王曉春

摘 要：在現(xiàn)代辦公管理中，信息化技術(shù)的普及已經(jīng)越來越廣泛了，借助于信息化管理手段可以大大提高工作效率，也能夠確保更好的工作質(zhì)量。而檔案作為伴隨一個(gè)人一生的資料記錄，是證明一個(gè)人存在這個(gè)世界上最重要的材料之一。隨著不斷的發(fā)展越來越多的高等院校開始注重對于高校檔案的信息化管理，所以如何提升高校檔案的管理的信息化水平，建立健全一個(gè)更具有創(chuàng)新意義的高校檔案管理信息化制度，這對于高校院校提高整體管理的信息化水平具有重要意義，而實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)據(jù)化、智能化，網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為高校檔案信息化改革的重點(diǎn)，這對于高校的發(fā)展與教學(xué)改革也都具有深遠(yuǎn)的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化

中圖分類號：G647.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-5312（2017）26-0244-02

一、前言

在現(xiàn)代辦公管理中，信息化技術(shù)的普及已經(jīng)越來越廣泛了，借助于信息化管理手段可以大大提高工作效率，也能夠確保更好的工作質(zhì)量。而檔案作為伴隨一個(gè)人一生的資料記錄，是證明一個(gè)人存在這個(gè)世界上最重要的材料之一。

隨著不斷的發(fā)展越來越多的高等院校開始注重對于高校檔案的信息化管理，所以如何提升高校檔案的管理的信息化水平，建立健全一個(gè)更具有創(chuàng)新意義的高校檔案管理信息化制度，這對于高校院校提高整體管理的信息化水平具有重要意義，而實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)據(jù)化、智能化，網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為高校檔案信息化改革的重點(diǎn)，這對于高校的發(fā)展與教學(xué)改革也都具有深遠(yuǎn)的意義。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

作為一個(gè)對學(xué)生素質(zhì)全面培養(yǎng)的重要基地，在高校的各個(gè)環(huán)節(jié)在必須盡可能的完善，而對于每年都有大量學(xué)生入學(xué)或者畢業(yè)，檔案管理工作就顯得尤為重要。以往的檔案管理工作更多是人工操作，工作不僅繁瑣，而且由于工作強(qiáng)度較大的原因，更容易導(dǎo)致檔案出錯(cuò)。對于學(xué)生以及學(xué)校造成極為不好的影響在效率已經(jīng)質(zhì)量反面都很難得到保障，這也使得以往的檔案管理手段難以適應(yīng)現(xiàn)在的實(shí)際情況，所以完善對于檔案管理的信息化建設(shè)更有助于保證檔案的準(zhǔn)確性以及及時(shí)性，為整體的管理工作做好鋪墊。

高校檔案的信息化管理建設(shè)有助于科技的創(chuàng)新與推廣。隨著時(shí)代的發(fā)展，無論是各行各業(yè)信息化的人才都是被企業(yè)追逐的對象，而高等學(xué)院作為我國人才培養(yǎng)的主要場所，人才資源與科技資源都極為豐富，信息化管理技術(shù)在其中的普及，可能會帶來更為創(chuàng)新的思維以及想法，從而推動信息化管理科技的進(jìn)步與發(fā)展，而年輕人能夠更好的接受新鮮事物，這也為科技的推廣奠定群眾基礎(chǔ)。

高校檔案管理的信息化建設(shè)基本就是利用最新開發(fā)的科技軟件對于檔案數(shù)據(jù)按照一定的準(zhǔn)則進(jìn)行歸納整理，然后利用網(wǎng)上平臺加以完善與進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)，目的是為了老師與學(xué)生能夠更好的檢索與利用，但是由于網(wǎng)絡(luò)的開放性以及不安全性，使得高校檔案管理信息化人才顯得尤為重要，這就要求高等院校盡可能完善信息化人才培養(yǎng)制度，推動管理團(tuán)隊(duì)的信息化建設(shè)，加強(qiáng)專業(yè)性。間接的推動高校管理人才培養(yǎng)制度的完善。

三、高校檔案管理信息化內(nèi)容

（一）要確保足夠的資金投入

在整個(gè)高校檔案管理的信息化建設(shè)中，無論是最基礎(chǔ)的軟硬件、專業(yè)人才的培養(yǎng)以及聘用，還是到后期對于計(jì)算機(jī)和安全儲存設(shè)備的安全維護(hù)以及數(shù)據(jù)備份，由于檔案資料受眾面較廣，對于設(shè)備的要求盡量選擇操作與維修都相對簡便且具有查詢功能的軟件，其次在人才的選擇與培養(yǎng)上，更注重于他們對于專業(yè)軟件的使用以及維護(hù)能力。在保證效率性及時(shí)性的同時(shí)也要對學(xué)生檔案的安全與保密負(fù)責(zé)。但無論如何這都需要大量的資金作為鋪墊，由于經(jīng)費(fèi)的加大這就需要政府的扶持還有社會各界的鼎力支持，這也同時(shí)要求社會各界對于專項(xiàng)資金的使用與管理進(jìn)行監(jiān)督了。

（二）對于檔案信息的管理，與以往的人工管理手段不同，信息化的管理需要一套更為完善的標(biāo)準(zhǔn)以及管理制度

眾所周知，高校檔案的信息化管理主要就是通過對于檔案資料的數(shù)據(jù)化，然后按照一定的標(biāo)準(zhǔn)以及格式進(jìn)行分類與整理。這不僅需要專業(yè)的人才進(jìn)行操作，還需要檔案資料管理部門配合，作為收發(fā)信息、上傳資料的中轉(zhuǎn)站，在確保資料工作效率的同時(shí)還要確保資料的準(zhǔn)確性以及及時(shí)性，這對于高校管理人才也是一種不小的考驗(yàn)。

（三）高效的檔案管理

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，高效檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會價(jià)值將會得到進(jìn)一步提升，它能夠使檔案管理概念得到全新的注解，也能夠使檔案管理工作人員為人們提供更好的信息服務(wù)。檔案室工作人員在日常工作當(dāng)中，不僅要學(xué)習(xí)新的管理知識、技術(shù)，更要對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，使自身能夠得到一個(gè)良好的發(fā)展。高效應(yīng)加大對檔案管理工作的資金投入，提升檔案管理相關(guān)工作的信息化現(xiàn)代化水平，提升對現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用水平，將信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于對文書檔案各信息資源的儲存、處理和管理環(huán)節(jié)。最首要的任務(wù)是建立其完整的文書檔案數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)所有文書檔案信息為同一格式，做到統(tǒng)一規(guī)范管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，提升檔案管理的自動化程度。同時(shí)由于，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的時(shí)間不是非常長，但其復(fù)雜性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，在應(yīng)用方面因行業(yè)的不同容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)資源混亂。因此，必須將其精湛的信息處理技術(shù)與檔案管理技術(shù)相結(jié)合，通過正確應(yīng)用檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具，糾正數(shù)據(jù)分析過程中的問題，從而提高檔案管理效率及質(zhì)量。

（四）要保障信息管理系統(tǒng)的安全與保密

由于部分高校檔案可能會涉及到一些關(guān)于國家保密制度中的內(nèi)容，所以這就要求高校檔案信息管理部分在保證大部分資料開放的同時(shí)還要嚴(yán)格保護(hù)小部分資料，既要保證開放又不能泄密，這對于信息保密管理也是極大的挑戰(zhàn)，要確保檔案資料的真實(shí)完整之外還有確保整個(gè)信息管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，這就使得高校對于人才的專業(yè)性以及素質(zhì)，還有職業(yè)道德提出極為嚴(yán)格的要求。同時(shí)也要求在崗人員除了對于設(shè)備的日常維護(hù)之外還要不斷提升個(gè)人的工作能力，通過不斷學(xué)習(xí)來適應(yīng)科技的不斷更新。

一個(gè)管理系統(tǒng)或者說一個(gè)信息化管理制度的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，這需要許多部門的鼎力合作。這就是對于高校的管理制度是否完善，各部門之間合作是否默契提出了很大的挑戰(zhàn)，在一個(gè)全新的信息化制度下，高校的教學(xué)改革計(jì)劃也將迎來巨大的發(fā)展，更便捷更有效的信息化管理將會完善更為完善高校檔案管理工作，從而為高校的教學(xué)改革奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)信息化，網(wǎng)絡(luò)化的潮流正在沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理理念。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用使得檔案資料甚至于檔案館都發(fā)生了基本的變化，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及在對檔案管理觀念、方式、手段產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。加快高校檔案信息化建設(shè)的步伐，大力開發(fā)和利用檔案資源，將是高校檔案工作的重要內(nèi)容和研究課題。

計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，為高校實(shí)行文檔一體化管理提供了技術(shù)支持，電子文件的出現(xiàn)要求檔案工作向文件管理延伸，使文件生成之日起就得到質(zhì)量控制，從而更好地開發(fā)檔案信息資源，作好檔案管理，保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。

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