侯瑋

摘 要：檔案數(shù)字化是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體，實(shí)現(xiàn)的一種符合信息時(shí)代要求的檔案管理形式，在事業(yè)單位中科學(xué)運(yùn)用檔案數(shù)字化，有利于事業(yè)單位工作效率的提高，可以長期對檔案原件進(jìn)行保護(hù)，但是事業(yè)單位存在一定特殊性，本文從檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容和價(jià)值入手，對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化措施進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化；優(yōu)化

隨著數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程的加快，事業(yè)單位的檔案管理正在打破傳統(tǒng)的人工管理的模式，開始進(jìn)行數(shù)字化檔案管理。但是目前階段，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要事業(yè)單位要不斷優(yōu)化數(shù)字化管理的流程、方法等，有效地解決管理中存在的問題，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理效率。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容

（一）開放服務(wù)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的條件下，事業(yè)單位可以在網(wǎng)絡(luò)上建立自己的互聯(lián)網(wǎng)主頁，發(fā)表檔案管理信息，既可以方便單位內(nèi)部成員可以利用檔案管理信息，又可以讓其他公眾了解事業(yè)單位的具體信息，為公眾人員提供開放性的服務(wù)，拓寬了事業(yè)單位的發(fā)展渠道和范圍，也對事業(yè)單位的宣傳創(chuàng)造了有利條件。

（二）數(shù)據(jù)庫建設(shè)

事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理離不開數(shù)據(jù)庫的建設(shè)的管理。事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置不同類型的數(shù)據(jù)庫對單位的檔案進(jìn)性管理，如綜合性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫和專題性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫，用于存放文字信息的數(shù)據(jù)庫和存放聲音圖像信息的數(shù)據(jù)庫等。由于數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)管理工作中工作量比較龐大的一項(xiàng)工作，因此事業(yè)單位需要嚴(yán)肅對待數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，以便于各種檔案的管理和使用。

（三）檔案的安全管理

對事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，需要對網(wǎng)絡(luò)詐騙嚴(yán)加防范，進(jìn)行安全管理。第一，要保證信息的安全性，也就是說檔案的保密工作要做好，涉及商業(yè)機(jī)密的檔案資料不能放在網(wǎng)上提供開放服務(wù)；第二，要保證數(shù)據(jù)的安全性，要對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)使用權(quán)限和操作權(quán)限進(jìn)行限制，最好設(shè)置專門的人員進(jìn)行安全管理；第三，要提高對電子信息技術(shù)的了解程度。事業(yè)單位應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，適當(dāng)引進(jìn)能夠熟練使用計(jì)算機(jī)的高新技術(shù)型人才，促進(jìn)人力資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級(jí)，推動(dòng)整個(gè)單位對檔案信息管理的認(rèn)識(shí)程度得到提高，加強(qiáng)電子信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，確保檔案的安全性。

二、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的價(jià)值

在日益發(fā)達(dá)的信息時(shí)代，數(shù)字化被應(yīng)用到各行各業(yè)，在事業(yè)單位中運(yùn)用數(shù)字化檔案管理可以帶來檢索方便、利益共享、安全性強(qiáng)等作用，使事業(yè)單位工作人員減少了在檔案管理方面的精力，從而有更多的時(shí)間可以投入到其它工作上，優(yōu)化了事業(yè)單位人員的工作效率，促進(jìn)了事業(yè)單位的迅速發(fā)展。運(yùn)用檔案數(shù)字化的管理還可以最大程度上，保護(hù)檔案原件的穩(wěn)定性和存放時(shí)間的長期性。

三、優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對策

（一）創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給數(shù)字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，這是一個(gè)綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，這就需要事業(yè)單位建立一個(gè)高效的數(shù)字化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理，嚴(yán)格控制檔案信息儲(chǔ)存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)建一個(gè)有利的環(huán)境，這有利于事業(yè)單位工作的順利發(fā)展。

（二）注重對檔案資料共享性的提高

在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上提高檔案資料共享性，對于信息傳遞的高效性、人才選用的合理性十分有益。通常來說，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)比較復(fù)雜的系統(tǒng)。它主要包括了對系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、硬件設(shè)備的選用、軟件系統(tǒng)的開發(fā)、檔案的錄入與輸出、信息的備份與刪除以及系統(tǒng)的安全維護(hù)等。尤其是對于事業(yè)單位來說，它所包含的工作項(xiàng)目種類繁多，只有建立完善的信息處理系統(tǒng)，才能為檔案資料共享性的提高提供可能。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全工作

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化的應(yīng)用在給工作人員帶來方便時(shí)候，也要注意到檔案數(shù)字化的安全工作。日趨發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，在檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)候，事業(yè)單位和管理工作人員要加強(qiáng)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)入口的安全，定期對使用的電腦軟件進(jìn)行殺毒和病毒庫的更新。還有就是檔案管理人員要實(shí)行保密協(xié)議，在遇到國家政府部門保密檔案管理和個(gè)人秘密檔案管理時(shí)候，禁止進(jìn)行私下議論或者禁止下載，并進(jìn)行訪問權(quán)限管理，對其進(jìn)行加密保護(hù)。加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理需要對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，增強(qiáng)檔案管理人員的自我管理約束意識(shí)。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是數(shù)字化檔案管理的執(zhí)行者和操作者，這對檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對老員工進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對數(shù)字化檔案管理進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現(xiàn)代化設(shè)備知識(shí)的學(xué)習(xí)和操作水平，進(jìn)而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員提升自身素質(zhì)，以保證工作的發(fā)展需求，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理從管理型向服務(wù)型邁進(jìn)。

四、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展，對事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理提供了技術(shù)支持，這使檔案管理打破傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向數(shù)字化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理方式順應(yīng)了時(shí)代趨勢，有利于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，讓數(shù)字化檔案管理服務(wù)于我們。

參考文獻(xiàn)：

[1]孟凡宏.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，03：127.endprint