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        淺談城市燃?xì)夤芫W(wǎng)檔案的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

        2017-10-14 11:52:57張春華
        企業(yè)文化 2017年14期
        關(guān)鍵詞:檔案管理工程信息

        張春華

        近年來城市建設(shè)迅速發(fā)展,規(guī)模不斷擴(kuò)大,管網(wǎng)檔案日益顯現(xiàn)出重要性與必要性,但對城市地下管線檔案信息的集中統(tǒng)一管理十分欠缺,致使地下管線情況不明,在施工中挖斷地下管線的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,造成了較大的經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)影響,因燃?xì)夤こ痰慕ㄔO(shè)與百姓生活息息相關(guān),涉及危及公眾安全和人民群眾正常生活。為此,國家建設(shè)部要求建設(shè)行政主管部門加強(qiáng)城市地下管線的檔案管理工作。

        —、燃?xì)獾叵鹿芫€檔案現(xiàn)狀

        (一)存檔不及時(shí)。公司明確規(guī)定燃?xì)夤こ淘诳⒐を?yàn)收4個(gè)月內(nèi)將工程檔案及時(shí)移交公司檔案室,但有些工程檔案歷經(jīng)幾年甚至十幾年都沒有存檔。其一:部分工程開工前沒有辦理規(guī)劃許可證,為搶先占領(lǐng)市場,沒有進(jìn)行備案,沒有備案證;其二:財(cái)務(wù)文件審核緩慢,工程結(jié)算文件太滯后。其三:部分施工單位將施工資料丟失或簽字蓋章不全。

        (二)歸檔不完整因素。公司所屬二級單位成立及撤銷變化性及人員流動(dòng)性較頻繁,部分施工部門對檔案資料處于無章可循的自由處理狀態(tài),資料存放在個(gè)人或科室部門;有的單位考慮人員配置等問題沒有專職的檔案人員,兼職人員同時(shí)兼任多項(xiàng)工作,一時(shí)無法全身心的投入檔案管理工作,造成檔案的缺少。檔案意識淡薄,一旦出現(xiàn)所屬企業(yè)撤銷或合并,人員調(diào)動(dòng)工作重新安置,在這種混亂狀態(tài)中,勢必造成個(gè)人手中資料丟失,檔案缺少的現(xiàn)狀。

        (三)開發(fā)利用、信息互動(dòng)少。由于體制的多樣化,地下管線檔案都由相關(guān)企業(yè)自行保管,除了本單位使用外,其他單位很少利用,所以經(jīng)常出現(xiàn)某路段中低壓管道被其它施工單位壓斷,燃?xì)庑孤┑痊F(xiàn)象。必須加強(qiáng)各管線單位檔案信息的交流互動(dòng),而就目前管理體制下的檔案管理缺少交流平臺(tái)。

        二、加強(qiáng)管網(wǎng)工程檔案的管理措施

        (一)檔案管理與工程管理同步化。首先將檔案管理納入企業(yè)管理考核體系,檔案人員定期下基層單位檢查、指導(dǎo),以通報(bào)的形式向公司報(bào)告檔案檢查的情況,作為內(nèi)部考核依據(jù)。各招投標(biāo)單位制定工程項(xiàng)目計(jì)劃時(shí),應(yīng)提出檔案工作計(jì)劃,制定相應(yīng)的管理辦法。如在管線施工款支付上,要待工程款支付85%時(shí),交齊各類檔案資料并由檔案室人員簽字確認(rèn)后再進(jìn)行預(yù)留一部分保證金,這為管線維護(hù)、搶修檔案的收集提供了保障。工程部門在對外進(jìn)行工程招、投標(biāo)的同時(shí),工程部或施工單位在簽訂施工合同時(shí)應(yīng)將對竣工檔案的歸檔要求詳細(xì)做出規(guī)定,并應(yīng)規(guī)定在竣工驗(yàn)收4個(gè)月內(nèi)將工程檔案及時(shí)移交公司檔案室。

        (二)建立工程檔案移交(接收)單(附件),與工程檔案一并存檔案,實(shí)施施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位、檔案部門聯(lián)簽審核,各司其責(zé),共同保證工程檔案客觀真實(shí)反映由施工設(shè)計(jì)到竣工驗(yàn)收的全過程。對于竣工文件材料不符合歸檔要求或有不真實(shí)現(xiàn)象的文件,不予驗(yàn)收簽字,并下《整改通知書》規(guī)定整改時(shí)間。

        (三)管網(wǎng)工程檔案涉及面廣,管理人員素質(zhì)層次不齊。工程部門施工員應(yīng)提高檔案意識,及時(shí)掌握工程項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度;及時(shí)跟進(jìn),未雨綢繆,到現(xiàn)場指導(dǎo)施工單位加強(qiáng)工程建設(shè)檔案的建檔工作,施工員換崗換人應(yīng)做好文件材料的交接,使接收人了解工程的現(xiàn)狀,盡量避免出現(xiàn)“馬后炮”的現(xiàn)象,避免施工單位反復(fù)整理檔案,挫傷其積極性。

        三、管網(wǎng)開工建設(shè)與檔案同步進(jìn)行

        (一)管網(wǎng)建設(shè)開工之日起,施工單位必須依據(jù)《施工前準(zhǔn)備管理程序》等規(guī)定,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)督促此工程兼職檔案員的工程材料收集、積累、移交工作,檔案員應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)際情況檢查落實(shí),主動(dòng)收集、整理檔案,做到施工文件材料的形成與工程進(jìn)度同步,內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整。在建設(shè)過程中加強(qiáng)督導(dǎo),定期或不定期檢查,從而引起建設(shè)各方對文件材料積累、整理的重視,避免了工程竣工后工程資料被動(dòng)應(yīng)付現(xiàn)象的出現(xiàn)。

        (二)工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步進(jìn)行?!豆こ舔?yàn)收管理程序》明確規(guī)定了檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定在工程竣工驗(yàn)收會(huì)議之前,完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收,對工程項(xiàng)目的前期、施工、竣工活動(dòng)中產(chǎn)生的各類材料是否齊全進(jìn)行逐一核對,并要求監(jiān)理單位對施工技術(shù)文件材料、竣工圖進(jìn)行審核,形成書面記錄后,才進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

        四、燃?xì)夤芫W(wǎng)檔案的前景設(shè)想

        (一)地下管網(wǎng)檔案的集中管理。嚴(yán)格執(zhí)行地下管線檔案報(bào)送制度,建設(shè)單位和專業(yè)管線管理單位要嚴(yán)格按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》,我市地下管線普查與信息化建設(shè)工作基本完成,為逐步建立我市地下管線信息動(dòng)態(tài)更新長效機(jī)制,建設(shè)單位應(yīng)在地下管線工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向所在城市城建檔案管移交管網(wǎng)檔案材料,地下管線投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對重要部位進(jìn)行維修的,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)據(jù)實(shí)修改原竣工圖,并向城建檔案管報(bào)送修改部分的工程竣工檔案。

        全地下管線檔案信息查詢制度。相關(guān)單位地下管線開工或搶修的工程,凡在各類管線附近地段進(jìn)行開挖、鉆探、爆破等施工活動(dòng)前,需到城建檔案管理機(jī)構(gòu)查詢該地段的地下管線現(xiàn)狀資料,查清相關(guān)資料,獲取查詢證明后,方可到市政部門辦理開工手續(xù),城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)隨時(shí)提供服務(wù)。擅自組織施工造成地下管線損失的,建設(shè)單位要承擔(dān)賠償責(zé)任。

        (二)加強(qiáng)管網(wǎng)檔案信息化建設(shè)。以數(shù)字化檔案為載體,依托數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)作為信息平臺(tái),通過網(wǎng)上鏈接、信息托管、資源共享等現(xiàn)代科技手段,依靠目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體、數(shù)據(jù)庫存和檔案數(shù)據(jù)中心,實(shí)現(xiàn)地下管線檔案遠(yuǎn)程利用。自助查詢,信息互動(dòng),數(shù)據(jù)共享,最大程度發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢,摒棄傳統(tǒng)的利用查詢方式。逐步建立科學(xué)的城市地下管線檔案信息動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng),避免城市道路重復(fù)開挖,所以管網(wǎng)檔案的及時(shí)歸檔和統(tǒng)一管理是發(fā)展必然趨勢,為民眾、企業(yè)的建設(shè)發(fā)展服務(wù),為保護(hù)城市生產(chǎn)和城市環(huán)境,提供詳實(shí)的信息資源,城市燃?xì)夤芫W(wǎng)檔案統(tǒng)一歸檔是檔案管理的必然趨勢。

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