張婧

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.25.232

摘 要：推廣信息化技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠促進圖書館檔案管理工作的科學(xué)化和有序性，同時也能在一定程度上促進圖書館管理的工作效率，滿足各項基本信息的需求，從而促進社會的發(fā)展和進步。本文主要研究信息時代下，圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容，并分析其重要性和主要的完善措施。

關(guān)鍵詞：信息時代 圖書館 檔案管理工作 措施

中圖分類號：G252 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）09（a）-0232-02

在信息時代下，圖書館檔案管理工作是指在相關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之下，圖書館工作人員認真核對圖書館各項基本資料以及文獻記錄。圖書館檔案管理工作中的各項環(huán)節(jié)相互促進，相互完善，這不僅是圖書館內(nèi)部管理工作的基本點，同時也是完善館藏質(zhì)量的最直接手段。因此促進圖書館檔案管理工作的信息化，是完善圖書館建設(shè)的關(guān)鍵因素。

1 圖書館檔案管理工作的基本工作內(nèi)容

圖書館檔案管理工作不僅是圖書館建設(shè)中的重要工作，同時也是一項十分復(fù)雜的工程，因此作為圖書館檔案管理的工作人員，不僅需要具備持久的耐心，同時還應(yīng)該有過硬的專業(yè)素質(zhì)，只有這樣，才能促進圖書館檔案管理工作的順利實行。圖書館檔案管理工作分為以下幾點內(nèi)容。

首先，是圖書館檔案的分類和整理工作。為了能夠促進整個館藏的數(shù)據(jù)查詢工作，圖書館檔案一般會被工作人員分類管理，并處于長期保存狀態(tài)。例如，圖書館內(nèi)部工作人員的管理和調(diào)職問題分為圖書館人事檔案管理；內(nèi)部圖書和文獻資料的進貨以及基礎(chǔ)設(shè)施的購進和整理，屬于圖書館設(shè)備管理類。通過這樣的分類，也使該項工作更加方便集中，從而提升工作效率。

其次，是圖書館當(dāng)前的保存與歸檔工作。圖書館檔案的歸檔是工作人員工作的日常環(huán)節(jié)，為了能夠促進整個圖書館管理工作的完整性和科學(xué)性，需要設(shè)置專門的管理技術(shù)專柜進行分類歸檔管理，并由專門的技術(shù)管理人員進行直接監(jiān)控和測試，防止其內(nèi)部資料的失真，同時也需要做防火和防盜的工作，一旦資料發(fā)生損壞，需要立即采取保護和修復(fù)措施，從而促進檔案管理工作的時效性。

再次，是圖書館檔案的運用和實施。檔案的分類和歸檔工作是為了促進圖書館檔案的運用和實施，只有將這些檔案運用起來，并使其發(fā)揮實際的功效，才能體現(xiàn)圖書檔案管理工作的真實性和科學(xué)性。圖書館檔案的運用和實施實際上是指檔案的使用者為了查詢實際的歷史資料而進行操作的過程。

最后，是政文和業(yè)務(wù)的檔案管理。圖書館政文檔案一般通過上級發(fā)布政文報告，圖書館工作人員進行歸類和整理，其中包括內(nèi)部研討資料、內(nèi)部查詢資料以及日常工作日志等，由于圖書館各個部門之間的發(fā)展情況也不同，因此政文內(nèi)容需要做到齊全完備；業(yè)務(wù)檔案管理工作主要是管理圖書館各個部門的內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案，是由各部門日常工作的基本情況組成的，其中包括工作匯報資料以及工作研究的論文集等，這些資料能夠基本反映各個部門的工作業(yè)務(wù)流程和工作情況，從而促進整個圖書館管理工作的順利執(zhí)行。

2 圖書館檔案管理工作的重要性和作用分析

2.1 歷史價值

圖書館檔案之所以需要長期保存，并保證其資料的完整性，被后人利用，這主要是由檔案本身具備的特性所決定的。對于大多數(shù)的圖書館來說。建設(shè)并完善圖書館檔案的管理和執(zhí)行工作，不僅能夠符合歷史發(fā)展的觀點，同時也是現(xiàn)代管理工作的內(nèi)部訴求，圖書館檔案管理工作也能準(zhǔn)確反映圖書館發(fā)展的各個歷史時期[1]。

2.2 科學(xué)依據(jù)

圖書館檔案資料是圖書館在進行日常運行的過程中，主要的參考依據(jù)，并在長期的歷史進程中，圖書館檔案也具有相當(dāng)高的可操作性和科學(xué)性，不僅能夠知道管理人員的日常工作，甚至能促進整個圖書館館藏工作的順利執(zhí)行。

2.3 參考依據(jù)

這里以圖書館檔案管理工作中的業(yè)務(wù)檔案管理為依據(jù)，每一年的業(yè)務(wù)檔案是圖書館內(nèi)部各個部門工作人員的詳細工作內(nèi)容和表現(xiàn)情況，例如其業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)驗成果以及經(jīng)驗教訓(xùn)等，這些內(nèi)容的總結(jié)和管理，在一定程度上不僅嚴重影響了其后續(xù)工作的完整性和科學(xué)性，同時也為未來圖書館的建設(shè)和發(fā)展奠定了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，從而為更加科學(xué)的管理提供依據(jù)和指導(dǎo)。

2.4 數(shù)據(jù)更新

圖書館的發(fā)展歷程是不斷推進的，同時也有據(jù)可循，檔案管理工作中有許多工作內(nèi)容是對歷史問題進行管理和規(guī)劃，從而為后世的發(fā)展提供可靠的經(jīng)驗，幫助后人認識世界、指導(dǎo)世界。例如在編寫圖書館的介紹內(nèi)容時，可以將圖書館的簡單檔案資料進行及時的更新，讓圖書管理人員能夠更加清楚自身所處的職能和地位，從而更好地為圖書館檔案管理服務(wù)。

3 信息時代下做好圖書館檔案管理工作的措施和方案

3.1 更新圖書館檔案管理人員的工作信念

第一，需要圖書館的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的基本內(nèi)容，完善自身信念的建設(shè)和發(fā)展。各部門的領(lǐng)導(dǎo)需要從思想上認識到圖書館檔案管理工作的重要性，認識到其檔案內(nèi)容同圖書內(nèi)容一樣，對圖書館管理工作具有重要的指導(dǎo)意義，提供更加豐富的參考價值。工作人員在取得領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，需要確定一名檔案管理工作的指揮人員，這也是檔案管理工作首先要解決的問題。第二，確定圖書館管理工作的工作原則：首先，分散和集中的管理原則。工作人員在對日常的經(jīng)費和財務(wù)進行管理的過程中，需要進行集中的管理，由領(lǐng)導(dǎo)人員執(zhí)行整個管理計劃。對文獻等資料進行收集管理，其中包括讀者檔案以及文獻資料檔案等。通過對這些資料的分類和集中管理，能夠使各個部門實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的最優(yōu)化；其次，現(xiàn)代化的管理原則。圖書館的檔案管理工作需要符合歷史發(fā)展的潮流，利用計算機進行直接的監(jiān)管，提升整個檔案管理工作的流程和方案。第三，完善以管理辦公室為主的檔案管理責(zé)任制，圖書館內(nèi)部的業(yè)務(wù)檔案相對集中，方便工作人員的即時檢索，同時也能夠在第一時間查詢各個部門的工作情況，從而促進管理工作的執(zhí)行力和有效性。

3.2 強化圖書館檔案的規(guī)范化管理

圖書館檔案在圖書館中具有指導(dǎo)實踐并提供執(zhí)行計劃的參考價值以及保存價值，并按照一定的保存規(guī)律，以便于工作人員查詢和指導(dǎo)工作的各類文件和數(shù)據(jù)資源。其檔案管理工作則是負責(zé)整理和鑒定以及收集館藏資料，從而提供數(shù)字化建設(shè)功能于一身的工作，這種工作具有服務(wù)型和繼承性，甚至還有專業(yè)化和參考價值。確保圖書館檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，就是需要工作人員在實際的檔案管理工作中，主動發(fā)現(xiàn)各種問題，制定符合實際的參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，充分發(fā)揮各項基本資料的秩序化和科學(xué)性，從而提升圖書館檔案的憑證和參考價值，使其能夠為圖書館工作人員甚至是讀者提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

例如，在對圖書館檔案中的業(yè)務(wù)檔案的收集和處理的過程中，需要對其所有的文件進行規(guī)范化處理，其中主要的內(nèi)容包括：鑒定和判斷業(yè)務(wù)檔案的實際價值，將各類部門中最具有價值的檔案資料篩選出來，將其中重復(fù)的資料和文獻清除出去，確保工作的有效性和即時性；將事物的屬性與職能的分工聯(lián)系起來，將顧及檔案資料的有效性作為基本的載體原則，對業(yè)務(wù)檔案資料進行實際的內(nèi)容和格式的劃分，確定其中有價值的內(nèi)容；工作人員對收集到的各類資料和文獻，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)衡量的基礎(chǔ)和規(guī)范，提升業(yè)務(wù)檔案的保存質(zhì)量和內(nèi)涵基礎(chǔ)性。同時，在分類管理中實行統(tǒng)一的檔案管理計劃和手段，將基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和整體業(yè)務(wù)結(jié)合起來，通過建立實際的檔案管理機構(gòu)實行科學(xué)化和指導(dǎo)性的管理原則，從而促進整個圖書館管理工作的有序性和時效性[2]。

3.3 增加對圖書館檔案管理工作的投入力度

想要開展完善的圖書館檔案管理工作，首先要做到的就是促進整個檔案管理的資金投入程度，以及一定的財力和物力支持。但是從目前的實際情況來看，大多數(shù)圖書館沒有設(shè)置專門的預(yù)算管理小組支持整個圖書館工作檔案管理工作的實行。因此，資金短缺也就成為圖書館檔案管理工作效率難以提升的主要制約因素之一。針對這種情況，圖書館自身可以進行內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，通過申請和其他手段，爭取到來自社會各個機構(gòu)以及政府的資金支持，從而緩解資金短缺的問題。只有這樣，才能科學(xué)地利用計算機技術(shù)和管理手段開展圖書館檔案的收集、整理、鑒定、保管以及管理工作，從而加快現(xiàn)代化社會的發(fā)展進程。

3.4 促進一體化管理的建設(shè)

促進圖書館檔案的一體化管理不僅能夠充分發(fā)揮館內(nèi)的各項基本資源，綜合利用圖書以及檔案和資料的資源優(yōu)勢。因此除了日常的圖書館檔案資料的管理之外，工作人員還需要在檔案資料的流通和采購的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)地管理業(yè)務(wù)檔案的存在形式和管理流程，從而實現(xiàn)圖書、檔案以及資源的一體化管理。

3.5 加強整個圖書館檔案管理團隊的建設(shè)

圖書館檔案管理工作中的人員素質(zhì)建設(shè)對于整個圖書館建設(shè)和發(fā)展來說，具有重要的意義和影響。因此，提升管理人員的素質(zhì)，并促進其思想道德的建設(shè)是促進檔案管理工作的重要保證。身為一名圖書館檔案管理工作人員，除了需要擁有較好的政治理想之外，還需要有較強的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力。因此，需要加強圖書館檔案管理工作人員的基本素質(zhì)，加強對其的專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，引導(dǎo)其具備與時俱進的政治理想和思想道德，以此作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而適應(yīng)變化多樣的檔案管理工作。

圖書館檔案管理工作人員需要具備以下基本素質(zhì)：崇高的職業(yè)道德素質(zhì)和思想品質(zhì)；科學(xué)的知識技能和技術(shù)水平，其中包括強大的計算機素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及多媒體技術(shù)等；較高的外文翻譯水平；專業(yè)的新聞素質(zhì)和信息處理能力。與此同時，需要培養(yǎng)工作人員專業(yè)的業(yè)務(wù)咨詢能力，在提升業(yè)務(wù)水平的同時，也需要使其積極參與館內(nèi)組織的各項管理計劃和管理指導(dǎo)工作，使其能夠分享和交流自身的工作經(jīng)驗，從而為圖書館的建設(shè)和發(fā)展建設(shè)一支有理想、有道德、高素質(zhì)的檔案管理團隊，為圖書館的發(fā)展和進步奠定堅實的人才基礎(chǔ)[3]。

綜上所述可知，在信息時代下，圖書館檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展是社會發(fā)展環(huán)節(jié)中的重要因素，因此圖書館檔案管理工作人員需要更新自身的管理理念和經(jīng)驗，強化圖書館檔案的規(guī)范化管理，促進一體化管理的建設(shè)，只有這樣，才能促進檔案管理工作的有效性和科學(xué)性，從而促進社會的發(fā)展和進步。

參考文獻

[1] 林華.信息時代如何做好檔案管理工作[J].科技信息，2010（21）：758.

[2] 趙振武.信息化時代下圖書館檔案管理工作問題研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：136.

[3] 劉彥.信息化時代下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新[J].中國管理信息化，2013（12）：85-86.