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        以創(chuàng)新推進(jìn)檔案管理電子化

        2017-10-17 21:43:48薛梅
        卷宗 2017年26期
        關(guān)鍵詞:電子化計(jì)算機(jī)檔案管理

        薛梅

        摘 要:隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展 , 傳統(tǒng)的檔案 管理方式己越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。改變傳統(tǒng)的管理手段,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案,實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化,是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。然而,受傳統(tǒng)檔案管理思維、手段、載體等因素的影響,全面推進(jìn)檔案管理電子化仍然面臨許多挑戰(zhàn),存在許多困難。為此,推進(jìn)檔案管理電子化進(jìn)程必須轉(zhuǎn)變觀念,創(chuàng)新管理模式,依托現(xiàn)代科技手段,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)

        1 思維創(chuàng)新,樹立現(xiàn)代檔案管理理念

        當(dāng)今世界已步入信息化時代,檔案工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段,以數(shù)字化采集技術(shù)為手段,以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托,向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢。要加強(qiáng)檔案的電子化管理,首先要提高認(rèn)識,轉(zhuǎn)變長期以來以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式,建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式,增強(qiáng)做好電子檔案管理的責(zé)任感和緊迫感,站在歷史文獻(xiàn)的高度看待電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義,全面提高電子檔案管理的質(zhì)量和效果。

        2 制度創(chuàng)新,建立電子檔案管理的制度體系

        由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度,統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容,定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管,避免因機(jī)構(gòu)改革、崗位調(diào)整、計(jì)算機(jī)更迭、工作移交等引起電子檔案歷史資料的遺散,確保歷史檔案資料完整。一是制定體現(xiàn)各自特色的電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度;二是將電子文件、檔案的歸檔管理及利用整合到網(wǎng)絡(luò)辦公信息一體化系統(tǒng)內(nèi),實(shí)現(xiàn)地區(qū)信息資源共享。三是加快電子文件的研究工作,一方面探討如何更好更快更安全地歸檔管理和利用好電子文件(檔案),另一方面研究傳統(tǒng)文檔的電子化和網(wǎng)絡(luò)信息化管理。

        3 技術(shù)創(chuàng)新, 提高檔案管理電子化的質(zhì)量和效率

        及時做好硬件設(shè)備及應(yīng)用程序的更新維護(hù)。由于計(jì)算機(jī)不斷地升級、更新、換代,對所有的電子檔案來講,它在形成時所依賴的技術(shù),往往是已經(jīng)過時的技術(shù),這是科技進(jìn)步所帶來的必然結(jié)果。因此,電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”,以適應(yīng)新的系統(tǒng)及程序的要求,保證檔案的延續(xù)性。同時,還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存,或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換,防止新技術(shù)不能處理舊問題情況的發(fā)生。

        4 管理創(chuàng)新, 提高電子檔案的安全水平

        維護(hù)電子檔案的信息安全,是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。在管理過程中,要不斷創(chuàng)新管理手段和方式,充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件,制定穩(wěn)妥的技術(shù)方案和嚴(yán)格的管理制度,確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

        5 人才創(chuàng)新, 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍

        推進(jìn)檔案管理電子化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育,造就一大批復(fù)合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。檔案管理電子化的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍,其素質(zhì)水平直接影響電子化水平的提高。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神;有計(jì)劃組織進(jìn)修,掌握信息技術(shù)的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規(guī)律,形成最佳人才結(jié)構(gòu)。在管理上,還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力,例如引入競爭機(jī)制,對某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理,在保證完成檔案建設(shè)的前提下,開展對社會的有償服務(wù)等等。同時,要加大教育投入,對與檔案管理工作有關(guān)的人員,進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)知識、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn),使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能,解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

        參考文獻(xiàn)

        1、謝海洋,數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)初探 ,《檔案學(xué)研究》2005年(3)

        2、劉越男,我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的制定與實(shí)施迫在眉睫,《中國檔案報(bào)》2007.3.1

        3、馮惠玲、趙國俊等,電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議,《檔案學(xué)通訊》2006(3)endprint

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