孫穎

摘要：檔案管理作為圖書(shū)館管理的一部分，肩負(fù)圖書(shū)館檔案收集、掌管、傳播、開(kāi)發(fā)與利用等職責(zé)。加強(qiáng)圖書(shū)館檔案管理問(wèn)題已迫在眉睫。以雙城區(qū)圖書(shū)館為例，淺析圖書(shū)館檔案管理建設(shè)尚面臨一些問(wèn)題，并認(rèn)真研究。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；檔案管理；工作

檔案管理工作的創(chuàng)新是圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，提升圖書(shū)館社會(huì)地位的重要途徑，也是圖書(shū)館建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)的具體體現(xiàn)。圖書(shū)館要努力創(chuàng)新檔案工作，積極主動(dòng)地研究圖書(shū)館發(fā)展過(guò)程中所面臨的新情況、新問(wèn)題，用新的觀念、新的模式、新的技術(shù)和手段來(lái)解決檔案工作中所遇到的矛盾和問(wèn)題，促進(jìn)圖書(shū)館檔案工作水平的全面提升，加快圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

一、檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱(chēng)檔案實(shí)體管理：二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，稱(chēng)檔案信息管理。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容。通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的資源體系，是對(duì)管理中各項(xiàng)工作記錄的科學(xué)合理的管理，同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。

檔案信息組織是對(duì)檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示、加工和存貯，形成二次文獻(xiàn)，便于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，它是為管理工作服務(wù)并對(duì)促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料。

就圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，檔案管理是管理工作的一部分，又是圖書(shū)館各項(xiàng)管理工作的組成部分，如設(shè)備管理檔案是設(shè)備管理的一部分：人事檔案是人事管理的一部分；行政管理檔案是行政管理的一部分：技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)。因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn)，所以檔案管理具有檔案資源積累過(guò)程的緩慢性和檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性及檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)保密性。

二、檔案管理建設(shè)在圖書(shū)館管理中的必要性以及面臨的問(wèn)題

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要圖書(shū)館各個(gè)部門(mén)的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門(mén)的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過(guò)加工、輸出又為管理工作服務(wù)、提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是圖書(shū)館管理的一部分，同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)圖書(shū)館管理當(dāng)中。所以說(shuō)，而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對(duì)圖書(shū)館有著很重要的意義。

目前少數(shù)圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期以來(lái)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)存在“檔案工作說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的工作作風(fēng)，常常是做了好多工作都在腦子里裝著卻沒(méi)有及時(shí)建立完整的檔案，認(rèn)為部門(mén)檔案管理是額外負(fù)擔(dān)，這樣就不能為今后工作的總結(jié)和改進(jìn)提供必要的資料。

三、檔案工作的創(chuàng)新

圖書(shū)館是每個(gè)高校必不可少的教輔機(jī)構(gòu)，也是學(xué)校對(duì)外的“門(mén)面”，有其特殊性和相對(duì)獨(dú)立性。圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證，是圖書(shū)館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考、保存價(jià)值。因此，開(kāi)展獨(dú)立的檔案工作，建立完整的現(xiàn)代化檔案體系，有利于圖書(shū)館制定各項(xiàng)方針政策，有利于提高圖書(shū)館為讀者服務(wù)的質(zhì)量和管理水平，更有利于圖書(shū)館整體事業(yè)的發(fā)展。圖書(shū)館的檔案工作并非可有可無(wú)，它是圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中不可或缺的重要組成部分，在某種意義上說(shuō)，圖書(shū)館檔案是“圖書(shū)館歷史文明之母”，在樹(shù)立檔案工作是圖書(shū)館工作一部分的觀念的同時(shí)，也要樹(shù)立檔案信息化意識(shí)。信息化時(shí)代的到來(lái)，從時(shí)間和空間上大大拓展了檔案工作的范疇，從而給檔案學(xué)基礎(chǔ)理論帶來(lái)沖擊，也給圖書(shū)館檔案管理工作帶來(lái)變革和發(fā)展機(jī)遇。受其影響，管理文件的數(shù)量和質(zhì)量都有所提高，管理對(duì)象更加復(fù)雜、多元化。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，是信息社會(huì)圖書(shū)工作的需要，也是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

圖書(shū)館檔案工作本質(zhì)上是一項(xiàng)管理性工作，不管是什么類(lèi)型的創(chuàng)新，最終要通過(guò)一定的管理機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)。機(jī)制創(chuàng)新是其他創(chuàng)新工作實(shí)現(xiàn)的條件、途徑和保障。傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理機(jī)制已不能適應(yīng)日益發(fā)展的現(xiàn)代化需要，因此，檔案工作創(chuàng)新最重要的環(huán)節(jié)就是要實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新。早期圖書(shū)館由于人員少、業(yè)務(wù)范圍狹窄等因素，在檔案管理方面，采用傳統(tǒng)的兼職檔案員管理模式，即由辦公室文書(shū)一人擔(dān)當(dāng)兼職檔案員進(jìn)行全館檔案管理工作。近年來(lái)，圖書(shū)館發(fā)展壯大，館員隊(duì)伍得到擴(kuò)充，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，使圖書(shū)館的重要作用越來(lái)越明顯。因此，建立一套完整的檔案管理體系，不但是圖書(shū)館自身發(fā)展的客觀要求，也是圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)的體制保障。

圖書(shū)館分三級(jí)檔案管理體系，三級(jí)檔案管理體系的創(chuàng)建是圖書(shū)館檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。第一級(jí)管理：一個(gè)單位工作情況開(kāi)展得如何，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接關(guān)系。館領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作得以順利開(kāi)展的根本保障。因此，館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自主抓并參與檔案體系的建設(shè)工作，不僅要隨時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)級(jí)檔案材料，更要在人力、物力、財(cái)力方面給予檔案工作大力支持和幫助。第二級(jí)管理：由專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)全館檔案的管理工作。它繼承了傳統(tǒng)檔案管理模式——辦公室文書(shū)模式，但不同的是檔案員是專(zhuān)職負(fù)責(zé)全館檔案的收集、整理、歸檔工作。他向上直接對(duì)館長(zhǎng)負(fù)責(zé)，執(zhí)行館長(zhǎng)決策，向下對(duì)基層檔案員布置工作，聽(tīng)取基層意見(jiàn)和建議，將館長(zhǎng)決策及時(shí)傳達(dá)，將基層意見(jiàn)及時(shí)反饋。第三級(jí)管理：由于圖書(shū)館工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個(gè)部門(mén)力所能及，圖書(shū)館各部門(mén)有其相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)范圍、工作活動(dòng)，這就要求各部門(mén)分設(shè)自己獨(dú)立的兼職檔案管理員，同時(shí)圖書(shū)館工會(huì)、共青團(tuán)組織、黨支部也作為基層檔案歸檔部門(mén)，向?qū)Ｂ殭n案員負(fù)責(zé)，及時(shí)準(zhǔn)確地提交歸檔材料，如此形成了檔案管理體系的最基層管理。出于工作便利考慮，第三級(jí)兼職檔案員通常是由各股室主任、工會(huì)主席擔(dān)當(dāng)，負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案材料的整理上報(bào)工作。

圖書(shū)館檔案建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的創(chuàng)新過(guò)程，有了思想上的創(chuàng)新認(rèn)識(shí)做基礎(chǔ)。有了機(jī)制上的創(chuàng)新變革作保障，有了技術(shù)上的創(chuàng)新應(yīng)用做動(dòng)力，另外再加之檔案工作者在工作中不斷積累的創(chuàng)新實(shí)踐，圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)的嶄新局面即將出現(xiàn)。

（作者單位：哈爾濱市雙城區(qū)圖書(shū)館）