在新形勢下體現(xiàn)的較為明顯，為了防止檔案管理工作在落實時出現(xiàn)一些問題，可以充分完善管理體系，達到提高工作效率的目的。除此之外，基于經(jīng)濟、社會以及技術正在快速發(fā)展，檔案管理體系也應該及時更新，并以當前的實際情況為前提進行適當?shù)男薷暮屯晟疲瑥亩嵘龣n案管理工作的效率，充分滿足檔案管理工作的實際需求。

（三）應用信息技術實現(xiàn)規(guī)范化管理

在新形勢背景下，要想實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，首要的就是充分發(fā)揮先進信息技術在檔案管理工作中的作用，從而實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。在這種情況下，各行各業(yè)應該建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，并在構建過程中結合各企事業(yè)的發(fā)展特點及運營需求，在充分借鑒國外經(jīng)驗的基礎上，進行不斷研究和探索，從而完成一個以檔案管理需求為主的信息管理系統(tǒng)。構建過程中一定不能投機取巧，如果只注重外表而忽視實際內(nèi)容，不但會違背管理工作的實際要求，還會對檔案管理工作的規(guī)范化實施造成嚴重影響。

目前，檔案管理工作規(guī)范化的實現(xiàn)應該從以下幾點入手：① 檔案資料收集規(guī)范化，所有的檔案資料應該采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋進行包裝，而且在調(diào)用檔案時，需要出示相應的證件。② 檔案資料匯總規(guī)范化，安排專業(yè)人員通過編碼的方式進行檔案資料的匯總和整理，使檔案變得更加有序，在查找檔案時能夠非常順利，有效降低了工作人員的工作強度。③ 檔案資料儲存規(guī)范化，對于紙質(zhì)檔案資料應該注重除灰、通風等處理工作的進行，適當降低室內(nèi)的空氣濕度，定期給予一定的光照，這樣才能實現(xiàn)檔案資料的長久保存。④ 加強對檔案管理人員的培訓，使管理人員充分掌握現(xiàn)代化管理模式，領悟現(xiàn)代化檔案管理的方法、理念等，促進檔案管理工作能夠更加順利的開展。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

對于檔案管理工作而言，實現(xiàn)規(guī)范化，需要有高素質(zhì)工作人員作基礎，也就是說，工作人員素質(zhì)決定著檔案管理水平。檔案管理工作人員應該確保自身素質(zhì)與實際工作需求相適應，只有符合這一點才能真正提升檔案管理工作的水平。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和實際能力可以采取以下措施進行提升：首先對于檔案管理工作人員的招聘進行嚴格控制，保證通過應聘的人員都具有相應的基本能力，不但要懂得檔案管理工作的基本知識，還應該在最大程度上滿足檔案管理工作對其他方面的需求，如檔案管理手段就是一項必須掌握的能力；其次開展一些類似于宣講的教育活動，讓檔案管理人員真正認識到新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的重要性，產(chǎn)生較強的危機意識，不斷加強對新技術的學習；最后要定期對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，由于檔案管理工作時刻發(fā)生著變化，要想實現(xiàn)檔案管理工作的順利進行，一定要充分掌握各種管理手段，所以說，定期的業(yè)務培訓是提高工作人員業(yè)務能力和管理水平最關鍵的舉措，只有這樣才能實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

（五）科學規(guī)范檔案管理工作

檔案的科學合理應用在掌握經(jīng)濟活動規(guī)律確立企事業(yè)發(fā)展方向等方面具有十分重要的意義，而檔案管理工作規(guī)范化的實現(xiàn)是為了向社會及國家的經(jīng)濟建設提供更好的服務。檔案的應用是體現(xiàn)檔案價值的關鍵手段，做好檔案開發(fā)和利用工作是體現(xiàn)檔案管理人員自身價值的手段，目前，檔案的開發(fā)利用已經(jīng)成為促進社會發(fā)展的核心資源，所以檔案信息資源的共享也就顯得十分重要。作為一名檔案管理人員，不僅要高度重視檔案資料搜集等各個環(huán)節(jié)的工作，還要認真做好檔案的檢索、編目、編碼等工作，在企事業(yè)自身特點和實際需求的基礎上，采用適當?shù)臋z索工具，構建完善的檢索體系。與此同時，還要加強對檔案的保管，在應用檔案的過程中，針對一些比較特殊的檔案應該專門保管，只提供復制件進行應用，原始材料一概不外借，在確保資料安全、隱秘的情況下交由管理人員特殊保管，實現(xiàn)檔案資料的完整性和安全性。檔案庫房的設施建設也要提上日程，只有這樣才能防止外界條件給檔案帶來不必要的損壞。在社會不斷發(fā)展的過程中，應該大力尋找檔案管理新方法，提升檔案應用水平，在創(chuàng)造效益的同時，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

5 結束語

綜上所述，在新形勢背景下，社會經(jīng)濟快速發(fā)展，對各個行業(yè)中的工作都做出了更高標準的要求。檔案管理工作要實現(xiàn)規(guī)范化管理并達到高標準要求，就必須要高度重視檔案管理工作，注重先進信息技術的應用，提高或聘用高素質(zhì)工作人員，構建完善的檔案管理體系，掌控檔案管理工作的質(zhì)量。

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