張明章+劉浩然+張凡

[摘 要]伴隨著科技的不斷進(jìn)步，計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)在日常生活與工作中的應(yīng)用日益廣泛，信息化技術(shù)將許多困難、復(fù)雜的工作大大簡化。對于醫(yī)院來說，管理和調(diào)取檔案是一項非常繁重的工作。隨著醫(yī)院經(jīng)營時間的增加，這些資料會越來越多，管理工作也更加困難，傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作需求。因此，醫(yī)院的檔案管理工作也要隨著社會的進(jìn)步不斷創(chuàng)新和發(fā)展，而信息網(wǎng)絡(luò)化管理就是很好的方式。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案管理；信息網(wǎng)絡(luò)化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.093

[中圖分類號]G271；R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-0-02

隨著科技的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已成為工作中必不可少的工具，醫(yī)院的檔案管理也日益趨向于信息網(wǎng)絡(luò)化。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，將繁瑣的檔案管理工作簡化，使檔案管理更加輕松，檔案查詢更加快捷，存貯時間更加長久。

1 醫(yī)院檔案信息的特點

醫(yī)院的檔案信息記錄了醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理等各項工作歷史，對醫(yī)院發(fā)展具有非常重要的借鑒、指導(dǎo)作用。醫(yī)院的檔案信息主要具備以下幾個特點。

第一，綜合性。醫(yī)院檔案的類別來源于多方面，由醫(yī)院辦公室下設(shè)的檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理各個業(yè)務(wù)部門的檔案資料，內(nèi)容涵蓋醫(yī)療、科研、人事、財務(wù)、管理等多個方面，包括各種行政文件、政策性文件、黨務(wù)文件、上級下發(fā)的指導(dǎo)性文件，以及各部門相互往來的文件等。第二，專業(yè)性。醫(yī)院以醫(yī)療工作為主，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性，相應(yīng)的檔案資料也具有很強(qiáng)的專業(yè)性，所記錄的內(nèi)容涉及診療操作、醫(yī)學(xué)研究、教學(xué)帶教、醫(yī)院規(guī)劃、管理制度等。第三，階段性。檔案收集和整理是分階段完成的，醫(yī)院的檔案資料常常分散在各個部門、科室中，由檔案室對各部門、科室提供的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，通常為1年1個周期。第四，保密性。這是由醫(yī)院檔案資料的專業(yè)性和證據(jù)性決定的，也是對患者隱私的保護(hù)，所以醫(yī)院檔案需要設(shè)置保密級別，不同類別的檔案具有不同級別的訪問權(quán)限，絕大部分檔案資料僅局限于本院工作人員使用，開放程度有限。

正是因為醫(yī)院檔案信息具有這樣的特點，導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理方法越來越不能滿足新時期的檔案管理要求。這就要求醫(yī)院必須借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，使這些檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，以更加安全地保存，更加快捷地查閱，更好地滿足實際工作需求。

2 檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)點

隨著科技的不斷進(jìn)步和信息化時代的來臨，信息技術(shù)成為了醫(yī)院運營管理中必不可少的一環(huán)。同時，信息化也為醫(yī)院檔案管理開辟了新的管理方式。檔案管理的信息化，不僅可以將檔案以最快的速度進(jìn)行管理和分類，還可以使其發(fā)揮最大的作用。檔案的信息化管理，可以保護(hù)信息安全，簡化工作流程，提高工作效率，從而促進(jìn)醫(yī)院更好地發(fā)展。

2.1 提高醫(yī)院管理水平

隨著人民群眾醫(yī)療需求的不斷增加，醫(yī)院的規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案信息量也在不斷增多。因此，進(jìn)行信息化管理檔案就顯得尤為重要。通過將紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，對醫(yī)院加強(qiáng)精細(xì)化管理、深化醫(yī)藥衛(wèi)生改革，以及實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)療，具有非常重要的作用。檔案管理信息化可以有效地簡化就醫(yī)流程，提升診療工作效率，提高醫(yī)院管理水平，使醫(yī)療服務(wù)水平邁上一個新臺階。

2.2 為管理者提供決策依據(jù)

通過檔案資料的信息化管理，可大大延長檔案的儲存時間，同時還可實現(xiàn)信息的快速查找、調(diào)出和實時分析，從而能夠?qū)︶t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳實的數(shù)據(jù)支持，有利于管理者掌握醫(yī)院工作的真實情況，并據(jù)此制訂出切實可行的工作方案和發(fā)展決策。

2.3 提高醫(yī)院工作效率

信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以使醫(yī)院工作效率顯著提升。通過辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，提高決策效能。同時，文件的收發(fā)、傳閱、存檔更加及時，保密文件的安全性也將得到顯著提高。通過住院電子病歷系統(tǒng)的電子病歷模板，使醫(yī)生書寫病歷更加簡潔、方便，歸檔更加及時、準(zhǔn)確。通過病案翻拍系統(tǒng)，可以將已歸檔的紙質(zhì)病歷電子化，使全院醫(yī)師能夠在線借閱、瀏覽、歸還病案，為借閱病歷的醫(yī)生節(jié)省了大量時間。通過重癥醫(yī)學(xué)系統(tǒng)，可使重癥監(jiān)護(hù)過程中的信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，自動生成與監(jiān)護(hù)各種醫(yī)療文書，完整共享患者相關(guān)信息，可實現(xiàn)重癥監(jiān)護(hù)過程的電子化管理。通過手術(shù)麻醉系統(tǒng)，可采集監(jiān)護(hù)儀中的患者血壓、心率、血氧、體溫、脈搏等生命體征參數(shù)，使麻醉記錄單以及麻醉文書電子化，可實現(xiàn)在線保存和共享。由此可見，信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以極大地提高醫(yī)院整體的工作效率。

2.4 順應(yīng)社會要求

醫(yī)院檔案管理信息化是醫(yī)院適應(yīng)社會發(fā)展的表現(xiàn)，是檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新的必由之路。通過建立患者個人健康檔案，使主管醫(yī)生和患者可以隨時查閱、了解患者的健康狀況，方便在患者治療或者轉(zhuǎn)院時提取相關(guān)資料。通過門診檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，可精確統(tǒng)計藥品和檢查費用，方便日后計算和盤點時快速提取數(shù)據(jù)。通過所有的藥品費用和治療、檢查費用的網(wǎng)絡(luò)化管理，可以讓病人在一個部門繳納所有費用，為患者節(jié)省寶貴的就診時間。通過醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)、電子簽名及CA認(rèn)證系統(tǒng)，可以優(yōu)化檢查、檢驗、診斷流程，實現(xiàn)圖像和數(shù)據(jù)的實時共享，以及醫(yī)技診斷的標(biāo)準(zhǔn)化、電子化，醫(yī)生可以隨時調(diào)閱查看，患者可以自助打印。由此可見，檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化，能夠顯著優(yōu)化工作流程，提高工作效率，使診療工作更加高效，患者就醫(yī)更加方便，滿足了社會發(fā)展的需求。

2.5 促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

信息化是現(xiàn)代醫(yī)院管理的基礎(chǔ)，檔案管理信息化是醫(yī)院信息化管理的重要組成部分。檔案的信息化管理，摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，使保密信息及貴重文件的存儲更加安全，查詢更加方便快捷，促進(jìn)了信息交流，實現(xiàn)了資源共享，使檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。通過以電子病歷為核心的臨床數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、掌上醫(yī)院等，可實現(xiàn)全院資源的統(tǒng)一調(diào)度與管理，為臨床和管理工作者提供全面的信息支撐服務(wù)，提高工作效率、杜絕醫(yī)療差錯、提升決策水平、降低運營成本，促進(jìn)醫(yī)院更好、更快的發(fā)展。

3 檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的要求

要做好醫(yī)院的檔案管理，就要做到以下要求。

一是檔案管理網(wǎng)絡(luò)要安全可靠，應(yīng)根據(jù)計算機(jī)等級保護(hù)制度，及時升級、改造數(shù)據(jù)中心機(jī)房，保證信息管理系統(tǒng)的安全運行，更好地防御計算機(jī)病毒和木馬，確保不法分子無法侵入。二是要進(jìn)行規(guī)范管理、系統(tǒng)分類，保證檔案的查詢方便、快捷，歸檔工作要保持良好的延續(xù)性，重要文件能夠長期保存和快速調(diào)取。三是對于保密信息能夠進(jìn)行查閱權(quán)限的劃分，保證具有權(quán)限的人才能進(jìn)行查閱，嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，確保重要信息不被泄漏。四是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和醫(yī)院工作的實際需求，及時改進(jìn)檔案管理制度和工作方法，不斷提高檔案管理的信息化水平。五是要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，不斷提高檔案管理專業(yè)知識和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平，更好地利用信息化技術(shù)，大幅提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。六是醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格要求自己，抓好工作細(xì)節(jié)，保持良好心態(tài)，提升服務(wù)意識，保證醫(yī)院檔案管理信息化工作高效、有序地開展。

4 結(jié) 語

檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化是醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一。檔案管理信息化水平的提升，能夠?qū)崿F(xiàn)資料的快速查詢和長久保存，使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范、安全、高效。換言之，醫(yī)院通過信息化建設(shè)和管理，可以強(qiáng)化質(zhì)量控制、優(yōu)化工作流程、提高工作效率，加快數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)的步伐，為醫(yī)院快速、健康、協(xié)調(diào)發(fā)展提供極大助力。

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