吳紹紅+閆明軍

摘 要：業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分 ，必須隨著企業(yè)的改革和發(fā)展而確立新觀念 ，建立新體制 ，實行新的管理模式和管理制度 ，進一步實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、標準化管理 ，以適應企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的需要。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；規(guī)范化；建議

前言：企業(yè)檔案是國家檔案的重要組成部分，企業(yè)檔案的日常管理也是企業(yè)管理的基礎性工作之一，企業(yè)對檔案進行規(guī)范化的管理有利于利用檔案信息維護企業(yè)的經濟利益、有利于對企業(yè)的歷史經營成果進行記錄并產生借鑒作用以及有利于加強企業(yè)員工的管理。尤其是在當前激烈的市場競爭中，規(guī)范企業(yè)檔案的管理可以充分掌握企業(yè)的發(fā)展進程和變化趨勢，可以加強對于企業(yè)員工信息的掌握和管理，可以增加外界及企業(yè)自身獲取相關信息的效率，進而促進企業(yè)管理的完善。但是如今我國一些企業(yè)，特別是國有企業(yè)在檔案管理方面的效率較為低下、管理方式不夠規(guī)范，嚴重制約著企業(yè)管理工作的不斷完善。所以我們通過對企業(yè)檔案管理過程中存在的問題進行深入探討，提出相應的改進意見，旨在促進企業(yè)檔案管理更加規(guī)范，最終促進企業(yè)管理的完善和企業(yè)的穩(wěn)定快速發(fā)展。

1企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1檔案規(guī)范化管理意識不強

檔案規(guī)范管理意識不強就難以發(fā)揮企業(yè)檔案管理人員的主觀能動性，不利于企業(yè)的規(guī)范管理。一是企業(yè)領導對于檔案管理部門的重視程度不夠，認為檔案僅僅是一些資料的儲存，而沒有從企業(yè)管理的角度認識到檔案的重要意義。二是企業(yè)領導更沒有意識到檔案管理對于企業(yè)不斷修正錯誤、改善經營狀況的重要作用，意識的缺乏導致檔案失去了實用價值。三是檔案管理人員規(guī)范管理檔案的意識不強，認為檔案就是一堆資料而已，對于檔案的管理過于隨意，甚至導致檔案的丟失。

1.2缺乏專業(yè)的管理軟件和專業(yè)的管理人才

在當前“互聯(lián)網+”的發(fā)展背景下，計算機和數(shù)據(jù)處理軟件對于企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提升有著極大的推動作用。目前大多數(shù)企業(yè)對于檔案的管理未能順應市場的發(fā)展，第一，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案信息及數(shù)據(jù)管理軟件，對于檔案的管理過于低效，且紛繁復雜的工作可能導致檔案信息的錯誤和遺漏。第二，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人才，目前企業(yè)檔案室的工作人員大多學歷不高，因為企業(yè)認為這是一個沒有技術含量的工作，檔案管理人員不夠專業(yè)導致檔案不能發(fā)揮促進企業(yè)管理的作用。

1.3檔案管理機制不夠完善

檔案管理機制的不完善體 現(xiàn)在如下幾個方面：首先，某些企業(yè)的檔案沒有建立專門的檔案管理庫，并且對于檔案的分類不夠齊全、細化，導致一些檔案的放置雜亂無章。其次，沒有建立相應的檔案更新機制，對于檔案信息的變化，沒有定期地對變化的檔案信息進行重新編制、保存，導致檔案的使用缺乏準確性。再次，檔案管理的過程中沒有建立相應的檢查監(jiān)督機制，所以無法發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案，造成檔案管理的不嚴謹。最后，沒有建立檔案管理的獎懲機制，無法通過獎懲來促進員工加強檔案的管理。

2加強企業(yè)檔案管理規(guī)范化的建議

2.1 統(tǒng)一對檔案進行規(guī)范化處理

企業(yè)應該將檔案規(guī)范化管理工作作為一項中心工作來抓。有學者提出，規(guī)范化是當前檔案管理工作標準化建設的前提條件。因為現(xiàn)代檔案工作已不再屬于一個部門，而是一個企業(yè)、一個地區(qū)甚至一個省市檔案信息交流的組成部分。因此企業(yè)的檔案工作要有長遠打算，做好檔案文件的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫濕度控制、防霉防蟲、保密保管等基礎性工作；并根據(jù)國家紙質文件、檔案管理、電子文件管的標準和規(guī)范進行歸檔。有些企業(yè)在檔案管理方面做得比較到位，如江西省安義縣公司通過全面加強檔案管理組織建設，完善檔案管理制度，以檔案管理達標工作為抓手，整體提升全系統(tǒng)檔案工作水平。同時，公司辦公室還計劃進一步加強對基層單位檔案管理工作的業(yè)務指導和督促檢查，使公司系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理工作邁上了一個新的臺階。

2.2提高企業(yè)檔案管理人員的素質

當前對企業(yè)檔案管理從業(yè)人員的要求是：他們必須具有扎實的專業(yè)理論基礎，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉變。此外，對于一個不斷發(fā)展的企業(yè)而言，從事檔案管理的人員還應具有創(chuàng)新意識，能夠把握機遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

2.3提升檔案管理信息化水平

檔案管理的信息化是適應新時期的必然需求，也是更好地服務于企業(yè)發(fā)展的必要條件。因此，對現(xiàn)代企業(yè)而言，應該將檔案信息化建設作為提升檔案管理水平的重點工作來抓，在文書檔案實行信息數(shù)字化后，積極推進各種實物檔案的數(shù)據(jù)庫建設，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調閱利用提供便利，同時也為檔案管理實現(xiàn)標準化、規(guī)范化奠定基礎。

2.4正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員應重視檔案保密，工作盡心盡職，對檔案管理專用計算機進行更新，定期維護復印機、打印機，加固檔案室防盜門，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。

2.5充分利用檔案資源

傳統(tǒng)的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動，這種做法，在保護檔案的同時，也使一些有價值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴重浪費。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護的價值，這不是檔案保護的初衷。因此，應該對檔案進行有效的利用，切不可失之偏頗。

結束語：

對于現(xiàn)代企業(yè)而言檔案管理工作的開展是十分重要的，為了順應當前市場形勢及企業(yè)戰(zhàn)略需求，企業(yè)檔案工作必須實現(xiàn)規(guī)范化管理，只有這樣才能更好的確保企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。

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