牛文芳

[摘要]檔案對于一個學校而言具有極為重要的作用和積極意義，它不僅見證者學校的發(fā)展歷程，同時也是全體師生工作、學習等的真實縮影。因此，從這個角度來看，做好學校的檔案管理工作是尤為重要的。然而，從目前所了解的實際情況來看，很多學校對檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，面臨著一些問題和困境，如果不及時解決的話，勢必會影響其效用的發(fā)揮?；谶@樣的現(xiàn)實背景，文章以“中等職業(yè)學校檔案管理工作”為主要研究對象，并對其展開深入、細致的探討和分析，發(fā)現(xiàn)問題，并最終提出切實可行的建議與對策，以供大家依據(jù)和參考。

[關(guān)鍵詞]中等職業(yè)學校；檔案管理工作；問題；改進措施

【中圖分類號】G717.24

一、引言

學校檔案，就是學校發(fā)展歷程的完整記錄，其中涉及到學校的各項管理工作、教育教學以及科研、活動等，具有極高的查考價值。中等職業(yè)院校自然 也不例外。一般來說，中等職業(yè)學校的檔案應(yīng)該主要包括以下幾種，即文書檔案、財務(wù)檔案、認識檔案、教學檔案、音像檔案以及設(shè)備檔案等。學校檔案是對學校辦學歷史的記載，從某種程度上講，是對學校綜合辦學水平的一種真實反映。

二、關(guān)于中等職業(yè)學校檔案管理工作現(xiàn)狀的分析

為了更好地了解中等職業(yè)學校的檔案管理工作現(xiàn)狀，不僅僅深入了解了本校的檔案管理工作，也走訪了幾所兄弟學校。

1.中等職業(yè)學校的檔案管理工作現(xiàn)狀

從走訪了解的實際情況來看，中等職業(yè)學校的檔案管理工作較以前有了很大程度的提升，具體來說主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，檔案管理工作的受重視程度有所提升

近些年來，檔案管理工作在學校受到了越來越多的重視，不僅僅對學校近幾年來的檔案進行了重新整理與分類等，而且也有專門的人員負責檔案的管理工作。

第二，檔案管理工作開始步入信息化時代

伴隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，中職院校的檔案管理工作也開始步入信息化時代，開始著手準備，以便能夠更加快捷、方便地檢索出所要查找的各種信息，只是處于起步階段，有許多尚待完善之處。

2.中等職業(yè)學校檔案管理工作存在的問題分析

雖然檔案管理工作較以前有了一定的進步與提升，但是依然存在著一些問題。具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，檔案管理工作的規(guī)范性有待進一步提升

對于檔案管理工作來說，有序的分類是必須的，這樣才便于在使用的時候查找，以及后期的逐步完善。然而，從現(xiàn)在的實際情況來看，檔案的分類不明確，甚至雜亂無序，另外，檔案的更新與完善不及時，很少甚至根本無法做到在第一時間將學校發(fā)生的各種活動，如教育教學、科研、學生活動等及時加以補充，這樣就導致了學校檔案的不完整與不規(guī)范。

第二，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待進一步提升

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)即包括職業(yè)道德素養(yǎng)，也包括專業(yè)素養(yǎng)。從目前的秦廣來看，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)普遍不高。

首先，檔案管理人員的服務(wù)意識有待進一步提升

對于從事檔案管理工作的教師來說，不僅僅要對所有的檔案非常熟悉，具體擺放的位置，相關(guān)的內(nèi)容等有所了解，更重要的是要有極強的責任心和服務(wù)意識。從當前的情況來看，很多教師并沒有充分意識到自己自己所從事工作的重要性和必要性，甚至是抱有一種“混日子”、“敷衍了事”的態(tài)度，這樣就很難真正以主人翁的責任感投入到實際的工作中去，給檔案工作的順利開展帶來了很大的困難。

其次，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待進一步提升

檔案管理人員僅僅有責任心是遠遠不夠的，還需要有一定的專業(yè)知識作為有力的支撐。由于缺乏系統(tǒng)的培訓，很難真正做到及時歸檔、準確歸檔。另外，檔案管理人員將過多的精力和時間放在了檔案的保存上，而忽視帶來檔案的管理工作。

另外，由于檔案管理的信息化趨勢是必然的，很多教師由于缺乏專業(yè)的知識，很難在段時間內(nèi)實現(xiàn)檔案管理的信息化，也無法完全發(fā)揮出其應(yīng)有的積極效用。

3.中等職業(yè)學校檔案管理工作的對策分析

要想真正做好中等職業(yè)學校的檔案管理工作，筆者認為我們可以從以下幾個方面著手努力：

第一，進一步強化檔案意識，為全面提升檔案管理工作的質(zhì)量奠定堅實、有力的基礎(chǔ)

全面強化檔案意識，不僅僅要面向檔案管理人員，更要面向全體教師，讓每一位教師都意識到檔案管理工作的重要性，從而能夠積極、主動地把相關(guān)工作的檔案知識送給負責教師手中，為檔案管理人員做好檔案管理工作提供有力的保障。

與此同時，學校的領(lǐng)導要繼續(xù)支持檔案工作，將檔案建設(shè)作為學校的日常工作之一來抓、來做，在開展檔案管理的實際進程中，不斷探索，不斷總結(jié)經(jīng)驗，全面做好檔案管理工作。

第二，定期開展培訓，全面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員綜合素養(yǎng)的高低是關(guān)系到能否做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在。為此，對于學校來說，要定期開展培訓，為檔案管理人員提供更多的學習機會；從教師的角度而言，要不斷加強學習，提升自身的綜合素養(yǎng)。

首先，提升自我的服務(wù)意識，充分意識到做好檔案管理工作的重要作用和積極意義，進而全身心投入到實際的工作中去，不僅僅要認真做好檔案的分類、整理等工作，同時也要不斷摸索，找尋做好工作的好方法。

其次，加強學習，提升自身的綜合素養(yǎng)，尤其是在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，務(wù)必要了解并掌握一定的計算機知識，能進行簡單的、基本的操作，為全面加快推進檔案管理信息化進程奠定基礎(chǔ)。

再次，注重加強與兄弟院校之間的交流，在從事檔案管理的實際過程中，難免會遇到這樣或者那樣的難題，如果能夠加強與兄弟院校之間的交流，往往可以共同探討一些難題，更好地做好檔案管理工作。

第三，全面加快推進檔案管理的信息化進程

檔案管理的信息化必須要有硬件支撐，為此，學校要加大投入，引進必要的設(shè)備，如計算機、檔案架、密集柜等等。利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案服務(wù)，制作檔案信息網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)部各部門的網(wǎng)站鏈接，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。這樣，既可擴大檔案利用范圍和提高檔案的利用率，也可引起人們對檔案重要性的認識，實現(xiàn)由傳統(tǒng)提供個體服務(wù)向提供群體服務(wù)的方向發(fā)展，由半封閉、無條理的資料庫向使用快捷方便的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。與此同時，必須盡快建立統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標準，以便能夠輕松、快捷地在互聯(lián)網(wǎng)上進行查閱。另外，由于檔案對于一個學校的發(fā)展具有極為重要的作用，因此，各種規(guī)章制度都要盡快出臺并完善，如系統(tǒng)運行安全管理、出入機房、庫房等的規(guī)定等等。

三、結(jié)語

綜上所述，我們不難看出，檔案對于學校的積極效用，為此，加快推進檔案管理工作的規(guī)范化刻不容緩。需要注意的是，檔案管理工作的具體開展務(wù)必要立足于學校的實際情況，不斷探索，只有這樣，才能真正做好檔案管理工作。

參考文獻

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[2] 劉彥邦.職業(yè)學校檔案管理工作探析[J].安徽文學（下半月），2011，15.endprint