王曙+李冬萍

【摘要】EXCEL中的數(shù)據(jù)透視表具有靈活便捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總功能。本文以高職院校學(xué)生收費(fèi)管理為例，介紹了數(shù)據(jù)透視表在學(xué)生收費(fèi)統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)透視表 學(xué)生收費(fèi)

高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)主要來源于學(xué)生的學(xué)宿費(fèi)收入，而學(xué)宿費(fèi)的高欠費(fèi)率則會(huì)限制高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)也會(huì)對(duì)學(xué)生的誠信造成影響。因此，加強(qiáng)學(xué)生收費(fèi)管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。目前江蘇省高校收費(fèi)工作中普遍采用的是上海復(fù)旦天翼軟件公司開發(fā)的學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)，根據(jù)收費(fèi)系統(tǒng)中導(dǎo)出的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是EXCEL格式，使用EXCEL電子表格中的數(shù)據(jù)透視表功能可以非常方便地按照用戶的不同需求對(duì)學(xué)生收費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)、比對(duì)、匯總、分析，不僅可以生成表格形式，還可以生成柱形圖、餅狀圖等多種更直觀的圖表格式。下面就以常州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生收費(fèi)數(shù)據(jù)為例介紹EXCEL中數(shù)據(jù)透視表功能的應(yīng)用。

一、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

首先，從學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)中將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)出為EXCEL工作簿格式（本文以EXCEL2007為例）。然后，在打開的EXCEL數(shù)據(jù)表中，菜單欄選擇“插入”——“數(shù)據(jù)透視表”，默認(rèn)生成數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域?yàn)槿ぷ鞅韰^(qū)域。接著，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中的“選擇一個(gè)表或區(qū)域”中鍵入數(shù)據(jù)源，在“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”選擇“新工作表”，就會(huì)在現(xiàn)有工作簿中生成一個(gè)新的工作表，用來專門存放新生成的數(shù)據(jù)透視表；如果是選擇“現(xiàn)有工作表”，就需要在現(xiàn)有工作表中的指定區(qū)域存放生成的數(shù)據(jù)透視表。最后，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中點(diǎn)擊“確定”按鈕，則自動(dòng)生成了數(shù)據(jù)透視表框架。

二、在創(chuàng)建的“數(shù)據(jù)透視表”框架中添加需要分類匯總的內(nèi)容

例如要統(tǒng)計(jì)全校各系部各年級(jí)各專業(yè)學(xué)生的繳費(fèi)情況，將“系科”的字段拖入報(bào)表篩選區(qū)域，將“年級(jí)”、“專業(yè)”、“姓名”字段按順序拖入到行標(biāo)簽區(qū)域，將“學(xué)費(fèi)應(yīng)收”、“學(xué)費(fèi)已收”、“學(xué)費(fèi)未交”、“住宿費(fèi)應(yīng)收”、“住宿費(fèi)已收”、“住宿費(fèi)未交”字段按順序拖入到數(shù)值區(qū)域，選擇匯總方式計(jì)算類型為“求和”，列標(biāo)簽區(qū)域默認(rèn)為求和數(shù)值。如圖1所示：

收費(fèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果如圖2所示，點(diǎn)擊系科下拉菜單，可以選擇查看每個(gè)系部的學(xué)生收費(fèi)情況，點(diǎn)擊年級(jí)前+號(hào)展開，可以查看到各年級(jí)各班級(jí)各個(gè)學(xué)生的繳費(fèi)情況。

通過使用EXCEL中數(shù)據(jù)透視表功能，按照不同分類對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，還可以展開或折疊要關(guān)注結(jié)果的數(shù)據(jù)級(jí)別，查看用戶感興趣區(qū)域匯總數(shù)據(jù)的明細(xì)，將列移動(dòng)到行或?qū)⑿幸苿?dòng)到列，可以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，方便我們以多種方式查詢統(tǒng)計(jì)不計(jì)其數(shù)的學(xué)生收費(fèi)數(shù)據(jù)。對(duì)最有用和最關(guān)注的數(shù)據(jù)子集進(jìn)行篩選、排序、分組和有條件地設(shè)置格式，使我們能夠從冗余的數(shù)據(jù)中快速地查詢到最關(guān)注的信息。下面以統(tǒng)計(jì)輕化系14材料331班學(xué)生收費(fèi)情況為例，在圖3系科下拉框中選擇輕化系，展開2014級(jí)14材料331班，就可以清晰地查看該班級(jí)學(xué)生的個(gè)人繳費(fèi)情況，如圖4所示。

三、結(jié)束語

綜上所述，EXCEL中的數(shù)據(jù)透視表具有出類拔萃的數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)功能，合理地使用數(shù)據(jù)透視表可以幫助用戶輕松迅速地完成大量數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分類匯總、查詢、篩選等工作。學(xué)生收費(fèi)工作人員熟練掌握EXCEL數(shù)據(jù)透視表的使用，可以輕松完成日常高校收費(fèi)管理中的各類學(xué)生收費(fèi)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)任務(wù)，定期通知各系部學(xué)生的繳費(fèi)情況，方便進(jìn)行學(xué)生欠費(fèi)的催繳，降低惡意欠費(fèi)的發(fā)生率。而且，使用上海復(fù)旦天翼收費(fèi)軟件時(shí)，導(dǎo)出的都是EXCEL表，那么EXCEL中的數(shù)據(jù)透視表的功能可以在收費(fèi)工作中得到充分的發(fā)揮，并且容易學(xué)會(huì)、操作簡(jiǎn)單、處理快捷、不易出錯(cuò)，給學(xué)生收費(fèi)管理人員的工作帶來了便利，大大提高了工作效率。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：王曙（1988-），女，江蘇常州人，常州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，會(huì)計(jì)師，碩士研究生，財(cái)會(huì)類；李冬萍（1975-），女，江蘇常州人，常州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，初級(jí)會(huì)計(jì)師，財(cái)會(huì)類。endprint