徐洪欣

摘要：近年來，食品安全問題越來越受到人們的關(guān)注，這給食品安全監(jiān)管工作提出了更高的要求。食品監(jiān)管檔案管理是食品安全監(jiān)管工作的重要內(nèi)容，做好食品監(jiān)管檔案管理工作不但能夠促進(jìn)食品監(jiān)管工作的順利開展，而且能夠推動食品監(jiān)管事業(yè)的順利發(fā)展。鑒于此，本文分析了食品監(jiān)管檔案管理的作用和措施，希望能為食品監(jiān)管工作的順利開展提供理論方面的借鑒。

關(guān)鍵詞：食品監(jiān)管；檔案管理；安全風(fēng)險

頻繁發(fā)生的食品安全問題不僅對消費者的身體健康造成了嚴(yán)重的傷害，而且對正常的市場秩序造成了一定程度的破壞，也給經(jīng)濟社會的健康發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響，加強食品監(jiān)管、防范食品安全風(fēng)險成為一個亟待解決的問題。近年來，隨著食品安全法律法規(guī)的不斷完善，各地都加大了對食品安全的監(jiān)管力度，產(chǎn)生了大量的檢查記錄、審批材料、檢查報告等檔案，如何對這些檔案進(jìn)行管理并向社會公布，是食品監(jiān)管部門面臨的重要問題。

一、食品監(jiān)管檔案管理的作用

（一）食品監(jiān)管檔案管理的內(nèi)涵

食品監(jiān)管檔案的管理和食品監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理是兩個類似卻又不同的概念。食品監(jiān)管檔案管理是指將食品監(jiān)管過程中產(chǎn)生的文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等資料進(jìn)行記錄并整理歸檔的過程。食品安全事故將以食品監(jiān)管檔案中的文字、數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行闡述，并通過數(shù)據(jù)的預(yù)測和總結(jié)作用，起到承上啟下的作用，從而使食品監(jiān)管工作的效率得以提高。食品監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理是指監(jiān)管過程中所記錄的信息必須準(zhǔn)確和真實，所記錄的資料必須具有全面性，不能出現(xiàn)概念不清或者信息片面的問題。因此，我們不僅要對食品監(jiān)管檔案進(jìn)行管理，更要對其進(jìn)行規(guī)范化管理。

（二） 食品監(jiān)管檔案管理的作用

對食品監(jiān)管檔案進(jìn)行規(guī)范化管理具有以下幾個方面的作用：首先，可以保證食品監(jiān)管檔案的信息真實準(zhǔn)確，有效杜絕無效信息的出現(xiàn)，能夠?qū)⑹称钒踩矫娴碾[患消除在萌芽狀態(tài)；其次，檔案的預(yù)測作用能夠使食品安全部門在第一時間對食品安全問題進(jìn)行處理，避免食品安全問題的進(jìn)一步擴大；再次，將食品監(jiān)管檔案及時向社會公布，有利于實現(xiàn)廣大人民群眾對食品企業(yè)的監(jiān)督，為食品安全監(jiān)管工作的順利開展提供堅實的保障。

二、 食品監(jiān)管檔案管理有效措施

為了保證食品監(jiān)管檔案管理工作的有效開展，食品監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)針對食品監(jiān)管檔案管理形成完善的工作網(wǎng)絡(luò)體系，通過各方配合，形成合力，推動食品監(jiān)管檔案管理工作的順利開展。

（一）一戶一檔 規(guī)范管理

食品安全管理部門應(yīng)當(dāng)把所有的食品生產(chǎn)商和食品經(jīng)營商納入到食品安全監(jiān)管范圍內(nèi)，通過一戶一檔的途徑對其進(jìn)行直接監(jiān)督和管理，提高食品生產(chǎn)商和食品經(jīng)營商對食品安全的重視程度，使其自覺對食品生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)行規(guī)范化管理。食品監(jiān)督部門應(yīng)當(dāng)對每個具有食品生產(chǎn)權(quán)和經(jīng)營權(quán)的單位進(jìn)行監(jiān)督，并對監(jiān)督的次數(shù)和結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和整理，形成獨立的文件和目錄，供以后查詢使用。通過一戶一檔的途徑進(jìn)行食品監(jiān)管可以使食品監(jiān)管部門及時掌握食品生產(chǎn)商和食品經(jīng)營商的經(jīng)營狀況，從而實現(xiàn)實時監(jiān)督和管理?？傊?，通過一戶一檔的途徑進(jìn)行食品監(jiān)管是保障食品安全的有效途徑。

（二） 規(guī)范檔案 歸檔順序

在實際的食品監(jiān)管檔案管理過程中，管理人員如果不按照規(guī)定的工作程序來開展檔案管理工作，就會影響檔案管理和使用的效果與質(zhì)量。因此，為了避免此類問題的發(fā)生，食品監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，進(jìn)一步明確食品監(jiān)管檔案的歸檔程序，使工作人員詳細(xì)地了解并扎實地掌握正確的檔案歸檔流程及方法，并要求所有工作人員嚴(yán)格按照以下程序開展檔案管理工作：了解企業(yè)信息——填寫食品安全普查表——填寫巡查狀況登記表——填寫復(fù)查狀況登記表。在食品監(jiān)管過程中，監(jiān)管人員會經(jīng)常遇到一些食品安全問題，這就要求監(jiān)管人員及時撰寫質(zhì)量檢查和整改報告并呈交上級主管部門審閱。相關(guān)報告一定要書寫規(guī)范并按時歸檔，確保食品監(jiān)管檔案有較高的質(zhì)量。

（三）強化案卷 檔案管理

食品安全管理部門應(yīng)當(dāng)加強對案卷檔案的管理。案卷檔案指的是一些具體案件的檔案，也就是具有處罰結(jié)果和處罰決定書的檔案。案卷檔案是一類特殊的檔案，不但具有一般檔案所具有的特點，而且具有一些特殊的性質(zhì)，其不僅是以前監(jiān)督工作的痕跡，也是今后監(jiān)督工作的依據(jù)。案卷檔案的來源包括投訴舉報、專項檢查和日常監(jiān)督等。要做好案卷檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)掌握監(jiān)管區(qū)域的食品生產(chǎn)商和食品經(jīng)營商的數(shù)量和情況，并根據(jù)其生產(chǎn)經(jīng)營特點對其建立監(jiān)管檔案，保證執(zhí)法過程中沒有遺漏、交叉和重復(fù)，有效避免執(zhí)法不嚴(yán)、分類不明和責(zé)任不清等問題的發(fā)生。

食品安全監(jiān)督和懲處工作應(yīng)當(dāng)按照《行政處罰法》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保案件處理過程中的現(xiàn)場筆錄、處罰決定書和整改通知書等材料得到有效記錄，簽名或者數(shù)額應(yīng)當(dāng)清晰可見，避免隨意涂改，并按照事件的發(fā)生順序?qū)Σ牧线M(jìn)行裝訂和整理。所有的案卷檔案在歸檔之前都要經(jīng)過審核部門的審核，嚴(yán)禁對缺乏規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性和明確性的材料進(jìn)行歸檔，而且檔案一旦進(jìn)入檔案室則不得隨意進(jìn)行更改和調(diào)換。規(guī)范的案卷檔案不但能夠為今后的食品監(jiān)管工作提供依據(jù)，也是處理行政訴訟案件的直接證據(jù)。因此，為了提高監(jiān)管檔案的安全性和執(zhí)法工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，食品監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)加強對案卷檔案管理工作的重視程度。

（四） 加強檔案 管理制度宣傳

當(dāng)前，部分食品安全監(jiān)管人員對檔案管理工作認(rèn)識不到位，在實際工作中不重視檔案管理工作，從而出現(xiàn)了監(jiān)管檔案丟失、檔案內(nèi)容不全、工作效率低下等一系列問題，阻礙了食品安全監(jiān)管工作的開展。因此，食品監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)做好食品安全監(jiān)管檔案管理制度宣傳工作，通過微信、微博等新興媒體進(jìn)行廣泛宣傳，在單位內(nèi)部形成食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的輿論氛圍，以檔案規(guī)范化管理先進(jìn)事跡為主要宣傳對象，增強檔案管理人員及資料搜集人員對食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識程度，引導(dǎo)工作人員在工作過程中自覺遵守相關(guān)流程辦法和管理規(guī)定，真正實現(xiàn)食品安全監(jiān)管檔案管理工作效率的提高。

結(jié)語

在我國食品安全事件頻發(fā)的背景下，加強對食品生產(chǎn)商和經(jīng)營商的監(jiān)督和管理是非常必要的，這不但能夠為食品安全監(jiān)管提供依據(jù)，使我國的食品安全監(jiān)管工作落到實處，而且能夠?qū)κ称钒踩录M(jìn)行有效預(yù)測，防止食品安全事件的發(fā)生。食品監(jiān)管部門應(yīng)通過規(guī)范檔案歸檔順序、強化案卷檔案管理、加強檔案管理制度宣傳等途徑，提高食品監(jiān)管檔案管理的規(guī)范化程度，將食品監(jiān)管工作落到實處，為食品安全提供堅實的保障。

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（作者單位：山東省青島市城陽區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局，山東 青島 266109）endprint