劉曉冬

企業(yè)人事檔案是企業(yè)人事管理部門和企業(yè)在招聘、培訓、考核、獎懲、選撥、任用等工作中形成的有關個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)、工資福利待遇、參加社會保險以及工作變動等情況的原始記錄，是考察干部職工和依法維護其合法權益的重要依據(jù)。

企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理中的一個重要組成部分，它在多個方面有著不可忽視的重要性。

一、企業(yè)人事檔案對單位人力資源工作的重要性

企業(yè)人事檔案對單位人力資源工作的重要性主要表現(xiàn)在以下三個方面：

一是為企業(yè)的一些重大人事決策提供了必要的依據(jù)。通過充分閱研人事檔案，能夠詳盡了解每一位員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等，進行綜合分析規(guī)劃，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，從而保證人力資源決策科學化、合理化。

二是提高人力資源使用效率和使用價值，合理進行人力資源配置。隨著時間的推移，出現(xiàn)人員流動、崗位變化等情況，人事檔案會隨著人員的流動而不斷傳遞，檔隨人走是人事檔案的動態(tài)特征，企業(yè)人員流動相對較快，要謹防發(fā)生有檔無人或有人無檔的現(xiàn)象。人檔統(tǒng)一才能使人力資源得到最佳的配置，使人才在企業(yè)的各個部門、各個崗位之間合理流動。

三是能夠做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發(fā)揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要內(nèi)容包括：道德品質(zhì)，工作經(jīng)歷，特長、成績與貢獻等等，從而為企業(yè)進行干部考察、任免、調(diào)配提供真實可靠有效的資料。

二、企業(yè)人事檔案對員工本人的重要性

有些員工認為檔案存在單位，平時根本不接觸，對自己的意義不是很大，甚至個別職工認為檔案可有可無，那事實真的如此嗎？

企業(yè)人事檔案對職工本人工作和生活的方方面面都有重要作用，如認證身份、計算連續(xù)工齡、申報職稱、政治審查等等，在按規(guī)定出具有關證明（包括存檔證明、婚姻證明、學歷證明、家庭成員證明、出國證明），辦理退休等，都需要以人事檔案為依據(jù)。

三、企業(yè)人事檔案對社會信用體系建設的重要性

個人是社會的基本單位，也是信用的提供者和接受者，因此個人信用體系是社會信用體系的必不可少的組成部分。人事檔案是個人信用信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況，可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公證材料等，從而形成完整的個人信用基礎信息。

綜上所述，在當今社會，企業(yè)人事檔案的作用并沒有在時代發(fā)展的背景下被逐漸弱化，相反，隨著社會的發(fā)展，社會和企業(yè)正在重新認識企業(yè)人事檔案的重要性，從而對企業(yè)人事檔案的管理提出了更高的要求。

如何加強對企業(yè)人事檔案管理，通過理論學習和工作實踐經(jīng)驗，我認為應該從以下幾方面著手：

一是啟動檔案管理標準化工作，建立健全科學合理的人事檔案管理制度。青島市政府在“十三五”規(guī)劃中明確提出要加強標準化工作，用標準規(guī)范管理，在人事檔案管理中，也同樣需要加強制度的標準化管理。對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全，檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。

二是推動檔案信息化建設，建立科學的人事檔案分類系統(tǒng)。人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員，由于企業(yè)的工作性質(zhì)、社會責任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。我們可以利用信息化手段，根據(jù)不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

三是提高人事檔案管理重視程度，重視人才引進、人員培訓，全面提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)。在知識經(jīng)濟時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

四是增強服務意識，積極主動的提供人事信息服務。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務。

五是加強工作創(chuàng)新意識，探索人事檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化開放式管理模式。人事檔案管理要與時俱進，人才信息服務網(wǎng)絡則為人事檔案現(xiàn)代化管理構建了堅實的實用平臺。建立人事檔案的網(wǎng)絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。

企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，只有改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，才能促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規(guī)范化的軌道。