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        電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理

        2017-10-17 21:52:22孫慧東李靜
        卷宗 2017年26期
        關(guān)鍵詞:重要性檔案管理

        孫慧東+李靜

        摘 要:當(dāng)前的電子政務(wù)建設(shè)有了新的突破,在其不斷發(fā)展的過程中,檔案管理問題也受到了更多的重視。隨著技術(shù)的發(fā)展,檔案管理的過程中還存在一些問題,因此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文主要是結(jié)合電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的重要性進(jìn)行分析,提出了目前檔案管理中的問題并且提出了相關(guān)的建議。

        關(guān)鍵詞:電子政務(wù)系統(tǒng);檔案管理;重要性

        在政府發(fā)展的過程中,除了各個部門主要負(fù)責(zé)的任務(wù)之外,也要重視電子政務(wù)的重要作用,電子政務(wù)主要是政府部門利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),,面向公眾或者是其他的政府部門提供一些政務(wù)信息以及公共服務(wù)的過程。電子政務(wù)發(fā)展過程中,檔案管理是一個重要的環(huán)節(jié),為了適應(yīng)電子政府發(fā)展需求,需要進(jìn)一步提高檔案管理的水平。

        1 電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的重要性

        電子政務(wù)檔案具有重要的作用,主要是負(fù)責(zé)保存一些重要的電子政務(wù)文件,同時也要負(fù)責(zé)對這些檔案進(jìn)行整理和審查等工作。在進(jìn)行電子政務(wù)檔案管理的過程中需要注意幾點(diǎn)問題,首先需要重視一些價值比較大的政府文件,除了基本的整理之外也要做好相應(yīng)的備案,尤其是需要注意檔案的“收”和“管”,這是最重要的兩個環(huán)節(jié)。而且當(dāng)前的電子政務(wù)檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理有很大的區(qū)別,因為電子政務(wù)檔案管理的關(guān)鍵在于用檔案,特別是在處理一些問題的時候,需要盡快的找到相關(guān)的資料,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持以及信息的共享此時會發(fā)揮巨大的作用。其次,要注意電子政務(wù)檔案不是個體,而是需要建立一個統(tǒng)一的資源共享的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),便于檔案的隨時查找以及使用。第三,要注意電子政務(wù)檔案管理需要更加嚴(yán)謹(jǐn),尤其是在保密管理審查的過程中比較嚴(yán)格,需要保守國家秘密,因此在所有環(huán)節(jié)的處理上必須有一定的科學(xué)性和專業(yè)性,注意文件的使用要有安全保證。隨著社會的不斷發(fā)展,電子政務(wù)檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn),因此相關(guān)部門需要不斷的加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè),此外也要積極進(jìn)行實(shí)踐,探索更加科學(xué)高效的電子政務(wù)檔案管理方法,積極開展相關(guān)工作[1]。

        2 電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理中存在的問題

        (一)文件歸檔問題

        在文件歸檔的過程中目前存在的問題主要是技術(shù)的障礙以及管理缺陷。由于電子政務(wù)系統(tǒng)的主要作用是處理業(yè)務(wù),因此要求高效便捷,但是目前的系統(tǒng)主要問題是限制了可擴(kuò)展性,而且如果出現(xiàn)了數(shù)據(jù)清除以及鏈接變動時,檔案部門在尋找檔案的過程中會有一定的阻礙,因此不利于檔案的正常維護(hù)。在管理的過程中,由于缺乏一定的管理權(quán)限,尤其是業(yè)務(wù)部門的權(quán)限要大于檔案部門,因此一些行為會受到限制。此外,沒有一個明確的責(zé)任主體,如果出現(xiàn)了一些變動或者是失誤,最終無法確定責(zé)任的歸屬問題,導(dǎo)致問題解決存在矛盾。

        (二)整合共享方式不統(tǒng)一

        電子檔案整合共享的概念比較模糊,因此在檔案整合共享的過程中存在很大的復(fù)雜性。而且整合共享的模式比較多,在檔案管理的過程中,可以利用分散共享或者是集中共享的方式,然而如果遇到不同的體制和要求,也會因為途經(jīng)多樣或者存在系統(tǒng)矛盾等,無法實(shí)現(xiàn)整個共享方式的統(tǒng)一[2]。

        3 提高電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理水平的措施

        (一)科學(xué)規(guī)整文件歸檔問題

        隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步,對檔案管理的要求也越來越高,尤其是檔案管理受到了更多的重視。在文件歸檔的過程中,需要意識到文件的重要性,因此需要采用一些特殊的方式,比如在線為主,離線為輔的歸檔方式就比較有利,尤其是可以實(shí)現(xiàn)文檔的科學(xué)規(guī)整。規(guī)范文檔的過程中需要注意明確區(qū)分電子文檔和紙質(zhì)文檔的移交方式。此外,要注意明確各個檔案室的具體職責(zé),確保檔案在移交的過程中不會出現(xiàn)破損以及丟失的情況。不斷完善移交的技術(shù),可以快速實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)整檔案的目標(biāo)。

        (二)整合共享策略

        在整個電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的過程中,不僅涉及到檔案本身,還應(yīng)該考慮相關(guān)文件生成的背景以及環(huán)境等因素。所以需要實(shí)現(xiàn)檔案整合共享,需要明確整合共享的真實(shí)內(nèi)涵,注意在實(shí)踐的過程中不斷的實(shí)現(xiàn)信息共享,注意信息和實(shí)體的整合共享,形成一個一體化的共享模式。此外,基于分散式共享和集中共享方式的區(qū)別,也需要認(rèn)識到不同共享方式的最終結(jié)果存在差異,因此在選擇共享方式的過程中不能只追求片面的統(tǒng)一,而是要明確的分析各自的優(yōu)勢劣勢,以及其使用過程中的特點(diǎn)和條件[3]。

        4 結(jié)論

        當(dāng)前電子政務(wù)逐漸的深化和發(fā)展,為檔案管理提出了更高的要求。而且隨著政府部門的業(yè)務(wù)流程不斷的變化,一些檔案內(nèi)容以及檔案的形式都發(fā)生了改變。在目前的檔案管理過程中仍然存在較大的問題,因此為了促進(jìn)電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的順利發(fā)展,需要有針對性的解決現(xiàn)存的問題,并且要做好每一個環(huán)節(jié)的工作,不斷提高電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1]陳永生,侯衡,蘇煥寧,楊茜茜.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理:文件歸檔[J].檔案學(xué)研究.2015(03).

        [2]李明娟,吳建華,沈芳.數(shù)字時代檔案資源整合的理論研究與實(shí)踐模式評析[J].檔案與建設(shè).2014(05).

        [3]劉麗,胡柳依.淺析基于云計算的電子檔案資源整合模式[J].湖北檔案.2014(03).endprint

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