白菊

摘要：隨著市場(chǎng)政治經(jīng)濟(jì)體制的改革與發(fā)展，人員在社會(huì)上的流動(dòng)更為頻繁，因此，人事檔案作為記錄一個(gè)人一生軌跡的關(guān)鍵憑證更加具有其不可替代的存在意義。同時(shí)，當(dāng)前高科技的信息技術(shù)手段在多個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，信息化的管理手段已逐步得到社會(huì)認(rèn)可，所以也被應(yīng)用于流動(dòng)人員人事檔案管理的過(guò)程中，而隨著高科技的技術(shù)手段在流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)程中的充分運(yùn)用，其所具有的前所未有的方便、快捷、高效等作用也正在逐步得到體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案；信息化；管理

0.前言

經(jīng)過(guò)多年的工作實(shí)踐與總結(jié)，國(guó)家召開(kāi)了相關(guān)的檔案工作會(huì)議，制定了一定的工作規(guī)程，我國(guó)的人事檔案管理工作也積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是仍有部分地區(qū)的人事檔案管理方式還是停留在保管紙質(zhì)檔案的層面。而隨著社會(huì)的發(fā)展，尤其是改革開(kāi)放以來(lái)，人員流動(dòng)性越來(lái)越強(qiáng)，這種傳統(tǒng)的人事檔案管理方式的弊病正在逐漸顯露，如：占據(jù)空間大，查閱不方便，偏向手工管理，工作效率偏低，容易產(chǎn)生差錯(cuò)等等，在一定程度上阻滯了該項(xiàng)工作的發(fā)展，即使是已經(jīng)使用了部分信息化技術(shù)參與到人事檔案管理過(guò)程中的地區(qū)，也往往會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)不兼容、安全有風(fēng)險(xiǎn)等原因使人事檔案無(wú)法發(fā)揮其更為積極的作用。因此，人事檔案管理工作如何適應(yīng)需求適時(shí)調(diào)整顯得勢(shì)在必行。

1. 流動(dòng)人員人事檔案的特點(diǎn)

由于流動(dòng)人員自身存在特殊性，所以流動(dòng)人員人事檔案除了具有其他各類(lèi)人事檔案的共同特點(diǎn)：全面性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性等，還具有其他獨(dú)有的特點(diǎn)。

1.1流轉(zhuǎn)速度快

隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體制的深化改革，人員流動(dòng)更為頻繁，這也更符合人力資源合理配置的需求。按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案由“其戶籍所在地或者現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理”，一旦人員工作地或者戶籍地發(fā)生變化，人事檔案就要隨之進(jìn)行流轉(zhuǎn)。因此，流動(dòng)人員人事檔案的流轉(zhuǎn)速度與其他類(lèi)型的人事檔案相比更快也更頻繁。

1.2使用頻率高

根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為單位或者個(gè)人提供借閱檔、出具證明、政審等基本就業(yè)服務(wù)。人員流動(dòng)頻繁需要流轉(zhuǎn)人事檔案或?qū)n案材料進(jìn)行審核，部分事項(xiàng)的辦理需要依據(jù)人事檔案出具證明，致使流動(dòng)人員人事檔案的使用頻率與其他類(lèi)型的人事檔案的使用頻率相比更高。

1.3管理難度大

流動(dòng)人員人事檔案管理雖然實(shí)行“集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制”，但在當(dāng)前工作實(shí)踐中，在集中管理的體制完善之前以及經(jīng)濟(jì)利益因素介入致使多頭管理的現(xiàn)狀下，人事檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，人員流動(dòng)頻繁加之本人不重視致使檔案材料補(bǔ)充與更新不及時(shí)，甚至人事檔案不流轉(zhuǎn)等情況也在加劇，這些都進(jìn)一步加大了管理難度。

2. 流動(dòng)人員人事檔案管理信息化的意義

2.1基本涵義

人事檔案信息化是指在組織人事部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在人事檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行組織、管理和提供利用，做好人才信息基礎(chǔ)保障工作，是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案的過(guò)程。關(guān)于人事檔案管理信息化，在國(guó)外，主要是使人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理，并采用先進(jìn)微縮技術(shù)存儲(chǔ)檔案信息，既能保持內(nèi)容的及時(shí)更新，又可以方便地檢索統(tǒng)計(jì)和提供利用。在國(guó)內(nèi)，全國(guó)各省市也不斷運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案。

2.2重要意義

流動(dòng)人員人事檔案管理信息化工作正愈來(lái)愈受到社會(huì)關(guān)注，工作實(shí)踐也證明了，運(yùn)用高科技的信息化技術(shù)參與到流動(dòng)人員人事檔案管理工作中具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（1）有利于提高管理效率。相關(guān)組織和部門(mén)可以在權(quán)限范圍內(nèi)，隨時(shí)隨地查詢、更新和審核相關(guān)人員的信息，操作更為方便、快捷。

（2）有利于節(jié)約管理成本。在部分人事檔案的利用與服務(wù)過(guò)程中可以減少紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)等，避免人力、物力不必要的浪費(fèi)。

（3）有利于規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)。部分人事檔案信息的查詢、更新與審核工作等可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成，最大限度地避免紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)可能發(fā)生的滅失風(fēng)險(xiǎn)。

3. 流動(dòng)人員人事檔案信息化管理策略

3.1打破體制束縛，加強(qiáng)管理部門(mén)之間的溝通

近年來(lái)，出現(xiàn)了如下的形勢(shì)變化：一是勞動(dòng)局和人事局完成合并，成立了人力資源和社會(huì)保障局，就業(yè)促進(jìn)中心和人才服務(wù)中心的行政主管部門(mén)已同為一家；二是隨著社會(huì)的發(fā)展，雖然人事檔案分處兩處，但這兩類(lèi)流動(dòng)人員群體的勞動(dòng)性質(zhì)、勞動(dòng)分工也不再是一成不變的或者說(shuō)是涇渭分明的，差距不再懸殊，正在不斷融合逐漸產(chǎn)生交叉；三是作為國(guó)際化大都市，教育條件較好且形式也較多樣，除正規(guī)全日制學(xué)歷教育外，非全日制學(xué)習(xí)、職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等也較為普遍，使得學(xué)歷、技術(shù)的掌握極為方便，再對(duì)“勞動(dòng)力”與“人才”進(jìn)行隔斷式的區(qū)分意義不大。因此，特別是行政主管部門(mén)的合并及流動(dòng)人員人事檔案管理范圍的重合，使得進(jìn)一步推動(dòng)運(yùn)用信息化技術(shù)手段開(kāi)展流動(dòng)人員人事檔案管理工作上，通過(guò)交流該項(xiàng)工作開(kāi)展至今各自所獲得的經(jīng)驗(yàn)，做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，進(jìn)而使信息化成果得以共享，實(shí)現(xiàn)利用效率的最大化。

3.2落實(shí)調(diào)查研究，明確切實(shí)可行的衡量標(biāo)準(zhǔn)

任何工作的開(kāi)展必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，完全依靠工作實(shí)踐各自為陣可能暫時(shí)解決了面臨的工作窘境，提升了一定的工作效率，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，從部門(mén)與部門(mén)間的銜接來(lái)看，問(wèn)題無(wú)法從根本解決，往往只是被表面解決的假象所掩蓋。流動(dòng)人員人事檔案管理信息化工作也是如此，雖說(shuō)當(dāng)前不管是勞動(dòng)系統(tǒng)還是人才系統(tǒng)，各自的流動(dòng)人員人事檔案管理信息化工作開(kāi)展地風(fēng)風(fēng)火火，成效似乎也挺顯著，但一旦兩者發(fā)生交集，問(wèn)題不可避免地就出現(xiàn)了，而產(chǎn)生這樣或者那樣問(wèn)題的原因就在于沒(méi)有統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，走一步看一步。因此，落實(shí)調(diào)查研究，盡快出臺(tái)衡量標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)鍵。當(dāng)前，流動(dòng)人員人事檔案管理信息化的目的是為了提升工作效率，降低人工成本，因此，對(duì)于該項(xiàng)工作的進(jìn)一步推進(jìn)與完善，各管理機(jī)構(gòu)均持支持的意見(jiàn)，既然有了統(tǒng)一的目標(biāo)，就應(yīng)各方協(xié)作，盡早制訂出統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，就該項(xiàng)工作的開(kāi)展出臺(tái)明確規(guī)定。

3.3建立信息公開(kāi)制，提升資源配置的有效性

在當(dāng)前的工作實(shí)踐中，基于國(guó)家相關(guān)規(guī)定、政策的要求、出于對(duì)流動(dòng)人員個(gè)人的保護(hù)以及人事檔案管理的安全性因素的考慮，相關(guān)人事檔案信息在執(zhí)行過(guò)程中有時(shí)就演變成了對(duì)無(wú)人事檔案保管資質(zhì)的單位一律不公開(kāi)，也就是說(shuō)不僅不對(duì)本人公開(kāi)，即使是對(duì)擬錄用單位或已錄用單位也不予公開(kāi)，而這樣的做法對(duì)用人單位而言是十分不利于其做好人力資源的合理配置的。流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化工作可說(shuō)是一個(gè)較好的突破口，通過(guò)信息化工作的開(kāi)展，不僅僅是要讓管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)提升工作效率等目的，也應(yīng)讓目標(biāo)服務(wù)對(duì)象，用人單位真切地感受到流動(dòng)人員人事檔案管理信息化工作開(kāi)展所帶來(lái)的實(shí)效，通過(guò)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)，搭建出一個(gè)人才資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

結(jié)束語(yǔ)：

人事檔案作為記錄一個(gè)人一生成長(zhǎng)與發(fā)展軌跡的關(guān)鍵憑證，在當(dāng)前乃至未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都有其不可替代的重大意義，尤其是流動(dòng)人員人事檔案，更因?yàn)槿藛T的頻繁流動(dòng)，如何對(duì)這類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行規(guī)范管理就更顯得至關(guān)重要。本文對(duì)流動(dòng)人員流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的特點(diǎn)、意義和發(fā)展策略進(jìn)行了深入研究，對(duì)推進(jìn)流動(dòng)人員檔案信息化管理，科學(xué)完善管理辦法具有重要的顯示意義。

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