摘 要：現(xiàn)階段，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的非常突出，促進(jìn)了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，在社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，我們發(fā)現(xiàn)辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，對社會(huì)的發(fā)展有非常大的影響，此項(xiàng)工作的開展，逐漸的被重視起來。這就對相關(guān)的管理人員，提出了較高的要求。本文就辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，進(jìn)行簡單的論述。

關(guān)鍵詞：辦公室文書檔案；收集；歸檔工作；管理

文書檔案主要記錄的是社會(huì)發(fā)展的過程，其可以清晰有效的反映出社會(huì)各組織或團(tuán)體，在發(fā)展中存在的問題，以及解決的方法和結(jié)果等。文書檔案管理是辦公室檔案管理的主要部分，檔案收集和歸檔管理，是重中之重，對于社會(huì)個(gè)單位的穩(wěn)定發(fā)展有非常大的影響。由此來看提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的水平，保證文書檔案的服務(wù)質(zhì)量，是非常有必要的。

1 辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的意義

實(shí)際上，在眾多的工作中，文書檔案收集與管理是我國事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，但是其卻起著關(guān)鍵的作用，是保證事業(yè)單位順利開展工作的前提。文書檔案中，清楚的記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，是單位未來發(fā)展和決策的主要參考依據(jù)，文書檔案中最為主要的資料包括，會(huì)議的具體記錄、各事件的請示以及審批情況、重大事項(xiàng)的決議等。換句話說，文書檔案管理，會(huì)直接影響單位未來的戰(zhàn)略方向，對于其的發(fā)展有非常積極的意義。

2 辦公室文書檔案收集

（一）文書檔案收集的涵義

收集工作實(shí)際上很好理解，就是將各個(gè)部門發(fā)展過程中，所產(chǎn)生的資料收集起來進(jìn)行統(tǒng)一的整理，而文書檔案收集，就是相關(guān)人員，嚴(yán)格的按照制度規(guī)定，將散落在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中的資料收集起來，在辦公室檔案管理處，進(jìn)行統(tǒng)一的、科學(xué)的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。

（二）文書檔案收集工作的內(nèi)容與要求

辦公室文書檔案收集的主要工作就是檔案室對本單位需要?dú)w檔檔案的接收。在接收過程中，檔案人員應(yīng)達(dá)到以下工作要求：豐富和優(yōu)化檔案內(nèi)容；加強(qiáng)檔案室外工作的調(diào)查和指導(dǎo)；確保入室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；歸檔檔案應(yīng)當(dāng)齊全、完整。只有在達(dá)成這幾項(xiàng)要求的基礎(chǔ)上，才能達(dá)到檔案收集工作的“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、結(jié)構(gòu)合理、工作及時(shí)、體現(xiàn)特色”的總要求。

3 辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的現(xiàn)狀

（一）工作人員對文書檔案的管理意識(shí)較差

在以往的發(fā)展過程中，很多管理人員對于辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理是不重視的，管理的意識(shí)較差，在實(shí)際的工作中注意力不集中，崗位職責(zé)得不到有效的發(fā)揮，使文書檔案的收集和歸檔工作，很難落實(shí)。在實(shí)際的工作過程中，大部分的管理人員具有一個(gè)慣性思維，就是帶有紅頭的文件才是重要的，沒有紅頭表示的文件就是不重要的，在管理工作中，也就不重視，大大降低了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺損、檔案失真以及檔案時(shí)間不連貫等現(xiàn)象。工作人員對文書檔案的管理意識(shí)缺失使得工作人員責(zé)任感低，增加了文書檔案管理和查閱的難度，從而使得文書檔案無法為單位的決策發(fā)揮作用，在一定程度上阻滯了單位的發(fā)展進(jìn)程[1]。

（二）單位對文書檔案的收集和歸檔的重視力度較差，落實(shí)不到位

從目前，我國文書檔案收集和歸檔工作管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理部門對此工作重視力度較差，管理落實(shí)不到位，是最為突出的現(xiàn)象。造成這種現(xiàn)象的原因主要有：管理方式的不合理，在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，很多單位仍沒有落實(shí)電子文書檔案管理模式，仍采用文字檔案的管理形式，這就造成了管理工作落實(shí)不到位；文書檔案收集和歸檔的流程缺乏規(guī)范性，文件資料擺放雜亂，無法準(zhǔn)確區(qū)分，造成歸檔不及時(shí)；文書檔案資料真實(shí)性較差，很多單位進(jìn)行文書檔案管理只是為了應(yīng)付上級(jí)部門的檢查，文書資料的真實(shí)性無法有效保證，歷史資料缺失嚴(yán)重；文書檔案缺乏連續(xù)性與完整性，如文件資料斷章、斷頁、缺單位落款公章、缺時(shí)間等。

（三）文書檔案的收集及歸檔不全面

在實(shí)際的發(fā)展過程中，有一非常普遍的現(xiàn)象，就是文書檔案資料的收集缺乏全面性。再加上，文書資料涉及的內(nèi)容較多，來源復(fù)雜，參考價(jià)值較大，如果在收集的過程中，出現(xiàn)資料收集不全，遺留在其它部門的狀況，就會(huì)致使文件歸檔困難。此外，由于部分文書檔案管理人員為兼職人員，對文書檔案的整理及歸檔工作缺乏充足的時(shí)間、精力及經(jīng)驗(yàn)，或其他各種原因，最終導(dǎo)致文書檔案材料等無法及時(shí)有效的收集全面。

4 辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的改進(jìn)措施

（一）強(qiáng)化文書檔案工作管理人員的意識(shí)和能力

在社會(huì)大環(huán)境的促進(jìn)下，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理逐漸的被重視起來，要想提高收集與歸檔管理的水平，我們首先需要做的就是提高相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)，落實(shí)培訓(xùn)工作，對管理人員的資料敏感度、專業(yè)性以及專業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，為文書檔案的收集與歸檔管理工作的順利開展，打下基礎(chǔ)。對于一些管理能力仍然不夠強(qiáng)的工作人員，要結(jié)合其自身的特點(diǎn)和劣勢，進(jìn)行有針對性的技能培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其自身對于文書檔案工作管理的整體意識(shí)，這樣不僅能夠提高文書檔案工作管理人員自身的整體素質(zhì)，而且能夠保證文書檔案工作高效率、高質(zhì)量、高水平開展[2]。

（二）完善和優(yōu)化文書檔案相關(guān)工作管理制度

“沒有制度不成方圓”，要想保證辦公室文書檔案的收集與歸檔工作管理，科學(xué)合理，我們還需完善相關(guān)的管理制度，讓管理工作有制度可以依從，進(jìn)而提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的規(guī)范性。首先要保證文書檔案的收集時(shí)間、保管期限、歸檔范圍以及相關(guān)注意事項(xiàng)等內(nèi)容都進(jìn)行有效核實(shí)，保證其自身的有效性和真實(shí)性。另外，根據(jù)企業(yè)單位實(shí)際情況，按照相關(guān)規(guī)章制度來進(jìn)行責(zé)任分工制度，明確每一個(gè)管理人員的職責(zé)，保證文書檔案歸檔范圍的科學(xué)化、合理化。最后就是保證歸檔期限的確立，這樣能夠有利于對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，防止一些人員用于私用，這樣不僅能夠有效提高文件資料的整體收集效率，而且能夠保證文件資料的整體利用率[3]。

（三）創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式

在社會(huì)高速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案收集和歸檔工作管理模式，已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，文件資料的不完整制約了社會(huì)的發(fā)展，因此，在社會(huì)高速發(fā)展的背景下，我們應(yīng)對文書檔案收集和歸檔工作管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革。提高文書檔案資料收集的主動(dòng)性，首先相關(guān)人員需要加強(qiáng)與各個(gè)企業(yè)單位之間的聯(lián)系，定期對檔案資料進(jìn)行收集和歸檔，對一些文件資料進(jìn)行定時(shí)更新，保證文件資料的有效性和真實(shí)性。另外，對檔案管理過程中出現(xiàn)的一系列問題，及時(shí)進(jìn)行有針對性的解決，保證檔案管理工作的順利展開和進(jìn)行。最后就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高文書檔案的整體建立和完善，利用信息技術(shù)來輔助辦公室文書檔案的收集和歸檔，不僅能夠減少人為收集歸檔的誤差，而且能夠保證文書檔案的整體工作效率，將文書檔案自身的作用力充分發(fā)揮出來。

5 結(jié)束語

總之，辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作，是行政管理的主要內(nèi)容，是體現(xiàn)歷史發(fā)展情況的主要資料。本文對我國目前，辦公室文書檔案收集與歸檔管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了幾點(diǎn)優(yōu)化管理模式的策略，從強(qiáng)化文書檔案工作管理人員的意識(shí)和能力，完善和優(yōu)化文書檔案相關(guān)工作管理制度，創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式等幾方面進(jìn)行論述，希望可以提高文書檔案管理的水平，提高工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（23）：57-58.

[2]瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（22）：70.

[3]黎乃寧.芻議高校辦公室文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（19）：16-17.

作者簡介

劉輝，女，干部，館員，本科，山西省漳澤水庫管理局，研究方向：檔案管理。endprint