張晗

檔案信息資源共享首先是基于整合的共享，即有效整合館藏檔案信息，檔案信息資源整合是檔案信息資源共享的前提；其次，網(wǎng)絡(luò)是共享的工具，即運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞檔案信息，是檔案信息資源共享的最佳途徑，同時加強科學(xué)管理及統(tǒng)籌規(guī)劃是實現(xiàn)檔案信息資源共享的保障；最后，實現(xiàn)檔案信息的社會共享是檔案信息資源共享的最終目標，要實現(xiàn)檔案信息資源的共享必須要有豐富的檔案信息資源以及對檔案信息資源的有效組織。解決好檔案信息資源整合與共享存在的題，是檔案工作者目前最主要的任務(wù)。

一、標準化建設(shè)

檔案數(shù)字化標準建設(shè)工作是檔案工作的一個重要方面，經(jīng)過了這些年的發(fā)展，相續(xù)制定了一大批相關(guān)標準，十五期間制定的標準有：《中國檔案機讀目錄格式》、《電子文件名詞術(shù)語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔細則》、《電子郵件類公文歸檔程序與規(guī)則》、《網(wǎng)站資源歸檔與管理規(guī)范》、《歸檔電子文件真實性鑒定規(guī)程》、《電子檔案管理辦法》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《檔案網(wǎng)站管理辦法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《縮微影像數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄音檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《數(shù)字檔案館設(shè)計與建設(shè)規(guī)范》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全測試規(guī)程》。十一五期間制定的相關(guān)標準有：《各級國家檔案館接收電子檔案管理辦法》、《檔案數(shù)字化工作規(guī)范》、《檔案信息交換與共享管理辦法》、《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范》。上述標準、規(guī)范又可以進一步分為管理性標準規(guī)范、業(yè)務(wù)性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。管理性標準規(guī)范：管理性標準規(guī)范是指對信息資源管理維護方法、提供利用的模式、查詢權(quán)限的劃分等進行管理的一系列規(guī)則。包括檔案信息安全管理與利用的總體管理規(guī)定，計算機安全法規(guī)與標準，數(shù)字檔案館工作人員、用戶及設(shè)備管理規(guī)范，以及數(shù)字檔案館信息資源合法性的確認等。

具體來說，我國關(guān)于檔案管理和信息安全管理規(guī)范有：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《檔案館工作通則》、《計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《計算機信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》、《計算機病毒防治管理辦法》等。業(yè)務(wù)性規(guī)范有：《檔案工作基本術(shù)語》、《全宗卷規(guī)范》、《全宗指南編制規(guī)范》、《檔案館指南編制規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案主題標引規(guī)則》、《檔案分類標引規(guī)則》、《檔號編制規(guī)則》、《檔案著錄規(guī)則》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、國家及行業(yè)各種門類檔案（文書檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、重大建設(shè)項目檔案、會計檔案、名人檔案等）管理標準與規(guī)范等。目前已有的技術(shù)性規(guī)范為：《信息與文獻：文件管理》、《靜態(tài)影像壓縮標準（JPEG）》、《動態(tài)圖像編碼標準（MPEG）》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標準總體上制定的不少，內(nèi)容涉及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的格式、機讀目錄的格式、檔案管理系統(tǒng)的功能及數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)范等。然而，檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標準大多為推薦標準，各檔案部門既可以采用也可以不采用，尤其是級別低一些的檔案部門，限于人員知識的有限根本就不知道還有相關(guān)標準，實際工作中各行其是。檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標準數(shù)量很多，但都沒有強制約束力，很多檔案部門都另辟捷徑采用自已的標準和要求，如此一來，在大統(tǒng)一的情況下小差異又很多，這些差異在全社會檔案信息資源建設(shè)過程又成為不可逾越的障礙，使檔案信息資源整合的難度大大上升，進而影響到檔案信息資源的社會共享。因此，加強標準化建設(shè)，堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一規(guī)范，具體工作上應(yīng)續(xù)編、修訂現(xiàn)有的標準，完善檔案信息化方面的標準體系并抓好標準的實施。

二、館藏數(shù)字化，檔案信息資源庫建設(shè)

檔案數(shù)字化工作雖然很早就有一些嘗試，但前些年沒有廣泛開展，全面、深入的檔案數(shù)字化工作近幾年才進行。館藏數(shù)量龐大、數(shù)字化工作任務(wù)繁重與配備的專業(yè)人員較少形成了很大的矛盾。省、市級檔案館目前基本上已經(jīng)完成案卷級或文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，全文庫的建設(shè)正在進行，比起目錄級數(shù)據(jù)庫建設(shè)，全文級數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要花費的人力和物力更加龐大，工作量也更加繁重。檔案信息資源建設(shè)的核心任務(wù)是建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，檔案全文數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源整合與共享的基礎(chǔ)，全文庫建設(shè)的好壞將直接關(guān)系到檔案信息整合的全面性與系統(tǒng)性，關(guān)系到檔案信息深度開發(fā)與專業(yè)服務(wù)的質(zhì)量，并最終影響到檔案信息資源共享。截止目前我國還沒有建立起全國統(tǒng)一的檔案門戶網(wǎng)站，也沒有構(gòu)建起大規(guī)模的國家檔案數(shù)據(jù)庫，還無法實現(xiàn)對外一體化的檔案信息服務(wù)。另外，雖然我國各級各類檔案館已經(jīng)普遍使用計算機輔助檔案管理，各類檔案管理軟件也已開發(fā)出來并投入到檔案館的日常工作中，數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)象已經(jīng)存在，但在該領(lǐng)域我國的實踐還很少，只在深圳、青島等幾個地方進行了試點性質(zhì)的嘗試。由于館藏檔案數(shù)字化的不足，人才資源的匱乏，配套法律法規(guī)的不完善等因素，不但制約了數(shù)字檔案館的發(fā)展進程，也直接影響檔案信息資源的整合與共享。因此，依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)保障機構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財政支持，并將檔案資源建設(shè)納入當?shù)仉娮诱?wù)發(fā)展規(guī)劃，構(gòu)建一個基于計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源管理系統(tǒng)，保證檔案信息資源的共享。館藏數(shù)字化，檔案信息資源庫建設(shè)是目前必須打好的基礎(chǔ)工作之一。

三、檔案信息安全保障

1、電子檔案的安全：信息安全和載體安全電子檔案的安全也分為載體安全與信息安全兩大方面，電子檔案的安全是近年檔案界研究的熱點問題之一。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的安全是一個技術(shù)性很強的復(fù)雜問題，電子檔案載體安全涉及載體的種類，硬件升級后的識別與兼容性，以及自然災(zāi)害和人為破壞等；電子檔案信息安全涉及的層面有很多，有來自硬件的破壞、軟件及應(yīng)用程序中潛伏的病毒、操作系統(tǒng)中及管理系統(tǒng)中的操作權(quán)限及黑客攻擊等。電子檔案信息的安全保障是一個重要的問題，是檔案信息資源整合與共享的安全衛(wèi)士，目前的計算機病毒泛濫，從技術(shù)層面做好防衛(wèi)工作是現(xiàn)實中必須解決好的又一重要問題之一。此外，計算機網(wǎng)絡(luò)方面的信息安全立法也是安全防護的一項措施。我國目前的計算機、信息、網(wǎng)絡(luò)信息安全法律法規(guī)有：中華人民共和國郵電部通告、中國公用計算機互聯(lián)網(wǎng)國際聯(lián)網(wǎng)管理辦法、計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)出入口信道管理辦法、中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例、公安部關(guān)于對與國際聯(lián)網(wǎng)的計算機信息系統(tǒng)進行備案工作的通知、中國公眾多媒體通信管理辦法、中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定、計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法。