雷偉景

摘要：辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸成為人們?cè)诠ぷ鬟^(guò)程中的主要形式，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以及在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下辦公，對(duì)工作人員來(lái)說(shuō)不僅能夠?qū)⒐ぷ骱?jiǎn)化，而且能夠有效的提高工作效率，對(duì)醫(yī)院的檔案管理來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化更是能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，并且有效的提高醫(yī)院檔案管理的利用效率。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；工作效率；醫(yī)院檔案管理；資源共享

中圖分類號(hào)：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-1959（2017）17-0009-02

辦公自動(dòng)化現(xiàn)如今已經(jīng)逐漸成為人們工作當(dāng)中必不可少的一部分，在各行各業(yè)也被廣泛的應(yīng)用，而且辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)和應(yīng)用給檔案生成和管理提供了很大的便利條件，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理可以通過(guò)計(jì)算機(jī)與通訊線路之間的連接來(lái)完成，通過(guò)自動(dòng)化的檔案管理，對(duì)所需求的相關(guān)檔案查找也比傳統(tǒng)的要方便許多，不僅能夠有效的提高醫(yī)院檔案管理的利用率，而且能夠提高檔案管理的工作效率。

1 辦公自動(dòng)化對(duì)醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生的影響

醫(yī)院的檔案分為很多不同的種類，因?yàn)獒t(yī)院所涉及的方面、各個(gè)醫(yī)療科室、各個(gè)職能部門等等，涉及到的面很廣泛，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案在分類上也有很多種類，比如科研、人事、病例等等，在這些種類當(dāng)中還劃分更為詳細(xì)的方面，包括治療、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等等，這些都是需要通過(guò)檔案管理來(lái)將這些資料進(jìn)行規(guī)劃和總結(jié)，方便在需要的時(shí)候可以及時(shí)的使用[1]。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以有效的將這些繁瑣的工作簡(jiǎn)單化的進(jìn)行，對(duì)醫(yī)院各個(gè)部門之間、工作人員之間、工作程序方面都有很大的影響和作用，辦公自動(dòng)化檔案管理不僅方便與檢索和利用，而且整個(gè)檔案管理在分類上有更加的科學(xué)化、合理化，方便查找，而且可以減少人工操作的復(fù)雜，提高檔案的使用率[2]。

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，可以有效的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在特點(diǎn)的范圍內(nèi)能夠最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享，不僅能夠有效的提高檔案的使用率，而且能夠保證檔案管理更加的規(guī)范化，相比于傳統(tǒng)的檔案管理，辦公自動(dòng)化不需要很多的人工操作，而且對(duì)于一些比較隱秘的檔案，可以增加權(quán)限，還能有效的保證檔案的安全性和保密性，對(duì)醫(yī)院檔案管理來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用不僅可以延長(zhǎng)檔案壽命，而且能夠從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化成為帶有圖象、圖片的“生動(dòng)”檔案，對(duì)使用以及留存都有很重要的影響和作用。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理利用辦公自動(dòng)化所產(chǎn)生的問(wèn)題

2.1醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不夠完善

當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)雖然存在，但是大多數(shù)都是處于一種不夠完善的狀態(tài)，不僅軟件少、而且相對(duì)來(lái)說(shuō)，有很嚴(yán)重的管理負(fù)擔(dān)問(wèn)題，影響了整個(gè)系統(tǒng)的提高，由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)商不同，所以一些開發(fā)團(tuán)隊(duì)自身的經(jīng)驗(yàn)尚且不足，開發(fā)出來(lái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也是如此，導(dǎo)致醫(yī)院在使用過(guò)程中，容易出現(xiàn)系統(tǒng)和醫(yī)院之間的契合度不夠高的情況[3]。

2.2檔案管理人員水平有待提升

現(xiàn)如今的檔案管理不同于傳統(tǒng)的模式，而是更加的多樣化、科學(xué)化甚至辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理更加的現(xiàn)代化，所以針對(duì)當(dāng)下的這些情況，對(duì)檔案管理人員自身的水平要求就越來(lái)越高，而傳統(tǒng)的管理人員一般的知識(shí)儲(chǔ)備都非常有限，而且學(xué)歷相對(duì)來(lái)說(shuō)也不是很高，沒有接受過(guò)專門的檔案管理培訓(xùn)，所以用“傳統(tǒng)”的檔案管理員來(lái)利用辦公自動(dòng)化來(lái)管理現(xiàn)代化的檔案，會(huì)產(chǎn)生一定的差距和“時(shí)代感”，所以對(duì)檔案管理人員的能力以及對(duì)計(jì)算機(jī)的技術(shù)掌握都需要進(jìn)行進(jìn)一步的提升[4]。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的策略分析

3.1提高檔案管理人員自身的能力和水平

當(dāng)前，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，出現(xiàn)了大量新的醫(yī)療內(nèi)容和相關(guān)技術(shù)，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案數(shù)量越來(lái)越多，所以針對(duì)這一現(xiàn)象，對(duì)檔案管理人員自身的管理能力和水平就有了更高層次的要求，不但要經(jīng)驗(yàn)豐富，而且要熟悉辦公自動(dòng)化的一系列應(yīng)用，才能夠很好的勝任辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作。所以，針對(duì)檔案管理人員自身的能力和水平，醫(yī)院在上崗前要進(jìn)行對(duì)檔案管理人員的統(tǒng)一培訓(xùn)，在工作過(guò)程中，也要更多的給這些人員提供相對(duì)應(yīng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，不但提高檔案管理人員自身的管理能力，而且要提高管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)理論知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)上，要制定相對(duì)應(yīng)的考核制度，不僅能夠有效的激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，而且對(duì)醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)工作，管理人員能夠確切的落實(shí)到位，對(duì)醫(yī)院檔案管理來(lái)說(shuō)具有重大的影響和作用[5]。

3.2建立健全檔案管理子系統(tǒng)

醫(yī)院檔案本身的種類就比較多，管理起來(lái)比較麻煩，而且對(duì)于醫(yī)院檔案的分類也需要比較細(xì)致，所以醫(yī)院要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行大規(guī)模的資金投入以及重視力度，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)上建立健全檔案管理的子系統(tǒng)，也就是說(shuō)將電子文件與電子檔案管理之間進(jìn)行有效的連接，不僅能夠方便電子文件的生成和歸檔，而且能夠在這個(gè)過(guò)程中，不斷的完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的應(yīng)。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，要注重人員管理、對(duì)檔案的權(quán)限管理及工作平臺(tái)這些基本組件的構(gòu)成等等，將這些基本組建要與辦公自動(dòng)化進(jìn)行有效的連接，保證電子文件能夠協(xié)作運(yùn)行，這樣不僅能夠提高醫(yī)院檔案的使用效率，而且在一定程度上，充分有效的減少了檔案管理系統(tǒng)的成本投入，最終提高系統(tǒng)的適用性和實(shí)用性，對(duì)醫(yī)院的檔案管理也起到了良好的影響和作用。

3.3制定科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院的檔案管理可以說(shuō)是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，包括對(duì)檔案的收集、整理、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、以及分類等等，這些工作程序如果沒有科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制約，在實(shí)際工作當(dāng)中將會(huì)出現(xiàn)很多復(fù)雜的工序，所以在醫(yī)院的實(shí)際操作過(guò)程中，要在辦公自動(dòng)化環(huán)境下制定科學(xué)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，將醫(yī)院自身的實(shí)際情況與之相結(jié)合，對(duì)檔案材料的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，這樣才能夠不斷的在完善當(dāng)中強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作[6]。

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下開展醫(yī)院檔案管理，是在一定程度上將醫(yī)院的檔案管理工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相融合，不僅能夠推進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，而且對(duì)醫(yī)院自身的檔案管理工作來(lái)說(shuō)也起到了一個(gè)很良好的影響，方便醫(yī)院的人員對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取、查詢、閱覽等等。而且利用辦公自動(dòng)化實(shí)施醫(yī)院檔案管理，能夠增加檔案的使用壽命，對(duì)檔案管理更加的規(guī)范化、科學(xué)化，有效的提高了醫(yī)院檔案的使用效率，從而最大限度的利用醫(yī)院資源來(lái)提升醫(yī)院的管理能力。

參考文獻(xiàn)：

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編輯/楊倩endprint