丁艷

摘要：當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式比較落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。手式檔案管理主要是進(jìn)行長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)式管理，以及沒(méi)有太高的科技含量，這些弊端在目前的審計(jì)檔案管理工作中呈現(xiàn)較多的弊端。本文闡述了計(jì)算機(jī)在審計(jì)檔案管理中的應(yīng)用問(wèn)題，同時(shí)淺談在大數(shù)據(jù)背景下的審計(jì)檔案管理新策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；審計(jì)；檔案管理；策略

隨著計(jì)算行業(yè)的發(fā)展，檔案行業(yè)面臨著新的發(fā)展趨勢(shì)。在檔案行業(yè)中，有效的存儲(chǔ)、管理、整合、歸納、檢索是檔案工作面臨的主要內(nèi)容。隨著我國(guó)事業(yè)單位的改革，檔案管理工作呈現(xiàn)出“機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的局面”。

一、計(jì)算機(jī)在審計(jì)檔案管理中的應(yīng)用

當(dāng)前，科學(xué)飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程不斷推行。社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域都在廣泛使用計(jì)算機(jī)。特別是在檔案部門更是加大力度運(yùn)用計(jì)算機(jī)。在審計(jì)部門，檔案管理工作從最初的小而全的管理模式，逐步進(jìn)入了由計(jì)算機(jī)管理的全新模式。計(jì)算機(jī)在檔案管理中被大量應(yīng)用，比如自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)光盤系統(tǒng)等等。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，導(dǎo)致了電子檔案這種全新的檔案模式產(chǎn)生了。電子檔案是將這些特定的問(wèn)題通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理形式，通過(guò)轉(zhuǎn)存在磁性存貯載體或光盤上進(jìn)行保存。在進(jìn)行識(shí)別的時(shí)候，要通過(guò)有關(guān)的一種特殊檔案技術(shù)和設(shè)備。這種特殊的檔案，不管是形式還是管理，都要通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)條件才能實(shí)現(xiàn)。這種電子文件的數(shù)據(jù)是隨機(jī)存儲(chǔ)的，與傳統(tǒng)的手工作業(yè)和紙質(zhì)文件是有很大區(qū)別的。傳統(tǒng)文件要逐一標(biāo)號(hào)，然后在需要的時(shí)候才能進(jìn)行有效的查收。但是，電子檔案不需要標(biāo)號(hào)，但是需要能夠有相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，這樣才能對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的管理。

二、大數(shù)據(jù)背景下審計(jì)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與不足

（一）大數(shù)據(jù)背景下審計(jì)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，檔案管員能夠處理海量的檔案信息，并且借助于數(shù)據(jù)庫(kù)存框架，實(shí)現(xiàn)充分的資源調(diào)配，深化數(shù)字化檔案工作所需要的各項(xiàng)資源，使檔案工作的成本降低，而效率大大提高。在傳統(tǒng)檔案的鑒定、檢索上，由于檔案資源的利用效率逐步降低，因此會(huì)消耗大量的人力和物力。但是，利用大數(shù)據(jù)電子技術(shù)，在數(shù)據(jù)的檢索上，只需要憑借鍵盤、鼠標(biāo)進(jìn)行檔案系統(tǒng)內(nèi)的點(diǎn)擊，就能夠駕馭海量的檔案信息。同時(shí)，還能夠根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、時(shí)間、日期、類型進(jìn)行快速檢索，使檔案工作的服務(wù)型變的更加完善。

（二）大數(shù)據(jù)背景下審計(jì)檔案管理中的不足之處

從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案管理階段，不但需要耗費(fèi)人力、財(cái)力、物力，還要進(jìn)行一系列的創(chuàng)新發(fā)展和過(guò)度適應(yīng)。面對(duì)這種情況，很多檔案部門復(fù)雜人都忽視了數(shù)字化檔案確立的重要性，導(dǎo)致信息化檔案管理發(fā)展遲緩、缺乏一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規(guī)模，在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的開展。在看到網(wǎng)絡(luò)便捷的同時(shí)，在大數(shù)據(jù)的影響下，檔案信息管理的技術(shù)也出現(xiàn)了安全性差、后續(xù)維護(hù)難、系統(tǒng)設(shè)置不合理的問(wèn)題。

三、當(dāng)前審計(jì)檔案管理計(jì)算機(jī)化應(yīng)用采取的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)資料建設(shè)，以及審計(jì)檔案的相關(guān)工作建設(shè)

當(dāng)前，要對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行整理，同時(shí)將這些檔案入庫(kù)。同時(shí)，要通過(guò)計(jì)算機(jī)的工作模式，將現(xiàn)有檔案文件以及目錄進(jìn)行檢查。并且要對(duì)那些比較重要，容易損壞，使用頻率高的檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。對(duì)那些珍貴、重要的檔案進(jìn)行保護(hù)。這樣才能充分提高檔案的利用率。檔案信息化建設(shè)涉及到很多方面的工作。要想促使檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，要將檔案工作的各個(gè)方面進(jìn)行互相組合。

（二）培養(yǎng)檔案工作者的實(shí)際工作能力

要想讓審計(jì)檔案信息化建設(shè)有所發(fā)展，需要對(duì)檔案工作者隊(duì)伍的素質(zhì)進(jìn)行全面提高。檔案工作者在運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)進(jìn)行檔案工作的時(shí)候，需要相關(guān)的知識(shí)能力。與之相對(duì)應(yīng)的同樣需要工作人員需要掌握現(xiàn)代管理工具、具備現(xiàn)代信息意識(shí)等方面的能力。具備這些能力能夠?yàn)榻窈蠼F(xiàn)代化審計(jì)檔案觀的工作起到很大的促進(jìn)作用。

（三）要盡力解決審計(jì)檔案管理中計(jì)算機(jī)的安全問(wèn)題

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，審計(jì)檔案信息中呈現(xiàn)出較為嚴(yán)重的安全性和可靠性問(wèn)題。審計(jì)檔案信息化不能得到較好的發(fā)展，就是因?yàn)槭艿骄W(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的制約。針對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和安全性問(wèn)題，要制定一些相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行支持。這些具體的措施和標(biāo)準(zhǔn)能夠有效對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提供規(guī)范化的要求或者解決方法。

（四）提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度

要想實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案工作現(xiàn)代化，一個(gè)重要的基礎(chǔ)就是要實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)在審計(jì)檔案管理中會(huì)涉及到很多方面的問(wèn)題。比如數(shù)據(jù)目錄、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等方面，如果想要進(jìn)行解決，需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能進(jìn)行。

總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，審計(jì)檔案管理部門面臨巨大的挑戰(zhàn)。我們只有不斷學(xué)習(xí)，對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)進(jìn)行必要的掌握，將制約和影響檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的解決。只有這樣才能促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。endprint