劉娜

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)

（1）信息時(shí)代下檔案管理工作的內(nèi)容。

針對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的工作是不同的，它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門(mén)，不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行，同時(shí)也要在組織下進(jìn)行，在一定程度上對(duì)檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集，對(duì)其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)?shí)體的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時(shí)也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

（2）信息時(shí)代下檔案管理工作的主要特點(diǎn)。

一是在信息時(shí)代背景下，針對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，不僅要對(duì)相關(guān)的法律進(jìn)行遵循，同時(shí)也要對(duì)相關(guān)的政策以及法規(guī)進(jìn)行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一制定的。二是針對(duì)目前來(lái)說(shuō)，檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進(jìn)行的，這在一定程度上標(biāo)志著國(guó)家以及企業(yè)走向信息化時(shí)代。三是檔案管理工作在信息時(shí)代下，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)在一定程度上進(jìn)行了充分的利用，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案管理在工作過(guò)程中的效率進(jìn)行有效的提高，讓檔案在管理的過(guò)程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準(zhǔn)確性。

二、新常態(tài)下完善檔案管理工作的有效舉措

（1）提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

檔案管理工作小到與我們每個(gè)人的工作和生活息息相關(guān)，大到關(guān)系國(guó)家方針、政策的制定和調(diào)整。檔案管理的信息化和數(shù)字化，可以對(duì)龐大的數(shù)據(jù)群體進(jìn)行迅速分析，從而得出最科學(xué)的結(jié)果，應(yīng)用到國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中去。所以，只有全社會(huì)都重視檔案管理的新常態(tài)化建設(shè)，我們的檔案管理工作才能有實(shí)質(zhì)性、突破性的跨越。利用電子計(jì)算機(jī)以及專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，可以有效提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，避免文檔的存積。檔案管理信息化可以方便對(duì)文檔的補(bǔ)漏，檔案管理人員僅僅需要對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，在計(jì)算機(jī)上對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行檢索，就可以方便地找出檔案管理中的問(wèn)題，及時(shí)補(bǔ)漏。檔案的信息化管理可以有效實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)放性及共享性，提高工作的效率。

（2）加大檔案管理工作的投入保障力度。

在檔案管理工作中，人才、資金、技術(shù)、培訓(xùn)等多方面的投入必不可少，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)性人才，信息化工作就無(wú)從談起。而缺少資金的保障，就無(wú)法采購(gòu)新設(shè)備、新技術(shù)。沒(méi)有信息化所需的技術(shù)，工作就會(huì)盲目，無(wú)從適應(yīng)數(shù)字化需要。如果沒(méi)有培訓(xùn)保障，檔案人員就不能更好地接受新知識(shí)、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導(dǎo)，調(diào)動(dòng)人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵(lì)機(jī)制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級(jí)單位和部門(mén)，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地和管理設(shè)備的配置等。

（3）完善檔案信息化管理體系尤其重要。

開(kāi)展各項(xiàng)工作都需要有一整套體系，保證所開(kāi)展的工作完整、規(guī)范、良好地運(yùn)作。建立完善的檔案信息化管理體系是開(kāi)展檔案管理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。一是要建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。對(duì)檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進(jìn)行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向性的指導(dǎo)和必要的約束。二是要建立完善的開(kāi)發(fā)利用體系。對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)及信息咨詢(xún)服務(wù)等一系列流程進(jìn)行有效規(guī)范，開(kāi)發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具。三是要建立規(guī)范運(yùn)作的制度保障體系。要確保工作規(guī)范有序開(kāi)展，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

三、信息時(shí)代下改進(jìn)檔案管理工作的措施

（1）不斷推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)。

制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時(shí)也是對(duì)檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進(jìn)一步要求對(duì)其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應(yīng)該做的就是加強(qiáng)制度建設(shè)，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時(shí)間、方式、方法以及公開(kāi)的程度都要進(jìn)行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對(duì)檔案管理的過(guò)程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進(jìn)行修訂，還要對(duì)其進(jìn)行變革，對(duì)空白的地方要制定出新的制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充等。

（2）完善檔案管理的體制。

由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合。但是就目前來(lái)說(shuō)，在信息化的時(shí)代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問(wèn)題，并且檔案在使用的過(guò)程中也不是很方便。我國(guó)的檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中比較分散，在軟硬件進(jìn)行選用上也還存在著一定的問(wèn)題，所以，應(yīng)該在管理體制上進(jìn)一步地保證各個(gè)部門(mén)能夠在一定程度上對(duì)信息自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對(duì)技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范，還要求對(duì)軟硬件的選擇進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

（3）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。

目前在信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒(méi)有得到有效地發(fā)揮，這樣就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個(gè)部門(mén)的檔案信息在管理的過(guò)程中都是各自為營(yíng)。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過(guò)程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過(guò)程中各項(xiàng)工作和檔案管理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)，建立相對(duì)比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

（4）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

我國(guó)大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過(guò)渡的階段，因此，要想向信息化管理的過(guò)渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)來(lái)說(shuō)，它不僅是檔案信息管理的核心，同時(shí)還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)在一定程度上是需要長(zhǎng)期的過(guò)程，我們應(yīng)該本著從低級(jí)到高級(jí)的過(guò)程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，使信息化檔案管理工作過(guò)程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

（作者單位：公主嶺市中心血站）