趙驛梅+侯剛

摘 要：作為會(huì)計(jì)核算產(chǎn)物的會(huì)計(jì)檔案，是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行體現(xiàn)、記錄的關(guān)鍵證據(jù)和史料。有別于其他的檔案，會(huì)計(jì)檔案具備自身的特點(diǎn)，其直接影響會(huì)計(jì)檔案的整理模式。以分析會(huì)計(jì)檔案特性為基礎(chǔ)，結(jié)合不同經(jīng)濟(jì)單位業(yè)務(wù)特征，給出幾種會(huì)計(jì)檔案的整理方法。要使這個(gè)龐大的信息系統(tǒng)很好地為現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，必須按其形成規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的整理。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；特性；分類；排列；組卷；編目

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）27-0089-03

會(huì)計(jì)檔案指的是會(huì)計(jì)核算的專門材料，如財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等，其體現(xiàn)與記錄了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)證據(jù)與史料[1]。其涵蓋兩個(gè)方面的意義：作為會(huì)計(jì)核算產(chǎn)物的會(huì)計(jì)檔案，只是指會(huì)計(jì)活動(dòng)過(guò)程中核算信息資料的形成，也就是所謂的財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證；會(huì)計(jì)檔案是非常關(guān)鍵的史料與證據(jù)，作為一種原始的記錄，其通過(guò)大量的信息數(shù)據(jù)記錄了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，有著非常強(qiáng)的憑證性，屬于企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的根據(jù)。會(huì)計(jì)檔案工作基于經(jīng)濟(jì)工作的要求而產(chǎn)生和發(fā)展的，各行政和企事業(yè)單位在其特定的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中不斷地產(chǎn)生和形成大量的會(huì)計(jì)資料。這就需要我們篩選會(huì)計(jì)資料，以及進(jìn)行整理立卷與統(tǒng)一保存，這就導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整理事項(xiàng)的形成。凡具有保存和利用價(jià)值的或直接指導(dǎo)和反映財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作、反映財(cái)產(chǎn)增減變化和財(cái)務(wù)收支的會(huì)計(jì)資料，都屬于整理范圍。

一、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

作為一種直接憑證與原始憑證的會(huì)計(jì)檔案，其實(shí)時(shí)、真實(shí)地記事，有些情況不需要通過(guò)其他的一些資料就可以對(duì)問題進(jìn)行直接的表達(dá)。與其他檔案相比，會(huì)計(jì)檔案的特性主要表現(xiàn)為外在形式多樣、檔案類別穩(wěn)定、形成范圍廣泛和檔案內(nèi)容嚴(yán)密等。

（一）外在形式多樣

會(huì)計(jì)專業(yè)的性質(zhì)決定了會(huì)計(jì)檔案形成的多樣化。會(huì)計(jì)的賬簿，有訂本式賬、活頁(yè)式賬、卡片式賬之分。財(cái)務(wù)報(bào)告由于有文字、表格、數(shù)據(jù)而出現(xiàn)了A3或A4的紙張規(guī)格以計(jì)算機(jī)打印報(bào)表等。電算化會(huì)計(jì)檔案涵蓋計(jì)算機(jī)、光盤、磁性介質(zhì)、硬盤等打印出的書面的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)[2]。會(huì)計(jì)檔案外形多樣的特性，要求我們?cè)跁?huì)計(jì)檔案的整理方面，要從實(shí)際出發(fā)，不能照搬照抄整理其他門類檔案的方法[3]。從目前的情況來(lái)看，會(huì)計(jì)檔案工作在一些單位，還是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，有些單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理不重視，保管不善，管理不嚴(yán)，致使會(huì)計(jì)檔案受潮、霉?fàn)€、鼠咬、蟲蛀、丟失（磁性介質(zhì)損壞）等現(xiàn)象比較嚴(yán)重。因此，這就要求我們提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)整理，妥善保管。

（二）檔案種類穩(wěn)定化

會(huì)計(jì)系統(tǒng)涵蓋行政事業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)、工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)等等，有著比較多的種類，涉及到非生產(chǎn)與生產(chǎn)流通的一系列領(lǐng)域。雖然會(huì)計(jì)檔案具備比較多的類別與內(nèi)容，可是會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)告是其基本的組成部分以及會(huì)計(jì)核算的材料跟會(huì)計(jì)工作過(guò)程和會(huì)計(jì)核算手段具備統(tǒng)一性的材料成分。同會(huì)計(jì)檔案一樣，會(huì)計(jì)軟件程序與會(huì)計(jì)核算軟件的所有數(shù)據(jù)資料的保存期限截止到停止使用這種軟件或者是存在大變故后的五年[4]。此成分的共性與穩(wěn)定性是跟其他檔案種類不相同的一個(gè)顯著標(biāo)志，也屬于其他檔案種類難以比較的，其方便分類與整理，且有助于統(tǒng)一和規(guī)范地進(jìn)行操作，以及制定管理制度[3]。

（三）形成的范圍非常普遍

一是社會(huì)的各個(gè)行業(yè)都牽涉到會(huì)計(jì)檔案；二是跟其他種類的檔案數(shù)量進(jìn)行比較，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也比較多。特別是在稅務(wù)、金融、企業(yè)、財(cái)政、商業(yè)等領(lǐng)域，會(huì)計(jì)檔案不但體現(xiàn)了這一系列單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，而且具備非常大的數(shù)量。其顯著的特點(diǎn)是形成與應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案的普遍性。為此，我們要采取科學(xué)方法和手段，把會(huì)計(jì)檔案整理好，利用好[3]。

（四）檔案的內(nèi)容非常嚴(yán)密

立足于會(huì)計(jì)檔案的程序與內(nèi)容而言，其首先具備會(huì)計(jì)憑證，再結(jié)合會(huì)計(jì)憑證填制會(huì)計(jì)賬簿，最后再結(jié)合會(huì)計(jì)賬簿對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行編制。在財(cái)務(wù)收支與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的體現(xiàn)上，一個(gè)程序接著一個(gè)程序，有著非常密切的聯(lián)系性。對(duì)于一項(xiàng)財(cái)務(wù)收支或者是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，由形成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至結(jié)束經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)而言，都是不間斷地進(jìn)行記錄，且正確地計(jì)算與分析各種數(shù)字。在此過(guò)程中，會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證密切聯(lián)系會(huì)計(jì)報(bào)告。

二、會(huì)計(jì)檔案的整理

會(huì)計(jì)檔案的整理指的是結(jié)合相應(yīng)的程序以及方法，組合要求條理化與零散的涵蓋會(huì)計(jì)電算化輸出的會(huì)計(jì)核算資料，借助排列、分類、組卷等，從而成為一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程。會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多、來(lái)源廣、內(nèi)容豐富、信息量大，其整理模式多有區(qū)別。要使這個(gè)龐大的信息系統(tǒng)很好地為現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，必須按其形成規(guī)律系統(tǒng)、科學(xué)地進(jìn)行整理[3]。

會(huì)計(jì)在其各個(gè)工作環(huán)節(jié)中所形成的會(huì)計(jì)文件，都有其各自的特點(diǎn)。按其各工作環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，分門別類地組卷，具有會(huì)計(jì)檔案整理的科學(xué)性，而且便于檔案部門管理以及會(huì)計(jì)和其他利用者利用會(huì)計(jì)檔案[5]。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的。而會(huì)計(jì)工作的五個(gè)組成部分是會(huì)計(jì)設(shè)置、會(huì)計(jì)分析、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、會(huì)計(jì)檢查。因此，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案整理工作來(lái)講，即根據(jù)會(huì)計(jì)工作的一般程序，實(shí)現(xiàn)整理分類的科學(xué)性[5]。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，是由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的組卷，而由檔案部門進(jìn)行其他的一些整理工作。

（一）會(huì)計(jì)檔案類別的劃分

會(huì)計(jì)部門在經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中形成了很多會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案劃分類別的方式等要根據(jù)本單位會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際情況，科學(xué)地進(jìn)行選擇。分類方法一經(jīng)確定，就長(zhǎng)期固定使用一種方法，以保持其一貫性，為會(huì)計(jì)檔案的保管和利用提供方便。較為通用的會(huì)計(jì)檔案劃分種類的方式是：（1）會(huì)計(jì)年度分類法。會(huì)計(jì)檔案劃分類別是根據(jù)會(huì)計(jì)的年度時(shí)間。（2）會(huì)計(jì)形式分類法。會(huì)計(jì)檔案劃分類比是根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的形式，如會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告等。（3）會(huì)計(jì)類型分類法。劃分會(huì)計(jì)檔案的類別根據(jù)會(huì)計(jì)的種類進(jìn)行，像是根據(jù)單位預(yù)算會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)、稅收會(huì)計(jì)等。（4）會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)分類法。會(huì)計(jì)檔案劃分類別根據(jù)會(huì)計(jì)核算組織機(jī)構(gòu)。（5）會(huì)計(jì)檔案保管期限分類法。劃分會(huì)計(jì)檔案種類根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限。在操作實(shí)踐中，常常是將上述兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合使用。endprint

（二）會(huì)計(jì)檔案的排列

會(huì)計(jì)檔案的排列是否實(shí)用與科學(xué)，直接影響到會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用與保管，必須認(rèn)真做好該項(xiàng)工作，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要作用。其方法主要有以下幾種：

1.會(huì)計(jì)年度— 形式（賬簿、憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告）—保管期限。這一方式首先根據(jù)會(huì)計(jì)年度分開一個(gè)企業(yè)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，再通過(guò)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的形式分開排列一個(gè)會(huì)計(jì)年度，最后根據(jù)要求的保管年限（三年、五年、十年、十五年、永久）[1]來(lái)排列順序。這種劃分種類的方法方便查找并且簡(jiǎn)單，其在一種會(huì)計(jì)類型的單位預(yù)算會(huì)計(jì)或者是會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較少的中小企業(yè)適宜應(yīng)用。

2.形式—會(huì)計(jì)年度— 保管期限。這種方式首先根據(jù)報(bào)表、賬簿、憑證、其他等形式分開會(huì)計(jì)檔案，再在每一種形式的會(huì)計(jì)檔案當(dāng)中根據(jù)會(huì)計(jì)年度加以排列。最后，結(jié)合保管的期限在每一個(gè)會(huì)計(jì)年度當(dāng)中根據(jù)順序進(jìn)行排列。這種劃分類別的方式確保了會(huì)計(jì)檔案種類的不間斷性，方便根據(jù)種類鑒定銷毀和查找。然而，一系列的類別當(dāng)中會(huì)排列相同年度的會(huì)計(jì)檔案，查找不方便根據(jù)年度進(jìn)行。因?yàn)樵诿恳荒旮鞣N類型的會(huì)計(jì)檔案案卷是順延編號(hào)，為此，編號(hào)排列至999的時(shí)候務(wù)必重新由1開始，以及預(yù)留足夠的空位，其在會(huì)計(jì)數(shù)量比較多的大中型企業(yè)適宜應(yīng)用。

3.會(huì)計(jì)年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)。這種方式首先根據(jù)年度分開一個(gè)企業(yè)生長(zhǎng)的會(huì)計(jì)檔案，再在一個(gè)會(huì)計(jì)年度當(dāng)中，根據(jù)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算機(jī)構(gòu)劃分財(cái)務(wù)處與預(yù)算處。最后，根據(jù)保管期限各自排列每一個(gè)機(jī)構(gòu)當(dāng)中的憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他形式。這種劃分類別的方式方便查找，可以體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)中會(huì)計(jì)檔案的完整性，其在屬于組織機(jī)構(gòu)的專業(yè)主管企業(yè)、預(yù)算會(huì)計(jì)企業(yè)、財(cái)政主管機(jī)關(guān)適宜應(yīng)用。

4.會(huì)計(jì)年度—會(huì)計(jì)類型—形式—保管期限。這種方式首先根據(jù)會(huì)計(jì)年度分開一個(gè)企業(yè)生成的會(huì)計(jì)答案，再根據(jù)經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)、稅收會(huì)計(jì)、稅收計(jì)劃等種類排列一個(gè)會(huì)計(jì)年度的檔案。最后，根據(jù)保管期限和憑證、賬簿、報(bào)表、其他形式各自排列每一個(gè)種類當(dāng)中的會(huì)計(jì)檔案。這種劃分類別的方式可以對(duì)各個(gè)種類的會(huì)計(jì)活動(dòng)的特點(diǎn)進(jìn)行體現(xiàn)，其在具備一定會(huì)計(jì)種類的企業(yè)或者是稅務(wù)單位適宜應(yīng)用。

（三）會(huì)計(jì)檔案的組卷

會(huì)計(jì)檔案的組卷，是指會(huì)計(jì)檔案管理部門將每一類別的會(huì)計(jì)核算材料，按照時(shí)間順序或者是生成的會(huì)計(jì)年度，根據(jù)價(jià)值的不同與數(shù)量的多少，組合成一系列的保管單位。

1.會(huì)計(jì)憑證的組卷。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)當(dāng)根據(jù)月使組卷分開，且截割每月有多少憑證，組合而成數(shù)卷或者是一卷。在相同的案卷當(dāng)中不可以組合各個(gè)月形成的憑證。組卷的順序是：檢查（原始憑證的真假、記帳憑證編號(hào)的次序，是否存在單獨(dú)抽出的憑證）—破損修補(bǔ)—裝訂（或者是生成其他載體的介質(zhì)形式）—包角蓋騎縫章—憑證封面的填制（企業(yè)的名稱、憑證的編號(hào)、起止時(shí)間、會(huì)計(jì)主管、經(jīng)辦人、起止頁(yè)數(shù)與號(hào)碼）—裝盒（一盒一卷）。

2.會(huì)計(jì)賬簿的組卷。對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿的組卷，應(yīng)當(dāng)區(qū)別會(huì)計(jì)年度與生成賬簿的特點(diǎn)，對(duì)類別不同的賬簿各自進(jìn)行組卷。需要規(guī)范和完整地填制一系列賬戶目錄、賬簿首頁(yè)的啟用表，以及需要相關(guān)人員的簽章；需要確保訂本式賬簿的原樣，不可以拆空白頁(yè)，然而需要將一斜線畫在記錄賬頁(yè)最后一行，且將空白賬頁(yè)與使用賬頁(yè)的數(shù)目寫在卷末備考表寫。將案卷號(hào)內(nèi)容、保管期限、年度的章蓋在賬頁(yè)封面；將標(biāo)準(zhǔn)封面應(yīng)用于卡片式賬簿或者是活頁(yè)式賬簿，將編頁(yè)碼與空頁(yè)抽出；對(duì)于跨年應(yīng)用的固定資產(chǎn)賬，劃歸為最后一年組卷，且將？菖？菖年至？菖？菖年標(biāo)注在封面。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷。財(cái)務(wù)報(bào)告組卷根據(jù)保管期限和會(huì)計(jì)年度進(jìn)行組卷。財(cái)務(wù)報(bào)表組卷應(yīng)當(dāng)重視下面的環(huán)節(jié)：分開年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)；分開下屬單位報(bào)表與本單位報(bào)表；分開不同保管期限和年度的報(bào)表。跟文書檔案相似，整理財(cái)務(wù)報(bào)表要求編頁(yè)碼、寫備考表、抄寫卷內(nèi)目錄、填制案卷標(biāo)題。

4.其他材料的組卷。作為兩種異樣會(huì)計(jì)核算材料的銀行對(duì)賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表，根據(jù)保管期限和內(nèi)容加以組卷。根據(jù)保管期限對(duì)一系列的文字材料分開組卷，然而在裝盒的時(shí)候能夠同盒裝放報(bào)表相應(yīng)保管期限的案卷。并且，其裝訂與報(bào)表相同。

（四）會(huì)計(jì)檔案編目

會(huì)計(jì)檔案在分類排列、裝訂（電算化會(huì)計(jì)檔案形成相關(guān)介質(zhì)載體）和編號(hào)，固定好位置之后再對(duì)案卷目錄進(jìn)行登記，此之所謂會(huì)計(jì)檔案編目。會(huì)計(jì)檔案目錄的編制通常由會(huì)計(jì)部門執(zhí)行。編制目錄方法，通常是根據(jù)分類依年代先后按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料分別編制目錄。保管期限不同的案卷，一般應(yīng)分別編制案卷目錄，特別是對(duì)于永久保管的會(huì)計(jì)檔案，需要對(duì)案卷目錄進(jìn)行單獨(dú)的編制[5]。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的項(xiàng)目是：備注、保管期限、起止年月日、原始證號(hào)、案卷號(hào)、存放位置、頁(yè)數(shù)、案卷標(biāo)題、順序號(hào)等。其格式可依據(jù)各單位具體要求設(shè)計(jì)而定。案卷目錄一般分核算單位按會(huì)計(jì)檔案類別分別匯總。

三、結(jié)語(yǔ)

筆者認(rèn)為，以上對(duì)會(huì)計(jì)檔案整理模式的研究，無(wú)論是從其模式本身來(lái)看，還是可操作方法的給出，都說(shuō)明了以形式為會(huì)計(jì)電算化核算信息系統(tǒng)的情況下，怎樣有效地整理打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主體的會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作中的關(guān)鍵史料，屬于國(guó)家檔案的一個(gè)主要部分，也屬于各個(gè)企業(yè)的一個(gè)重要檔案。會(huì)計(jì)檔案整理事項(xiàng)的強(qiáng)化是注重會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理事項(xiàng)進(jìn)行考核的一個(gè)關(guān)鍵方面，因而具備非常大的意義。各單位必須按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等的規(guī)定，切實(shí)做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 財(cái)政部，國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)[1998]32號(hào)）[S].1998.

[2] 財(cái)政部.會(huì)計(jì)電算化管理辦法（財(cái)會(huì)[1994]27號(hào)）[S]1994.

[3] 姜之茂.檔案人員崗位培訓(xùn)教程[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2006.

[4] 財(cái)政部.會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范（財(cái)會(huì)[1996]17號(hào)）[S].1996.

[5] 鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：首都師范大學(xué)出版社，2004.

[責(zé)任編輯 劉兆峰]endprint