王海艷
摘 要:信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用給企業(yè)檔案工作帶來新的契機,也帶來了新的研究課題。本文從簡介檔案數(shù)字化建設(shè)的意義開始,分析當前檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題,并就檔案數(shù)字化建設(shè)的程序提出一點建議。
關(guān)鍵詞:檔案;數(shù)字化;管理
處于科學技術(shù)高度發(fā)展的時代,信息技術(shù)、計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)共同發(fā)展,在我們的生活中,數(shù)字化已成為不可分割部分。所謂的數(shù)字化,指的是把模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號,這個過程需要利用計算機系統(tǒng)來完成。在2008年召開了檔案整理和數(shù)字化現(xiàn)場會,會議是由中央和國家機關(guān)組織的,當時的檔案局局長做出重要指示,提出要把檔案數(shù)字化工作列為重點,使檔案管理水平得以提升,服務(wù)質(zhì)量達到更高標準。多企業(yè)檔案管理角度來看,數(shù)字化是難得的機遇和挑戰(zhàn),甚至對企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展具有決定作用,可以使企業(yè)檔案管理向現(xiàn)代化的方向發(fā)展,滿足不斷變化的要求。本文的研究重點是檔案數(shù)字化,研究具有針對性,企業(yè)館藏的原始檔案資料具有多種不同的載體,要把計算機技術(shù)、掃描技術(shù)利用起來,并采用OCR技術(shù)手段使之轉(zhuǎn)變,以數(shù)字化檔案信息的模式存在,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和智能化的同時還要完成可視化,在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用下,把數(shù)字化模式運用到檔案的管理和應(yīng)用上。
1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義
(一)檔案數(shù)字化有利于保護檔案原件,節(jié)省保管空間
企業(yè)檔案是非常重的要資料,不但要長期保存,更主要的要滿足隨時查閱的要求。但在實際工作中,原件損失和遺失的問題依然存在,保管和利用的矛盾難以調(diào)和。但是如果實現(xiàn)數(shù)字化管理,企業(yè)檔案可以在網(wǎng)上進行查閱和打印功能,當然需要具有相應(yīng)權(quán)限的人員才可以操作。作為檔案的管理者和使用者不需要對反復(fù)的翻查原件,可以減少庫存檔案老化的速度。不但可以使反復(fù)借用和保管的矛盾得以緩解,更主要的是檔案原件的安全性得到保障。另外,經(jīng)過數(shù)字化處理后,企業(yè)檔案不需要占據(jù)大量的儲存空間,避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要較大面積的庫存儲存的問題,使企業(yè)檔案保管的空間降到最低。
(二)檔案數(shù)字化有利于改善利用方式,提高利用效率
由于把數(shù)字化管理應(yīng)用到檔案管理之中,改善了檔案的利用方式,使檔案利用空間增加,使檔案管理和利用手段向現(xiàn)代化的方向發(fā)展,不但使檔案的利用效率顯著提高,更重要的是使檔案信息利用成本顯著下降。企業(yè)檔案能夠更好的發(fā)揮其作用。如果檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化,只要網(wǎng)絡(luò)暢通,使用者可以隨時隨地的調(diào)用所需檔案,不再受時間和空間的限制,也不必受到檔案數(shù)量的影響。由此企業(yè)在檔案管理上實現(xiàn)數(shù)字化,可以完成多人同時查閱,使檔案共享程度顯著提高。值得一提的是檔案還可在網(wǎng)絡(luò)的作用下,把異地傳輸變化現(xiàn)實,使工作效率顯著提高。
2 檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀
(一)缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)標準化規(guī)范體系
由于在檔案管理中應(yīng)用了數(shù)字化技術(shù),使檔案從保管到查詢都擺脫了傳統(tǒng)管理的約束,使用方法也隨之改變。計算機系統(tǒng)成為檔案管理的不可缺少的工具,而傳統(tǒng)的檔案管理標準規(guī)范失去意義,需要建立新的管理規(guī)范體系。但是目前在數(shù)字化檔案管理方面還處于起步階段,沒有形成完善的規(guī)范體系,行業(yè)標準尚未形成,企業(yè)管理者仍然在摸索規(guī)律,由于在檔案數(shù)字化管理中責任和義務(wù)并不明確,工作程序不夠具體,對數(shù)字化檔案資源管理方法缺乏掌控力,所以在數(shù)字化檔案資源的管理中,一直沒有實現(xiàn)標準化操作。
(二)缺少整體數(shù)字化建設(shè)流程的規(guī)劃與設(shè)計
在企業(yè)檔案管理中,遵循《文獻檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》中的規(guī)定,對數(shù)字化工作過程做出說明,確定數(shù)字化工作的過程所涵蓋的內(nèi)容了知識產(chǎn)權(quán)審計和市場調(diào)研外,還包括數(shù)字化工作計劃的編制,并對主體流程進行設(shè)計,同時還要處理好技術(shù)準備和制作編輯工作,并負責成品審校和驗收,同時還要承擔起標準化審查、整理項目作文檔等責任,對于項目成果進行歸檔處理,并進行驗收等操作。在實際工作中,關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)并沒有做了準確定位,認識不夠明確甚至有偏差存在。在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)整體時,一直沒有形成完善的流程和科學的規(guī)劃,如果對于數(shù)字化過度追求,沒有把檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)列為重點,在數(shù)字化檔案管理上必然會受到影響,檔案資料難以得到全面的利用。
3 檔案數(shù)字化建設(shè)程序
(一)統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計
實施檔案數(shù)字化是復(fù)雜的過程,要做好準備工作,要制定出檔案數(shù)字化的整體方案,并確定流程和步驟。首先要考慮到企業(yè)的實際情況,確定企業(yè)核心需求是什么。其次,明確檔案數(shù)字化建設(shè)項目管理等事宜,招投標和人員管理等都要明確。第三,在對企業(yè)文件進行管理之前,要對原有文件進行清理,并做好備份等工作。最后,安全管理程序是重點,要保障文件使用的安全性,做好保密、權(quán)限、使用等工作,加大管理和控制的力度。
(二)基礎(chǔ)準備
企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展的趨勢,但在實施之前,基礎(chǔ)準備工作必不可少。其中數(shù)字化軟硬件平臺的搭建是重點,檔案數(shù)字化系統(tǒng)的選擇是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一方面,企業(yè)要考慮到自身的條件,在檔案管理方面的不足,并與發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合,以此為基礎(chǔ)來選擇服務(wù)器、計算機等工具,除此之外還要選擇掃描設(shè)備和備份設(shè)備,保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境處于暢通狀態(tài)。另一方面,在數(shù)字化建設(shè)中,軟件是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)用在檔案數(shù)字化管理的軟件必須有如下功能:能夠與企業(yè)OA系統(tǒng)無縫連接,使文檔管理實現(xiàn)一體化;圖像處理工具完善,數(shù)字化加工流程成熟,構(gòu)建查詢平臺并保障服務(wù)的高效性;安全控制功能必不可少。
(三)目錄建庫
為了方便查閱面要有檢索工具,檔案目錄可以實現(xiàn)快速查詢。計算機通過一次或多次輸出操作,輸入時遵循著錄規(guī)則進行,即可以實現(xiàn)多途徑檢索,保證查準率和查全率。由此可知在實施檔案數(shù)字化建設(shè)時,建立企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫是重要環(huán)節(jié)。在著錄時要遵循《檔案著錄規(guī)則》,需要強調(diào)的是建庫時所采用的數(shù)據(jù)格式是通用的,在XML文檔的作用下,能夠直接或間接的完成數(shù)據(jù)交換。
(四)數(shù)字化加工處理
在檔案數(shù)字化建設(shè)中,承擔核心的是檔案數(shù)字化加工,具體來說指的是企業(yè)檔案整理、檔案掃描、圖像處理和存儲,以及數(shù)據(jù)質(zhì)檢等各種環(huán)節(jié)。在進行企業(yè)檔案整理時,要確定檔案的一致性和完整性不受破壞,與實體檔案完全相同,嚴禁出現(xiàn)缺卷或少頁的情況。企業(yè)檔案整理所包括的內(nèi)容較多,必須好目錄數(shù)據(jù)的準備、拆除裝訂、頁面整理等工作,同時還要對掃描件和非掃描件進行區(qū)分,對所整理好的內(nèi)容進行抽檢。在檔案掃描時對掃描環(huán)境有較高要求,同時還要確定掃描參數(shù),這些都要根據(jù)企業(yè)需求進行。
檔案數(shù)字化流程結(jié)束后需要進行數(shù)據(jù)的匯總、掛接、關(guān)聯(lián)和備份。需要進行檔案數(shù)字化成果的數(shù)據(jù)備份,以確保數(shù)字化成果的安全、完整和長期利用。
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