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        淺析檔案管理的電子化建設(shè)

        2017-10-17 10:08:26李炳
        卷宗 2017年26期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息技術(shù)

        李炳

        摘 要:目前,隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。通常情況下,傳統(tǒng)的檔案管理只是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理和保管工作,在管理水平上一直得不到有效的提升,從而導(dǎo)致檔案資料的使用價(jià)值受到了一定的限制。如今,信息技術(shù)在檔案管理工作中得到了非常廣泛的使用,但是因?yàn)椴僮鞑划?dāng)造成在使用的過程中還存在一些問題。本文主要對(duì)檔案管理的電子化建設(shè)進(jìn)行了分析,并針對(duì)其中存在的問題提出了一些有效的解決措施,希望能為相關(guān)的檔案管理人員提供一定的參考依據(jù)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息技術(shù);電子化建設(shè)

        檔案管理電子化指的就是以檔案文件為主要的管理對(duì)象,然后通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行掃描、錄入、存檔以及查閱等,這樣就可以將檔案轉(zhuǎn)化為二次資料信息提供給人們利用。電子檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比存在著非常明顯的差異,目前,將電子圖像文件集合的介質(zhì)主要包括了磁盤、磁帶以及光盤等。

        1 檔案管理電子化的優(yōu)點(diǎn)

        結(jié)合目前的實(shí)際情況可以了解到,將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中與傳統(tǒng)的管理方式相比可以發(fā)揮出非常明顯的優(yōu)勢(shì),具體主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,可以將計(jì)算機(jī)的作用充分的發(fā)揮出來,從而可以不斷提高檔案資料的利用效率;第二,減少了二次文獻(xiàn)在加工過程中所花費(fèi)的時(shí)間從而使檔案信息管理的時(shí)效性得到有效的提高;第三,通過實(shí)行電子化管理,可以將資料信息進(jìn)行有效的拷貝,這樣有利于將拷貝成果及時(shí)匯報(bào)給各個(gè)部分的領(lǐng)導(dǎo),可以在社會(huì)上形成一定的影響力,這樣檔案部門的重要性也就得到了明顯的提升;第四,通過建設(shè)檔案管理電子化,可以使檔案信息與先進(jìn)管理技術(shù)之間實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合。

        2 電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問題

        因?yàn)殡娮訖n案的內(nèi)容與形式兩者之間是相對(duì)的,這就造成在內(nèi)容方面存在著一定的不穩(wěn)定性,也很難實(shí)現(xiàn)一定的固定形式,當(dāng)檔案管理部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查工作的過程中,就很難對(duì)電子檔案的安全性與可靠性進(jìn)行準(zhǔn)確的判定。結(jié)合實(shí)際的應(yīng)用結(jié)果可以了解到,電子檔案在管理的過程中其問題主要體現(xiàn)在了以下幾個(gè)方面。

        2.1 原始性問題

        在對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行判定的過程中會(huì)存在一定的難度。主要是因?yàn)殡娮訖n案所形成的資料屬于虛擬文件,并且在轉(zhuǎn)換過程中的特點(diǎn)與輸送以及接收的特點(diǎn)沒有特別明顯的差異,通常情況下,電子檔案表現(xiàn)出的狀態(tài)不只是原始文件,其中也有部分復(fù)制內(nèi)容。

        2.2 真實(shí)性問題

        電子檔案在管理的過程中,其真實(shí)性經(jīng)常會(huì)受到一定的影響。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件的過程中,可能會(huì)因?yàn)椴僮魇д`會(huì)對(duì)檔案信息的真實(shí)性造成一定的損壞。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比,電子檔案管理中出錯(cuò)的概率是非常高的,另外電子檔案也可以被外界進(jìn)行復(fù)制,或者是被篡改之后也很難發(fā)現(xiàn)更改的痕跡。

        2.3 完整性問題

        電子檔案在進(jìn)行管理的過程中,其檔案內(nèi)容的完整性一直得不到有效的保障。主要是因?yàn)殡娮游募臓顟B(tài)是不穩(wěn)定的,在管理的過程中如果對(duì)檔案內(nèi)容沒有及時(shí)的進(jìn)行抓取,這樣就會(huì)導(dǎo)致部分信息內(nèi)容缺失。

        2.4 安全性問題

        因?yàn)殡娮訖n案具有一定的易操作性,這就導(dǎo)致在管理的過程中可能會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一些非法操作。比如經(jīng)常會(huì)存在部分檔案管理人員為了自身的利益擅自對(duì)檔案信息進(jìn)行修改,這將會(huì)對(duì)檔案檔案的安全性以及單位部門的效益造成非常嚴(yán)重的影響。

        3 電子檔案管理的對(duì)策以及建議

        3.1 重視歸檔電子文件的技術(shù)處理

        在對(duì)新型文件材料進(jìn)行歸檔的過程中,管理人員一定要落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中,然后對(duì)檔案文件的傳輸、接受以及儲(chǔ)存等工作進(jìn)行有效的監(jiān)督,從而為電子檔案信息的原始性提供一定的保障,對(duì)與的檔案信息整合的具體操作流程進(jìn)行全面的掌握。在實(shí)際的電子檔案管理工作當(dāng)中,可以通過技術(shù)處理的方式,然后將已經(jīng)儲(chǔ)存的文件轉(zhuǎn)化為:“只讀性”文件,這種文件在查閱的過程中只支持閱讀,但是不可以進(jìn)行改寫,這樣就可以有效的保證電子檔案信息的原始狀態(tài),使電子檔案的可靠性實(shí)現(xiàn)非常明顯的提升。

        3.2 解決好電子文件的保存問題

        電子檔案是在化學(xué)磁性基礎(chǔ)上來實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的保存工作的,如果是站在理論的角度上來看電子檔案可以實(shí)現(xiàn)永久性保存,原因是因?yàn)樵趯?duì)電子檔案進(jìn)行讀取的過程中可以不與實(shí)物進(jìn)行接觸,在這中間不會(huì)出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在保護(hù)層之內(nèi),這樣就不會(huì)受到外界因素的影響。但是,通常情況下電子文件可以在很快的時(shí)間內(nèi)形成,在一定程度上缺少了實(shí)際的儲(chǔ)存安全驗(yàn)證,因此,相關(guān)的電子檔案研究人員還需要對(duì)文件信息的長(zhǎng)期保存問題實(shí)行進(jìn)一步的探究,針對(duì)其中存在的問題進(jìn)行不斷修復(fù),避免在保存的過程中出現(xiàn)信息丟失等現(xiàn)象。

        3.3 及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)

        在對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行更新的過程中,也需要對(duì)檔案管理軟件的更新引起重視,并在電子檔案系統(tǒng)完整以及完全的基礎(chǔ)上,對(duì)電子檔案的文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行及時(shí)的更新,這樣才能對(duì)全新的儲(chǔ)存環(huán)境進(jìn)行及時(shí)的適應(yīng),從而為電子檔案的長(zhǎng)期性保存提供良好的保障。

        3.4 加強(qiáng)電子檔案的保管

        在對(duì)電子檔案文件進(jìn)行儲(chǔ)存的過程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生一定的變化,主要是因?yàn)榇鎯?chǔ)介質(zhì)經(jīng)常受到溫度以及濕度等外界因素的影響,再加上電子文件本身可能也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響,這就需要結(jié)合實(shí)際情況建立出相應(yīng)的檔案機(jī)房,并對(duì)檔案機(jī)房進(jìn)行合理的安全性設(shè)計(jì),可以選擇專門的檔案柜來實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效存儲(chǔ)。

        3.5 做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)

        在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過程中通過采取備份技術(shù),這對(duì)于電子檔案的安全管理有著十分重要的意義。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)在使用的過程中具有一定的不安全性,檔案文件通過信息化管理可能會(huì)對(duì)資料的完整性造成一定的影響,所以,建立科學(xué)的數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)系統(tǒng)是十分必要的,這樣電子檔案資料的完善性在受到破壞時(shí)可以在最快的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行修復(fù)。

        3.6 完善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)

        隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,要想在檔案管理工作中將信息技術(shù)的作用充分的發(fā)揮出來,其中非常重要的一點(diǎn)就是必須提高檔案管理人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)以及綜合素養(yǎng)。電子檔案在進(jìn)行操作和管理的過程中比較容易出現(xiàn)失誤,這將會(huì)對(duì)檔案信息的真實(shí)性造成非常嚴(yán)重的影響。因此,檔案管理人員在工作的過程中一定要嚴(yán)格落實(shí)自己的職責(zé),檔案部門可以在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)開展一些相應(yīng)的培訓(xùn)課程,通過學(xué)習(xí)使管理人員自身的專業(yè)技能以及管理水平可以得到明顯的提升,加強(qiáng)對(duì)檔案機(jī)房的安全管理工作,全面掌握先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù),在目前知識(shí)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的完善和優(yōu)化,從而在之后的電子檔案管理工作才能嚴(yán)格落實(shí)自己的職責(zé),將檔案信息化建設(shè)的作用充分的發(fā)揮出來。

        4 結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,信息技術(shù)在我國(guó)的檔案管理工作中得到了非常廣泛的使用,導(dǎo)致檔案管理工作在內(nèi)容上發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變,這也就給檔案管理人員的工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此,相關(guān)人員一定要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究力度,針對(duì)目前管理中存在的問題進(jìn)行深入的分析,通過采取有效的措施對(duì)影響因素進(jìn)行解決,同時(shí),還應(yīng)該逐漸引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與方法,在目前檔案信息管理技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)不斷的完善,從而才能滿足檔案信息化建設(shè)的相關(guān)需求。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李艷軍.淺談我國(guó)行政單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].山西檔案,2013,02

        [2]楊卉,劉敏.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,04

        [3]孫忠麗.淺析文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用[J].農(nóng)村實(shí)用科技信息,2015,06

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