李杜鋒

重大建設項目檔案工作的全過程管理

李杜鋒

我國經濟不斷在發(fā)展，許多建設項目也逐步趨于細節(jié)化以及大型化，所以，為了更為有效地開展項目建設工作，要強化項目檔案管理的工作?；诖?，本文論述了重大建設項目檔案工作的全過程管理。

重大建設項目的檔案管理要涉及到多個方面，包括項目管理和項目監(jiān)督、項目維護和項目驗收、項目審計和項目稽查以及項目改造等等，因此更要重視項目的檔案管理工作，并從細節(jié)以及宏觀兩方面著手展開實踐工作，這樣才能更好地進行后續(xù)的工作。

概述重大建設項目與檔案管理工作

站在宏觀的角度來講，所謂的重大建設項目即同開發(fā)和投資以及建設相關的建設項目，其涵蓋了極多的內容，覆蓋極廣的范圍。簡單的來說，可劃分成兩種重大項目建設：第一種，同生活相關的配套項目，相對來講，這一建設項目更為細化、更為具體。第二種，地方主體的建設，這一建設項目同城鎮(zhèn)經濟的進步以及發(fā)展有著莫大的關聯(lián)，可被稱之為總體的城鎮(zhèn)規(guī)劃發(fā)展項目。（王雅麗.高職院校項目檔案工作存在問題及解決措施探討[J].包頭職業(yè)技術學院學報,2015,16(2):94-96.）而分析具體的重大建設項目內容，又可劃分為六大類的重大建設項目。第一，利用政府行政的財政建設資金而開展的項目，一般情況下，這一些項目會對被納入到財政管理當中的建設資金或者相關部門的預算資金進行利用。第二，市政部門所安排以及國家指定的相關建設項目。（許佳佳.加強醫(yī)院檔案工作管理促進醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展[J].中外健康文摘,2011,08(2):450-451）第三，對國債資金進行利用而展開的建設項目。第四，由市級財政部門來擔保貸款而開展的項目。第五，由市級的人民政府或者發(fā)展改革委員會稽查和制定審核的建設項目。第六，相關的市級單位同國家單位融資或者出資而開展的建設項目。（趙振.智能電網建設項目檔案標準化管理的實現(xiàn)與思考[J].卷宗,2016,6(6):97.）

而對于重大建設項目的相關檔案管理工作，其有著新型的管理模式。項目法人是這一模式的管理核心，納入合同是管理的依據，控制并且監(jiān)理是極其重要的管理手段。在開展以及實施檔案管理工作的過程中，不管是項目監(jiān)理單位和項目的施工部門、項目設計部門和項目建設部門，還是相關主管部門和檔案行政管理部門，都應全程參與其中。除了要在實施項目之前介入其中，在開展項目的過程當中，也應進行事中調整以及控制。此外，當項目在收尾的階段時，多個部門還要將驗收把關以及事后核查等相關的工作做好。（姚彤.淺論水利信息化建設項目檔案的有效管理[J].信息安全與技術,2013,4(12):11-12,17.）由于這一新型模式是全面把控且全面監(jiān)控的，因此確保了更為具體以及全面的項目檔案管理工作。通過這一模式，可在檔案管理工作當中融入項目建設的每一個環(huán)節(jié)和階段以及每一道工序，從而使項目建設檔案的精確性以及完整性得以保障。（賴映蘭.電力企業(yè)重大建設項目檔案的保存管理探討[J].貴州電力技術,2015,18(8):91-92,45.）

分析重大建設項目檔案工作的全過程管理

本文具體分析了重大建設項目檔案工作的全過程管理，以下就是幾大要點，見表1。

項目前期準備工作。相關的建設單位在開展工程建設項目時，就應在重要的開展內容當中納入到檔案工作這一項內容，并把其當作工程建設的重要組成部分。與此同時，相關的檔案管理單位應開展收集和整理以及分類建設文件、項目資料等資料的工作。工程在初期立項時，作為建設單位，應同建設項目的重要內容以及自身特點相結合，并充分地對工程實施單位進行考慮，從而劃分工程、制定工程進度。（陸瑩.規(guī)范重點建設項目檔案管理工作的思考[J].包頭職業(yè)技術學院學報,2015,16(1):88-89.）另外，應基于此，針對對應項目制定檔案工作的計劃，這樣才能夠落實檔案工作具體的管理制度、工作進度和歸檔準則以及檔案質量。（李曉波.新形勢下煤礦企業(yè)重大建設項目檔案管理工作優(yōu)化探析[J].卷宗,2016,6(12):124.）還有，要將檔案管理的機構建立起來，并對先鋒工作的力量進行配備，確保管理機構能夠高效地辦公。最后，要將相關的檔案制度建立起來，并在實踐中使其不斷地完善。同時，要使項目的存放制度和歸檔制度以及文件分類制度得以落實，這樣在對文件資料進行整理時，相關的部門和監(jiān)理機構以及施工單位才能有據可依。（姚麗雅.制約高校基本建設項目檔案管理的因素與對策[J].安徽建筑,2013,20(2):236-237.）

表1 重大建設項目檔案工作的全過程管理

項目開工前標準統(tǒng)一化。重大建設項目在正式開工時，所有參與建設的相關單位應集中統(tǒng)計相關的工作人員，并且要將網絡檔案的管理體系建立起來，使其不斷完善。建立起完善的體系之后，相關人員應在網絡的管理系統(tǒng)當中錄入詳細的工作人員的檔案資料，這樣能夠從多個角度和多個方位對所有的參與建設項目的人員進行檔案管理。與此同時，作為建設的主導單位，應向各個參與建設的機構以及建設單位準確且及時的發(fā)放相關的制度標準。并且建設主導單位應重視檔案管理人員的培訓，可通過組織培訓班以及召開會議的方式來開展培訓，通過這樣的方式，除了能夠強化檔案管理人員的管理意識，提升其工作業(yè)務能力，同時還能夠統(tǒng)一規(guī)范相關的檔案管理工作，明確每一檔案管理人員的工作職責。站在某一角度來講，項目工程正式開工之前，通過統(tǒng)一檔案管理的相關標準，能夠在實施工程項目的過程中，讓檔案管理人員讓其更為高效地開展收集和歸檔文件資料的相關工作。

項目實施時的實時監(jiān)管與控制。在實施工程項目的過程當中，應在工程實際的建設環(huán)節(jié)當中納入檔案管理工作這一項內容，并且要給予檔案管理工作以及項目工程實體質量同等的重視。通過這樣的方式，相關單位在檢查工程項目的進度以及工程項目的質量時，就能夠同步地檢查形成的檔案資料情況以及檔案資料當前的管理狀況。由于每一重大工程項目的環(huán)節(jié)不同，因此各大環(huán)節(jié)的監(jiān)控細節(jié)也會有所區(qū)別，同時隨著監(jiān)控細節(jié)的變化，管理資料檔案的情況也會發(fā)生變化。

在驗收單項工程的項目工作時，要在同一時刻驗收需要歸檔的文件以及相關的資料。在驗收的過程當中，要重點對相關資料的完整程度以及整理的質量進行檢查。假如有足夠的條件，那么可對一些信息化的高端手段進行利用，包括網絡和計算機等等，從而實時的監(jiān)控相關的項目監(jiān)理機構以及施工單位，繼而確保及時地回收以及歸檔形成的項目文件。

作為監(jiān)理機構以及施工單位，應在建立和施工具體管理的工作計劃當中納入同監(jiān)理以及施工相關的文檔資料管理工作內容，并且在施工考核時或者施工管理時，應將其當做重要的一部分。與此同時，不管是工程項目的技術人員還是相關領導，都應負責一些同項目文件收集相關的工作。所以檔案管理機構可將工地的檔案管理室建立起來，并基于此對合理的制度進行制定，并在實踐當中實施，確保檔案管理工作能夠更為有效的開展和進行。

項目后期的總結與反饋。檔案管理的相關單位在項目收尾時，應全面地整合和梳理項目開展過程中所歸檔和收集的全部檔案資料，進行匯總，并細致地檢查以及審核資料和文件，與此同時，要及時地修復以及調整出現(xiàn)問題的資料以及文件。完成了初步的檢查之后，相關檔案機構將專項地進行檔案的驗收。一般情況下，由兩個部門組成了專項驗收檔案的機構，第一是行業(yè)主管的部門組織，第二是檔案行政管理部門。

通過專項的檔案驗收，能夠找到更為深入的檔案問題，從而進一步地對其調整以及改進。由于這樣的檔案驗收是多層次的，且要遵行多種程序，因此能夠使建設項目的檔案管理工作水平以及工作質量得以有效提升。

總而言之，為了確保更為高效的檔案管理工作，使項目的檔案管理工作水平以及工作質量得以有效提升，應密切注視工程項目實施的整個過程，并在實施項目的各個環(huán)節(jié)當中落實和貫徹檔案管理的工作，只有這樣才可真實地記錄每一道工程項目的工序，確保更為可靠和真實的建設項目檔案工作，給其他工程項目提供一定的參考依據。

（作者單位：福建省清流縣重大項目前期辦公室）