金嵐

摘 要 文書(shū)檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)工作資料留存管理的重要內(nèi)容，能為各項(xiàng)工作的連續(xù)性提供保障。隨著時(shí)代的發(fā)展，需要管理的信息資料數(shù)量相比過(guò)去多了許多倍，在這種情況下，繼續(xù)采用紙質(zhì)備案、實(shí)物管理的文書(shū)檔案管理模式必然無(wú)法滿足發(fā)展需要。如何引入新理念、新方法、新科技來(lái)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作，成為當(dāng)前需要研究的課題。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期；文書(shū)檔案；管理

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 2095-6363（2017）17-0070-01

目前，政府和企業(yè)等單位的辦公自動(dòng)化覆蓋面越來(lái)越高。采用電腦和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)打印、保管、傳輸文書(shū)已經(jīng)成為普遍的辦公狀態(tài)。如何對(duì)文本檔案進(jìn)行合理有效的管理，讓現(xiàn)在的多媒體文本檔案和紙張檔案一樣實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久、可靠地查閱使用，從新時(shí)期的需要出發(fā)不斷提高文書(shū)檔案管理工作的水平，是文書(shū)檔案管理人員需要認(rèn)真研究的課題。

1 新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)

當(dāng)前文書(shū)檔案管理正從過(guò)去的盒裝紙張資料向硬盤(pán)存儲(chǔ)、服務(wù)器備份、電腦查詢等方式轉(zhuǎn)變。將紙質(zhì)的文書(shū)檔案掃描存檔備份，是時(shí)代進(jìn)步帶來(lái)的必然方向。采用電腦管理文書(shū)檔案能改變過(guò)去手工管理時(shí)存在的3個(gè)缺陷：

其一，能改變過(guò)去手工管理文書(shū)檔案，勞動(dòng)強(qiáng)度大、效率不高的問(wèn)題。傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的主要流程是，將文件資料按照規(guī)定進(jìn)行分類和歸類后，進(jìn)行人工組卷，抄寫(xiě)卷內(nèi)的文件目錄、卷宗標(biāo)題、保管期限等詳細(xì)信息后，再手工裝訂立卷。這不僅需要具有一定專業(yè)知識(shí)，分類歸類準(zhǔn)確，還要抄寫(xiě)筆記工整、仔仔細(xì)細(xì)，不能出有一分差錯(cuò)。程序復(fù)雜瑣碎枯燥，出錯(cuò)率高、返工率高，費(fèi)時(shí)費(fèi)事浪費(fèi)人力資源。采用電腦操作后，能夠?qū)崿F(xiàn)建檔內(nèi)容的修改更正，固定的項(xiàng)目可利用軟件，只需填寫(xiě)關(guān)鍵信息，相同內(nèi)容可利用快捷鍵進(jìn)行操作，大大提高操作效率。

其二，能改變過(guò)去人工管理文書(shū)檔案時(shí)，管理效率低的問(wèn)題。紙質(zhì)資料文件需要人工一項(xiàng)項(xiàng)編寫(xiě)序號(hào)、目錄、案卷號(hào)碼、有序排列，要抄寫(xiě)封面，進(jìn)行裝訂整理，工作程序較多，人為影響因素多，致使管理水平不能保持一貫性。

其三，能改變過(guò)去人工管理文書(shū)檔案時(shí)，查找信息資料時(shí)間長(zhǎng)、查找準(zhǔn)確性不高的問(wèn)題。手工進(jìn)行文件資料的查找時(shí)，必須詳細(xì)了解資料文件的具體信息，比如發(fā)文時(shí)間、名稱、關(guān)鍵詞等，才能一一對(duì)應(yīng)地進(jìn)行查找。查詢中要求文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)工作水平較高，如果遇到文書(shū)歸檔人員歸檔不明確，組卷不正確、案卷標(biāo)題出現(xiàn)錯(cuò)誤等情況，就沒(méi)法找出需要的文書(shū)資料。利用電腦對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔、建檔，能極大提高對(duì)文書(shū)檔案的查詢速度。查詢中不僅可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的準(zhǔn)確查找，而且能夠運(yùn)用模糊查找、關(guān)鍵詞、時(shí)間段查找等先進(jìn)的搜索方式，幫助快速、準(zhǔn)確地找出需要的文書(shū)檔案。電腦如果有互聯(lián)網(wǎng)功能，不僅能查詢本館資料，而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)查詢其他館內(nèi)的資料，大大提高工作效率和質(zhì)量。

2 新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的主要問(wèn)題

1）文書(shū)檔案管理的規(guī)范性需要提高?，F(xiàn)在很多文書(shū)檔案是采用掃描原件進(jìn)行存檔的方式。政府和企業(yè)等單位在文書(shū)檔案管理中，還存在普遍規(guī)范性不夠的情況。主要表現(xiàn)在3個(gè)方面的不規(guī)范。一是文書(shū)檔案的原始存檔資料保存的格式、質(zhì)量不規(guī)范，有的是掃描質(zhì)量不高，出現(xiàn)模糊、亂碼等情況，有的是存儲(chǔ)格式不通用，需要特殊軟件打開(kāi)，或是過(guò)一段時(shí)間后文件受到軟件影響出現(xiàn)不能使用等情況。二是文書(shū)檔案的檔號(hào)、卷宗標(biāo)題、查詢關(guān)鍵詞不規(guī)范。這主要是受到操作人員專業(yè)水平的影響，實(shí)際操作中人為影響因素過(guò)大。三是文書(shū)檔案內(nèi)的資料內(nèi)容不規(guī)范，還存在缺少章節(jié)、內(nèi)容，目錄順序與內(nèi)容不符合等情況。

2）文書(shū)檔案管理的準(zhǔn)確性和便捷性需要提高。當(dāng)前文書(shū)檔案管理在利用率上的問(wèn)題是，很多文書(shū)檔案管理部門，還有各自為政的思想，從知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、文書(shū)檔案保密管理等角度，對(duì)自己保管的文書(shū)檔案進(jìn)行管理，致使不能實(shí)現(xiàn)分層次和等級(jí)的共享使用，很多文書(shū)檔案石沉大海，沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。很多單位的文書(shū)檔案對(duì)企業(yè)政府等單位的查詢需求都比較支持，對(duì)公民個(gè)人需要往往設(shè)置了過(guò)多的門檻。文書(shū)檔案管理中對(duì)于資料的檢索功能需求很大?，F(xiàn)在大部分單位采取的是手工和電腦相結(jié)合的檢索方式。電腦檢索的便捷高效等特點(diǎn)，必然會(huì)讓電腦檢索最終替代人工檢索。但是，我們也要看到電腦檢索工具編寫(xiě)的重要性，要避免出現(xiàn)檢索結(jié)果多而不精的現(xiàn)象。

3）文書(shū)檔案管理的人員素質(zhì)需要提高。過(guò)去很多單位都對(duì)文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)要求不高，認(rèn)為管理文書(shū)檔案會(huì)抄抄寫(xiě)寫(xiě)，字跡清晰就行。但隨著時(shí)代的進(jìn)步，這個(gè)觀念需要盡快改變。我國(guó)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)和培訓(xùn)起步比較晚，國(guó)內(nèi)檔案管理專業(yè)的學(xué)生總數(shù)不夠。在實(shí)際工作崗位上的文書(shū)檔案管理人員普遍存在學(xué)歷不高、專業(yè)知識(shí)水平不高的情況?，F(xiàn)在的社會(huì)對(duì)文書(shū)檔案的管理需求已經(jīng)不僅僅滿足于能找到，而是提出了新的更多要求。比如，要能夠?qū)ξ臅?shū)檔案信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)，對(duì)文書(shū)資料進(jìn)行深層次研究，從而為需要資料的人員提供全方位服務(wù)等。新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作，不再僅僅局限于對(duì)文書(shū)資料的查找到位，還要能實(shí)現(xiàn)為查閱人員推薦到位的

能力。

3 改進(jìn)新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的思考和建議

1）要進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的流程和方式。要建立符合新時(shí)期文書(shū)檔案使用需要的管理新模式。在文書(shū)檔案建檔中，對(duì)原始文書(shū)檔案精挑細(xì)選，保證文書(shū)檔案的有用率。要在實(shí)際操作時(shí)，注重標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。以將紙質(zhì)文書(shū)檔案電子化的過(guò)程為契機(jī)，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行二次的建檔歸檔，改進(jìn)過(guò)去的缺陷。要對(duì)歸檔時(shí)的名稱目錄建立進(jìn)行規(guī)范。從電腦的查詢特點(diǎn)出發(fā)，建立一整套規(guī)范的關(guān)鍵詞數(shù)據(jù)庫(kù)，避免出現(xiàn)人為理解因素影響查詢的情況。要建立科學(xué)合理的查詢流程，建立數(shù)據(jù)全、資料準(zhǔn)的龐大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，為文書(shū)檔案的有效使用、精準(zhǔn)查找提供保障。

2）要建立“互聯(lián)網(wǎng)+”下的文本檔案管理新模式。將過(guò)去的紙質(zhì)資料檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字化的文本資料是一項(xiàng)巨大的工程。文書(shū)檔案管理單位，要結(jié)合實(shí)際情況，把轉(zhuǎn)電子數(shù)字化的工作納入長(zhǎng)期規(guī)劃，積極推進(jìn)電子數(shù)字化管理文書(shū)檔案的新模式。要提高文書(shū)檔案電子數(shù)字化的質(zhì)量，利用高還原度掃描、高利用率數(shù)據(jù)壓縮等新技術(shù)，把紙質(zhì)文書(shū)檔案和近期的光影等圖像資料都盡可能地收集存儲(chǔ)好。要建立與單位、個(gè)人需求相適應(yīng)的文書(shū)檔案查詢網(wǎng)站，在網(wǎng)上利用云平臺(tái)、云計(jì)算等新互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，讓文書(shū)檔案發(fā)揮更大的

作用。

3）要培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)高的文書(shū)檔案管理人才隊(duì)伍。要把責(zé)任意識(shí)建設(shè)作為文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)建設(shè)來(lái)抓。文書(shū)檔案管理要求管理人員必須職業(yè)道德優(yōu)秀、工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)和工作精神一絲不茍。在此良好的精神狀態(tài)下，要持續(xù)開(kāi)展文書(shū)檔案相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓文書(shū)檔案管理人員不僅具備過(guò)硬的檔案管理的知識(shí)，還通過(guò)學(xué)習(xí)不斷豐富知識(shí)的種類、開(kāi)闊工作視野、優(yōu)化管理能力。要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》等國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)等專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，讓文書(shū)檔案管理人員對(duì)自己的職業(yè)有責(zé)任感和榮譽(yù)感。要營(yíng)造重視和支持文書(shū)檔案管理工作的良好氛圍，為提高文書(shū)檔案管理工作水平提供多方面的有效保障。

新時(shí)期開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，要從新技術(shù)的發(fā)展情況出發(fā)，政府、企業(yè)等單位和個(gè)人的需求出發(fā)，不斷更新管理理念和管理模式，有效地提高文書(shū)檔案管理工作的水平。

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