周 超 譚欽文 尹 軍*

醫(yī)院特種設(shè)備檔案工作現(xiàn)狀分析與管理探討

周 超①譚欽文①尹 軍①*

目的：探討醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理工作的重要意義，做好醫(yī)院從業(yè)人員和患者的生命安全保障工作。方法：通過總結(jié)工作實踐經(jīng)驗，對醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理的內(nèi)容、存在的問題和相關(guān)管理活動及解決方法等進行分析研究。結(jié)果：醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理的發(fā)展必須順應(yīng)時代發(fā)展的大環(huán)境，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)設(shè)備檔案管理的思維模式，應(yīng)用先進技術(shù)，對醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理工作不斷完善與更新，使分類管理、標(biāo)準(zhǔn)預(yù)防和工作流程更為規(guī)范化、科學(xué)化、嚴(yán)謹(jǐn)化。結(jié)論：做好特種設(shè)備檔案的管理工作，使特種設(shè)備在醫(yī)院的診療中發(fā)揮其應(yīng)有作用。

特種設(shè)備；檔案管理；制度化；信息化

醫(yī)院特種設(shè)備檔案是每臺壓力容器、安全閥、醫(yī)用電梯、高壓氧艙、中心供氧和氧氣瓶等設(shè)備在投入使用前及整個使用過程的全部歷史記錄，是醫(yī)院各單位特種設(shè)備管理工作的重要構(gòu)成部分，也是醫(yī)院醫(yī)用設(shè)備檔案管理工作的內(nèi)容之一。醫(yī)院的醫(yī)療特種設(shè)備對醫(yī)院的醫(yī)療、科研和教學(xué)以及后勤保障體系等管理運行、安全工作以及保障醫(yī)院從業(yè)人員和患者的生命安全起著至關(guān)重要的作用[1]。特種設(shè)備檔案的管理工作是特種設(shè)備使用單位安全管理的直接基礎(chǔ)，特種設(shè)備檔案的管理是否規(guī)范科學(xué)，是考量使用單位特種設(shè)備管理水平的重要依據(jù)[2-3]。做好特種設(shè)備檔案管理工作，有利于提高使用單位特種設(shè)備安全管理水平。

1 醫(yī)院特種設(shè)備檔案建立的必要性

近年來，因特種設(shè)備的特殊性，國家對其加大治理力度，出臺了于2014年1月1日起實施的《中華人民共和國特種設(shè)備安全法》。期間國家還相繼頒發(fā)了《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》、《安全生產(chǎn)法》、《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，各地也制定了相關(guān)規(guī)范和辦法。隨著國際相關(guān)法律法規(guī)的出臺及特檢行業(yè)的快速發(fā)展，使特種設(shè)備檔案管理日趨豐富化和成熟化，并取得一定的效果[4]。綜合性三級甲等醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備及后勤特種設(shè)備每年增長，加強對醫(yī)療及后勤特種設(shè)備的安全管理，達到防止和減少事故、確保醫(yī)療衛(wèi)生活動安全，促進經(jīng)濟發(fā)展的目的。本研究對醫(yī)用特種設(shè)備檔案管理工作進行新的認(rèn)識和探索，掌握好醫(yī)院醫(yī)用特種設(shè)備檔案管理工作新規(guī)律[5]。

2 醫(yī)院特種設(shè)備檔案工作現(xiàn)狀分析

2.1 設(shè)備檔案管理意識淡薄

在許多醫(yī)院中存在“重臨床，輕后勤”的觀念，對特種設(shè)備檔案管理不夠重視，崗位管理力量不足，忽視設(shè)備檔案管理在醫(yī)院安全生產(chǎn)、生活秩序中產(chǎn)生的重大作用。而且對特種設(shè)備檔案管理相關(guān)人員的宣傳、教育和培訓(xùn)不到位，管理人員能力與水平參差不齊；表現(xiàn)出檔案管理崗位人員認(rèn)識不足，責(zé)任心不強，設(shè)備檔案資料隨意存放，整理不及時。

2.2 相關(guān)臨床科室配合不力

特種設(shè)備檔案管理內(nèi)容涉及面廣，不同設(shè)備品名類別，所需檔案資料不盡相同，很難將其收集完整，從而直接影響醫(yī)院管理。醫(yī)院科室眾多、分布廣，需要臨床科室密切配合完成。由于臨床科室工作量大，人手有限，加之關(guān)注度不夠，給特種設(shè)備檔案管理工作增加了難度[6]。臨床科室特種設(shè)備檔案管理人員大多為身兼數(shù)職，或變動頻繁，人員協(xié)調(diào)不足。

2.3 缺乏信息化管理與技術(shù)支持

在信息化迅速發(fā)展的背景下，有些科室的特種設(shè)備檔案還停留在紙質(zhì)檔案記錄或者辦公軟件表格記錄方式上，將特種設(shè)備檔案用文件夾裝起來放入檔案盒中，不利于查找及保管[7]。采用手工檢索的方法，不僅工作效率低，造成管理耗時、費力，并且不利于檔案長期保存的要求。相關(guān)科室人員無法快速精確地獲取該設(shè)備檔案信息，缺乏信息化管理與技術(shù)支持，無法建立設(shè)備的技術(shù)與經(jīng)濟效益評估體系。

2.4 欠缺管理制度及標(biāo)準(zhǔn)化管理

醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理目前尚缺乏系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理[8]。使用特種設(shè)備科室存在檔案制度不健全、不完善；不能實現(xiàn)檔案資料與運行設(shè)備的詳實對應(yīng)。即便科室創(chuàng)立了特種設(shè)備管理制度，卻流于形式落實不嚴(yán)，執(zhí)行不到位，致使特種設(shè)備檔案管理制度形同虛設(shè)，造成特種設(shè)備檔案資料缺失和不實，不能及時為特種設(shè)備檔案查詢提供真實完整的數(shù)據(jù)資料。

3 醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理改進方案

3.1 建立特種設(shè)備檔案管理制度

建立健全醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理制度是一項系統(tǒng)的工程，需要各個部門的配合。醫(yī)院級管理者強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，并牽頭帶領(lǐng)團隊完成建立管理制度的項目，廣泛宣貫到各科室，引導(dǎo)相關(guān)人員提高對特種設(shè)備檔案管理的認(rèn)識。將醫(yī)用特種設(shè)備檔案的各項管理制度和管理流程納入到醫(yī)院資源計劃(hospital resource planning，HRP)系統(tǒng)中進行管理，實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度化管理[9]。同時，設(shè)備檔案管理制度與醫(yī)院所制定的相關(guān)章程進行修訂和完善，各類設(shè)備賬目和所有資料做到種類齊全，分類合理，專人管理。細(xì)化人員職責(zé)，落實好工作流程，制定合理的獎罰制度。

3.2 提高機構(gòu)軟件和硬件配置

按照檔案目標(biāo)管理的要求，加快推進以相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施、人才隊伍、檔案中心和管理資質(zhì)等重點綜合能力建設(shè)。配置專用電腦更新檢索工具，逐步完善檔案密集架目錄條碼標(biāo)簽，完善檔案存放位置看板示意圖，為監(jiān)管重點區(qū)域安裝了防盜監(jiān)控視頻、鐵門和鐵窗，并配置防火、防潮和防霉等配套設(shè)備，加強檔案資料的安全性。運用先進條碼溯源技術(shù)進行大膽探索管理，提高查詢效率，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過渡到信息資源管理中，將檔案資料進行合理的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將數(shù)據(jù)信息存儲在磁盤中便于及時查詢，重要資料做好備份[10]。

3.3 落實特種設(shè)備檔案的使用方案

著眼于未來無紙化和信息化管理的觀念，加強領(lǐng)導(dǎo)，精心謀劃，擬制多項方案和預(yù)案，順利完成特種設(shè)備檔案監(jiān)督交接，提高其設(shè)備使用效益。包括醫(yī)院在役特種設(shè)備調(diào)查、過渡期的防護以及多種特種設(shè)備的動態(tài)周期使用、維修和計量質(zhì)量控制。依據(jù)實際工作中所擔(dān)負(fù)的角色任務(wù)，實施方案化演練，發(fā)現(xiàn)問題及時修正、補充和完善，切實把方案做實、做細(xì)，確保特種設(shè)備檔案的使用方案可操作性強[11]。

3.4 開展“9S”活動

在特種設(shè)備檔案管理中開展“9S”管理活動，即整理(Seiri)→整頓(Seiton)→清掃(Seiso)→清潔(Seiketsu)→節(jié)約(Saving)→安全(Safety)→服務(wù)(Service)→滿意(Satisfication)→素養(yǎng)(Shitsuke)。其核心是提升人員素質(zhì)、強調(diào)團隊協(xié)作、提升工作滿意度，堅持在特種設(shè)備檔案管理持續(xù)改進中，推廣和應(yīng)用“9S”管理活動具有重要意義[12]?！?S”管理活動是基于全體干部、職工都參與其中的一種管理方法，以保障特種設(shè)備的醫(yī)療質(zhì)量和相關(guān)使用科室人員及患者安全。

醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量經(jīng)過“9S”管理法前后的比較發(fā)現(xiàn)，檔案人員考核率從實施前的90%增加為99%，檔案利用率從93%增加為100%，所耗時間實施前的100%減少為92%，檔案完整性從91%增加為100%，滿意度從93%增加為99%。檔案人員考核率、檔案利用率、檔案完整性，以及滿意度均有不同程度的提升，減少了工作時間，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

通過“9S”管理活動，檔案管理人員切實轉(zhuǎn)變觀念，不斷解放思想，極大激發(fā)起創(chuàng)新服務(wù)的積極性。特種設(shè)備檔案管理工作不斷完善與更新，使分類管理、標(biāo)準(zhǔn)預(yù)防、工作流程更為規(guī)范化、科學(xué)化和嚴(yán)謹(jǐn)化。

3.5 特種設(shè)備檔案管理的信息化

醫(yī)院特種設(shè)備檔案是檔案管理中特殊又重要的檔案內(nèi)容，特種設(shè)備檔案信息化是目前檔案管理發(fā)展的新形式，是目前綜合性大型醫(yī)院檔案信息處理的方式，也是評估醫(yī)院管理水平高低的重要依據(jù)之一[13]。利用信息化技術(shù)管理設(shè)備檔案，不僅可以提高工作效率和長期保存設(shè)備檔案，并對設(shè)備使用的成本效應(yīng)評估提供強大數(shù)據(jù)分析[14]。因此，按照有關(guān)特種設(shè)備動態(tài)監(jiān)督管理要求和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等規(guī)定，開發(fā)出“特種設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)”，向醫(yī)院臨床科室和教研室特種設(shè)備操作及管理人員提供特種設(shè)備器具全方位信息化管理解決方案，即動態(tài)電子檔案。醫(yī)院平臺內(nèi)容包括設(shè)備的名稱、制造單位、規(guī)格型號、單價、使用科室及安裝地點等簡單內(nèi)容，可以查詢?nèi)粘Ｌ胤N設(shè)備維修、運行、報廢等信息的記錄，對于特種設(shè)備的狀態(tài)信息來說，計算機可以隨時進行刷新，以便能夠及時清楚的了解到最新情況[15]。各科室可通過網(wǎng)絡(luò)連接，便捷清楚地查閱本科室醫(yī)療特種設(shè)備的使用信息情況。醫(yī)學(xué)工程科技術(shù)人員可通過臺賬信息及時詢問、跟蹤、提醒特種設(shè)備情況和動態(tài)，并可為設(shè)備采購人員購置新的特種設(shè)備提供技術(shù)依據(jù)和支持。

4 結(jié)語

隨著現(xiàn)代化的改革發(fā)展，先進、高端的醫(yī)療特種設(shè)備不斷引進，陳舊的醫(yī)療特種設(shè)備不斷淘汰，醫(yī)療特種設(shè)備管理在醫(yī)院服務(wù)發(fā)展中所處的地位越來越重要。特種設(shè)備的安全運行是醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展、集約化經(jīng)營和一體化服務(wù)的根本，而特種設(shè)備檔案對特種設(shè)備起著重要的指導(dǎo)監(jiān)督意義[16]。因此，做好特種設(shè)備檔案的管理工作是每個相關(guān)工作者的重要職責(zé)和義不容辭的義務(wù)。

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Situation analysis and discussion for the archival management of special equipment in hospital/

ZHOU Chao, TAN Qin-wen, YIN Jun//
China Medical Equipment,2017,14(9): 135-137.

Objective: To discuss the important significance of the archival management for special equipment of hospital, and to ensure life safety of employee and patients of hospital. Methods: Through summarized practice experience in work, the content, existed problem, the relative management activity and solution of archival management of special equipment of hospital were analyzed and researched. Results: The development of archives management for special equipment of hospital must comply with the development of era. The traditional thinking model of management for equipment archival was transformed. And the advanced technique was applied to constantly improve and update the archival management of special equipment of hospital. And then the classification management, standard preventions and working process achieved more standardization, more science and more preciseness. Conclusion: The improved archival management of special equipment can ensure special equipment to play its due role in the diagnosis and treatment of hospital.

Special equipment; Archival management; Institutionalization; Informatization

Department of Medical Engineering, Research Institute of Surgery, Daping Hospital, Third Military Medical University, Chongqing 400042, China.

1672-8270(2017)09-0135-03

R197.3

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.09.038

2017-03-01

①第三軍醫(yī)大學(xué)大坪醫(yī)院野戰(zhàn)外科研究所醫(yī)學(xué)工程科 重慶 400042

*通訊作者：947674873@qq.com

周超,男,(1984- ),本科學(xué)歷，助理工程師。第三軍醫(yī)大學(xué)大坪醫(yī)院野戰(zhàn)外科研究所醫(yī)學(xué)工程科，從事醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的計量、質(zhì)控與檔案管理工作。