張占多

（白城市通榆縣扶貧開發(fā)辦公室137200）

加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理工作促進(jìn)農(nóng)業(yè)持續(xù)健康發(fā)展

張占多

（白城市通榆縣扶貧開發(fā)辦公室137200）

改革的深化和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，農(nóng)業(yè)開發(fā)檔案管理工作無(wú)論是管理體制，還是人員素質(zhì)、管理水平都應(yīng)伴隨時(shí)代的脈搏，與農(nóng)業(yè)開發(fā)發(fā)展形勢(shì)的需要相適應(yīng)。農(nóng)業(yè)開發(fā)工作涉及面廣、管理環(huán)節(jié)多、工作要求高，其檔案管理工作如何在農(nóng)業(yè)開發(fā)建設(shè)中提供更好的服務(wù)，可以從三方面進(jìn)行研究與探索。

1 檔案管理工作的必要性

檔案工作是單位工作的一個(gè)重要組成部分，為單位領(lǐng)導(dǎo)組織和決策提供基本保障，應(yīng)受到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在現(xiàn)實(shí)工作中存在一些弊端，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)由于事務(wù)性工作較多，頭緒比較繁雜，相對(duì)于不十分緊迫的檔案工作，很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，排進(jìn)工作日程當(dāng)中。

檔案人員應(yīng)及時(shí)、經(jīng)常地向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作中遇到的問(wèn)題和需要解決的困難，便于領(lǐng)導(dǎo)適時(shí)解決檔案工作的有關(guān)問(wèn)題。

檔案工作人員積極結(jié)合農(nóng)業(yè)中心工作需要，提出相應(yīng)檔案信息服務(wù)建議，提供信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀。以優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作和自己工作能力的認(rèn)同。

檔案工作人員經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)交流思想，接受領(lǐng)導(dǎo)提出的意見和要求，把本職工作做得更好，讓領(lǐng)導(dǎo)放心和滿意。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。

2 檔案管理主要做法

2.1 項(xiàng)目建設(shè)檔案

項(xiàng)目建設(shè)檔案是指項(xiàng)目從申請(qǐng)到移交所形成的文字、圖片等一系列的材料，是一個(gè)項(xiàng)目從開始施工到最后竣工的整體概況。尤其是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)建設(shè)中許多內(nèi)容都應(yīng)建檔歸檔管理。

2.1.1 項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)檔案

農(nóng)業(yè)開發(fā)項(xiàng)目分為土地治理項(xiàng)目、多種經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目。土地治理項(xiàng)目又包括中低產(chǎn)田改造、生態(tài)綜合治理等建設(shè)內(nèi)容，這就要求檔案工作人員整理檔案時(shí)要將其細(xì)化，按建設(shè)內(nèi)容分項(xiàng)目區(qū)建立檔案。任何項(xiàng)目建設(shè)立項(xiàng)前都離不開最初的調(diào)查研究，由這些基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)和文字形成的農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、申請(qǐng)、項(xiàng)目計(jì)劃表等是檔案立卷的基礎(chǔ)材料。項(xiàng)目被批復(fù)后，該批復(fù)文件及項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表也要納入歸檔范疇。

2.1.2 項(xiàng)目招投標(biāo)及監(jiān)理檔案

農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)的大型工程都要求實(shí)行招投標(biāo)制度，那么合同管理就處在工程建設(shè)的核心地位，項(xiàng)目合同是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)與設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工各方聯(lián)系的唯一紐帶和橋梁，整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中的一切行為都是圍繞合同進(jìn)行的。在合同管理過(guò)程中形成的大量資料，如人員管理、質(zhì)量管理、資金管理、建設(shè)監(jiān)理等基礎(chǔ)資料，應(yīng)是檔案歸檔的重要范圍。

工程監(jiān)理檔案是項(xiàng)目建設(shè)檔案的重要組成部分。根據(jù)實(shí)際情況，中低產(chǎn)田改造和生態(tài)綜合治理項(xiàng)目財(cái)政投資的單項(xiàng)工程和中型灌區(qū)節(jié)水配套改造項(xiàng)目的監(jiān)理，或委托具有監(jiān)理資格的專業(yè)人員進(jìn)行監(jiān)理。工程監(jiān)理在工程建設(shè)中承擔(dān)著控制工程建設(shè)投資、監(jiān)督工程建設(shè)進(jìn)度、檢測(cè)工程質(zhì)量和協(xié)調(diào)有關(guān)單位間的工作關(guān)系的重大責(zé)任。在監(jiān)理過(guò)程中，工程的施工情況、質(zhì)量檢測(cè)情況、進(jìn)度控制情況、資金的運(yùn)作情況，整個(gè)項(xiàng)目合同的實(shí)施情況、監(jiān)理情況形成了大量的資料，都應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)檔案管理范圍。因此，收集全、保管好項(xiàng)目建設(shè)工程招投標(biāo)及監(jiān)理檔案顯得尤為重要。

2.1.3 項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案

項(xiàng)目建設(shè)工程竣工后，應(yīng)及時(shí)整理合同文件和有關(guān)工程技術(shù)檔案材料，參與工程竣工預(yù)驗(yàn)收和相關(guān)驗(yàn)收文件，提交工程監(jiān)理報(bào)告等，把好最后的收口關(guān)。

2.1.4 項(xiàng)目建設(shè)圖片檔案管理

每組項(xiàng)目建設(shè)圖片包括開發(fā)前、開發(fā)中、開發(fā)后三個(gè)部分。檔案人員應(yīng)隨時(shí)收集、整理并按時(shí)間先后順序排列圖片，保留好這樣一組圖片，就會(huì)一目了然地看到一個(gè)項(xiàng)目區(qū)開發(fā)的全部歷程。

2.2 會(huì)計(jì)檔案

在農(nóng)業(yè)工作中，尤其是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。會(huì)計(jì)檔案是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄，一定要管好、用好。

2.2.1 健全和完善法規(guī)制度

健全和完善的法規(guī)制度是確保會(huì)計(jì)檔案真實(shí)和完整的根本措施。只有法規(guī)制度健全，工作才會(huì)有所遵循，弄虛作假的人才能有所顧忌。會(huì)計(jì)人員依法填制的會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)帳簿、編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表及會(huì)計(jì)文件材料都要納入歸檔范圍。

2.2.2 規(guī)范檔案人員行為

單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性和完整性方面承擔(dān)的責(zé)任是全方位、多方面的。會(huì)計(jì)檔案資料是在工作實(shí)踐中產(chǎn)生，經(jīng)財(cái)會(huì)人員記錄和保存下來(lái)的，檔案人員要明確崗位責(zé)任，必須嚴(yán)格按《會(huì)計(jì)檔案管理方法》規(guī)定保管、查閱、復(fù)制、借出、銷毀等。這些規(guī)定都為會(huì)計(jì)檔案資料的真實(shí)、完整和科學(xué)保管提供了依據(jù)。在實(shí)際工作中，應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行，嚴(yán)禁出現(xiàn)由于個(gè)人行為造成的不可估量損失現(xiàn)象的發(fā)生，必須規(guī)范檔案人員的行為。

2.2.3 科學(xué)管理檔案

財(cái)會(huì)人員和檔案工作人員，應(yīng)按歸檔范圍，做好會(huì)計(jì)檔案的收集工作，除了已在會(huì)計(jì)部門收存的檔案文件資料外，還要根據(jù)當(dāng)年財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，把散存在領(lǐng)導(dǎo)或個(gè)人手中的重要?dú)w檔文件材料不遺漏地收集齊全。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣和普及，我市農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)已采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件也要按有關(guān)規(guī)定歸檔，但在歸檔時(shí)，目前還應(yīng)保存打印出來(lái)的相應(yīng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

整理歸檔時(shí)必須按照相同的原則處理，這樣才能保持文件歸檔的一致性和連續(xù)性，便于今后工作查找和利用。區(qū)分保管期限是整理工作的重要內(nèi)容，在整理過(guò)程中，要按照保管期限表，正確區(qū)分保管期限，將相同保管期限的檔案文件立在同一個(gè)卷內(nèi)。立卷應(yīng)根據(jù)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、財(cái)務(wù)工作的特點(diǎn)，按不同類別立卷，裝訂成冊(cè)，并編制出保管清冊(cè)。

保管好會(huì)計(jì)檔案是維護(hù)會(huì)計(jì)檔案安全完整的經(jīng)常性和基礎(chǔ)性的工作。鑒定和銷毀時(shí)應(yīng)該特別認(rèn)真仔細(xì)，要按保管期限表，正確區(qū)分檔案的保管期限，對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，需要銷毀時(shí)應(yīng)編造銷毀清冊(cè)，報(bào)主管部門批準(zhǔn)，嚴(yán)格按銷毀工作程序進(jìn)行，銷毀時(shí)要由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

3 發(fā)展建議

一是實(shí)行辦公自動(dòng)化，建立機(jī)讀目錄，利用者便可自行檢索，查到所需文件目錄后，再由檔案工作人員調(diào)卷，這樣即省時(shí)又省力。

二是制訂電子文件檔案管理方法，解決紙質(zhì)檔案與部分電子文件檔案重復(fù)編號(hào)的問(wèn)題。

三是應(yīng)用高科技嘗試運(yùn)用計(jì)算機(jī)圖像掃描和數(shù)字圖像處理技術(shù)，將圖片檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這樣不僅利于圖片檔案的保管，同時(shí)提高了利用率。

4 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理的措施

4.1 提高黨群干部以及普通百姓對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，提高檔案化的意識(shí)

開展相關(guān)的教育活動(dòng)，對(duì)農(nóng)業(yè)檔案管理的意義、重要性進(jìn)行宣傳，使廣大農(nóng)民群眾對(duì)農(nóng)業(yè)檔案有所了解和認(rèn)識(shí)。同時(shí)開展《檔案法》的學(xué)習(xí)教育，提高群眾、干部對(duì)檔案的法制意識(shí)，并征求相關(guān)人員的全力支持，落實(shí)檔案的保管、安全、人員等問(wèn)題，積極為新農(nóng)村的建設(shè)服務(wù)。

4.2 規(guī)范農(nóng)業(yè)檔案管理

由于農(nóng)業(yè)所涉及的范圍廣，因而農(nóng)業(yè)檔案在一定程度上表現(xiàn)出去分散性，因而，需要對(duì)這些零散分布的信息進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的整理，以便在后續(xù)的工作中更好地發(fā)揮檔案的指導(dǎo)作用。同時(shí)，由于現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，人們對(duì)辦事效率的要求越來(lái)越高，伴隨著農(nóng)業(yè)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)檔案上的信息量不斷增多，因而需要對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，利用信息技術(shù)對(duì)相關(guān)檔案資源進(jìn)行處理，保證資源能夠得到及時(shí)傳遞和方便地查閱，以提高資源的利用率。

4.3 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，隨著信息量的逐年增加，農(nóng)業(yè)檔案逐漸復(fù)雜化，為使得檔案工作有序進(jìn)行，有效為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)，要求農(nóng)業(yè)檔案的管理人員首先要具備較強(qiáng)的責(zé)任感，忠于職守，盡職盡責(zé)為廣大老百姓謀福利；其次還要具備相當(dāng)?shù)霓r(nóng)業(yè)知識(shí)及管理工作經(jīng)驗(yàn)，并在工作之余加強(qiáng)學(xué)習(xí)，拓展自己對(duì)農(nóng)業(yè)知識(shí)的了解，積累扎實(shí)的知識(shí)和常識(shí)，能在出現(xiàn)緊急狀況時(shí)利用所學(xué)知識(shí)做出適當(dāng)?shù)奶幚?，避免惡性狀況出現(xiàn)。

5 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理與農(nóng)業(yè)發(fā)展的關(guān)系

農(nóng)業(yè)檔案源于實(shí)實(shí)在在的一線生產(chǎn)，是經(jīng)長(zhǎng)期實(shí)踐的農(nóng)學(xué)科研活動(dòng)中得出的經(jīng)驗(yàn)結(jié)晶，是整個(gè)農(nóng)業(yè)階段性生產(chǎn)的歷史記載，能對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行有效地指揮及管理，農(nóng)業(yè)檔案中記載的相關(guān)資料反映農(nóng)業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)及規(guī)律，對(duì)保持農(nóng)業(yè)科研的持續(xù)性、指導(dǎo)農(nóng)業(yè)活動(dòng)的正常發(fā)展具有重大的推進(jìn)作用。近年來(lái)，國(guó)家的工作重心逐漸向農(nóng)村轉(zhuǎn)移，新農(nóng)村的建設(shè)問(wèn)題在國(guó)家的規(guī)劃大局中占有相當(dāng)重要的比重，農(nóng)業(yè)檔案是農(nóng)村建設(shè)的主要指導(dǎo)參考，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)方案管理，合理利用檔案資源，為農(nóng)業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展服務(wù)，為新農(nóng)村建設(shè)作貢獻(xiàn)。

農(nóng)業(yè)的發(fā)展對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的影響重大。加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)業(yè)發(fā)展、農(nóng)村進(jìn)步、農(nóng)民增收，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立并完善農(nóng)業(yè)檔案管理體系，并采用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，充分利用現(xiàn)代化的高科技技術(shù)產(chǎn)品帶來(lái)的益處，為農(nóng)民提供全面、準(zhǔn)確的農(nóng)業(yè)知識(shí)、資源狀況等，并提供最新、與農(nóng)業(yè)密切相關(guān)的市場(chǎng)信息、生產(chǎn)信息以及相關(guān)技術(shù)信息等，引導(dǎo)農(nóng)民合理規(guī)劃及利用現(xiàn)有資源，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以高新技術(shù)為手段，以生產(chǎn)最大化為基本目標(biāo)，對(duì)有限資源進(jìn)行合理整合，以實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)、農(nóng)村整體風(fēng)貌的不斷進(jìn)步、農(nóng)民的生活水平節(jié)節(jié)看漲的最終目標(biāo)，促進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)的大力發(fā)展。

農(nóng)業(yè)檔案的有效管理能為農(nóng)業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供重要的保障，并能有效引導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)，其一方面能為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)方向，夯實(shí)新農(nóng)村建設(shè)，同時(shí)還能維護(hù)農(nóng)村穩(wěn)定，構(gòu)建和諧新農(nóng)村，并促進(jìn)農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案的管理力度，從設(shè)備、員工以及整體重視態(tài)度等方面加強(qiáng)自身的建設(shè)，從農(nóng)民需求、當(dāng)?shù)丨h(huán)境及條件、市場(chǎng)需求等方面加強(qiáng)外部因素的導(dǎo)向作用，積極構(gòu)建農(nóng)民最需要、資源最節(jié)約、優(yōu)勢(shì)最明顯、市場(chǎng)需求最大的信息資源，在新農(nóng)村建設(shè)中最大限度地激發(fā)農(nóng)民的積極性，有效開發(fā)利用農(nóng)業(yè)資源，最大化利用比較優(yōu)勢(shì)，為新農(nóng)村建設(shè)取得偉大成就做貢獻(xiàn)。