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        傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的利弊分析

        2017-10-19 14:40:49康婕程菲
        企業(yè)文化 2017年21期
        關鍵詞:電子檔案管理利弊分析

        康婕 程菲

        摘要:隨著信息技術的廣泛運用,在檔案管理過程中,新的檔案管理方式也隨之出現(xiàn)。電子檔案管理作為一種新的檔案管理形式,對于提高檔案管理效率和降低檔案管理成本具有重要作用。

        關鍵詞:傳統(tǒng)檔案管理;電子檔案管理;利弊分析

        從目前檔案管理實際來看,傳統(tǒng)檔案管理雖然應用時間較長,但是受到信息技術以及電子技術的影響,傳統(tǒng)檔案管理無論是在管理效率還是在管理成本上都存在一定的缺陷。

        一、電子檔案管理

        (一)傳統(tǒng)檔案管理延續(xù)時間較長,是一種有效的檔案管理方式

        從傳統(tǒng)檔案管理的施行時間來看,傳統(tǒng)檔案管理所采用的時間相對較長,具有較長的管理歷史,在實際的管理過程中也起到了積極的管理效果,是一種主流的檔案管理方式,被許多管理機構所接受,在實際的使用過程中滿足了檔案管理的實際需要,提供了有效的檔案管理手段。

        (二)與電子檔案管理相比,傳統(tǒng)檔案管理成本相對較高

        雖然傳統(tǒng)檔案管理在長期的管理實踐中取得了積極效果,但是與電子檔案管理相比,傳統(tǒng)的檔案管理需要專用的場所用于檔案存放,并且需要對檔案進行分類,同時還要安排專人進行管理工作,在整體管理成本上要比電子檔案管理有較大增加。因此,在成本比較上,傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相比不具有優(yōu)勢。這個也是電子檔案管理逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的重要原因,對此我們應當有正確認識。

        (三)傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理各具特點各有利弊

        雖然電子方案在施行過程中具有較多的優(yōu)勢,但是傳統(tǒng)檔案管理還是具有一定的優(yōu)勢,在短期之內(nèi)電子檔案無法實現(xiàn)。檔案原件本身具有一定保管價值。對于這些檔案的保管,就需要采取傳統(tǒng)檔案管理方式,而對于其他的一般性文件,則可以選擇電子檔案的管理方式。

        二、傳統(tǒng)檔案管理的利與弊分析

        (一)傳統(tǒng)檔案管理可以實現(xiàn)對檔案原件的有效保存

        基于對傳統(tǒng)檔案管理的了解,傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢在于可以實現(xiàn)對檔案原件兒的有效保存,由于傳統(tǒng)檔案具有專用的場所以及專業(yè)的管理人員進行管理,可以實現(xiàn)對檔案原件的有效保存,并且保存質(zhì)量相對較高,可以實現(xiàn)檔案原件的長期保存,對于重要性較高的檔案原件,采用傳統(tǒng)檔案管理方式具有較大的優(yōu)勢,可以最大程度的保管檔案原件,避免檔案原件丟失,或者在保管過程中受到損壞。因此,傳統(tǒng)檔案管理在這一方面具有一定

        的優(yōu)勢。

        (二)傳統(tǒng)檔案管理流程相對嚴密,能夠滿足檔案管理需要

        除了上述優(yōu)勢之外,傳統(tǒng)檔案在管理過程中對管理流程有著嚴格的要求,無論是對檔案保管還是對檔案借用都進行了明確的要求,對于檔案管理有著重要的影響。基于傳統(tǒng)檔案管理流程的實際特點,在實際的管理過程中,傳統(tǒng)檔案管理能夠滿足檔案管理的實際需要,在基本的管理過程中能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理功能。

        (三)傳統(tǒng)檔案管理占用場地大,需要的場所較為特殊

        但是由于傳統(tǒng)檔案管理需要專門的場所進行檔案保管。對檔案管理場所的規(guī)模有較高的要求,同時還需要檔案管理場所具備基本的硬件設施,能夠保證檔案材料不發(fā)生損毀。這一要求相對較高,需要檔案管理場所具有專門的除濕和加熱設備,保證檔案管理場所恒溫,為了滿足這一要求,傳統(tǒng)檔案管理需要在管理場所上投入較多的資金,由此也導致了傳統(tǒng)檔案管理成本相對較高。

        三、電子檔案管理的利與弊分析

        (一)電子檔案管理效率高,實現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡化管理

        從電子檔案管理方式來看,電子檔案管理在管理效率上相對較高,不但能夠根據(jù)用戶的需求快速地實現(xiàn)檔案資料的查找,同時還能夠?qū)ο到y(tǒng)中所存儲的電子檔案信息進行有效的分類整理,實現(xiàn)了檔案資料的信息化和網(wǎng)絡化,在整體的管理效率上相對較高,是目前檔案管理所采用的主要方式之一,也是未來檔案管理的重要發(fā)展趨勢,對于傳統(tǒng)檔案管理有著重要的影響。

        (二)電子檔案管理有利于降低管理成本,實現(xiàn)了網(wǎng)絡信息共享

        由于電子檔案管理從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式,使得檔案管理的存儲和檔案管理的調(diào)用都采取網(wǎng)絡化信息化手段來進行,這種管理模式實現(xiàn)了網(wǎng)絡信息共享,對于一般的檔案信息可以實現(xiàn)網(wǎng)絡化調(diào)用,既節(jié)約了管理成本,又提高了檔案的管理效率,最大程度的滿足了客戶的實際需要,實現(xiàn)了檔案資料的優(yōu)化利用,使得整個檔案管理流程更加優(yōu)化更加有效。

        (三)電子檔案管理存在一定的安全隱患,需要專門的信息加密技術

        雖然電子檔案管理具有較多的優(yōu)勢,但是電子檔案管理也存在一定的安全隱患,對于公共檔案可以實現(xiàn)信息共享和用戶隨時調(diào)用,但是對于一些機密的檔案就需要設置一定的管理權限,確保機密檔案不發(fā)生泄密。但是由于現(xiàn)有的網(wǎng)絡系統(tǒng)還存在一定的安全隱患,要想保證檔案資料的完整性和保密性,就需要專門的信息加密技術予以處理。因此,安全性低是電子檔案管理的一個重要弊端,也是其必須解決的問題之一。

        四、結論

        通過本文的分析可知,電子檔案管理成為了一種新的檔案管理形式,對于提高檔案管理效率和降低檔案管理的成本具有重要作用。但是從傳統(tǒng)的管理與電子檔案管理的實際管理過程和內(nèi)容來看,傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理各有利弊,要想提高檔案管理的有效性,就應當把握傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的優(yōu)勢,根據(jù)實際需要合理地選擇檔案管理方式,實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的融合。

        參考文獻:

        [1]傅榮校,章燕華.電子文件管理機制研究[J].檔案學通訊,2011(4).

        [2]屈一平.中國規(guī)劃電子文件管理[J].瞭望,2011(29).

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