黃睿一

摘要：檔案信息化是現(xiàn)代信息社會檔案管理工作的必然趨勢，隨著信息化程度的不斷提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步電子化。在醫(yī)院辦公系統(tǒng)中，電子文件的利用更廣泛，歸檔更便捷。然而，電子檔案也存在著真實性與可靠性較低等問題，這使得紙質(zhì)檔案在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中依然有著重要的地位。所以，就目前的技術(shù)和管理水平而言，醫(yī)院的檔案管理工作通過“雙軌制”的管理方式實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢互補就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；紙質(zhì)檔案；電子檔案；雙軌制

中圖分類號：G276；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-1959（2017）17-0005-02

1醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

長期以來，紙質(zhì)檔案一直是醫(yī)院檔案管理的主要對象，主要針對醫(yī)院在運營過程中產(chǎn)生的各類文件，上級機關(guān)下發(fā)的指導(dǎo)性文件以及與協(xié)作單位業(yè)務(wù)來往中產(chǎn)生的書信、函件等[1]。對應(yīng)這種管理模式，檔案工作人員大部分身兼多職，以辦公室人員居多，沒有系統(tǒng)的時間整理檔案，檔案文件多形成于辦公室部門，每年整理、保管檔案的困難較大，有部分領(lǐng)導(dǎo)以文件材料方便參考、收為己用等原因，不能及時歸檔，導(dǎo)致以“件”為單位的檔案的歸檔率下降[2]。

隨著信息化程度的不斷提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步電子化，OA系統(tǒng)辦公環(huán)境下收發(fā)文件更加便捷迅速，電子文件的利用更廣泛，歸檔更便捷，對于醫(yī)院檔案工作人員的工作時長要求降低。利用電子文件、網(wǎng)絡(luò)、郵箱等途徑可以大大降低原來以復(fù)印傳閱為主的辦公模式，減少紙浪費也更加環(huán)保。相對于紙質(zhì)文件，電子文件在平時工作中的利用率更高。然而電子檔案并不能取代紙質(zhì)檔案，這與他們的特性以及工作中的需求息息相關(guān)。

2紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)缺點分析

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的，它的原始性和真實性都受到法律認(rèn)可，具有憑證作用；紙質(zhì)檔案所承載的信息無法輕易修改，較難偽造，并且通過鑒定也很容易對檔案真假進(jìn)行辨別。同時，紙質(zhì)檔案存在歷史悠久，只要注意保管過程中，排除發(fā)生水解和氧化的兩大化學(xué)反應(yīng)的因素，紙質(zhì)檔案的壽命可達(dá)百年以上。但紙質(zhì)檔案由于載體的局限性在查閱上會花費較多時間，而且借閱過程中，借閱人也容易對檔案原件造成損壞。同時，紙質(zhì)檔案體積大，在保管方面會耗費更多空間[3]。

電子檔案以磁性物質(zhì)和光盤為載體，包含光盤文件、硬盤文件、磁帶文件等多種類型[4]。電子文件有很多優(yōu)點，比如電子文件信息存儲密度大，可節(jié)省儲存空間；電子文件能利用電子設(shè)備、移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)等媒介更快捷、更高效的傳送文件，有利于電子檔案的信息共享；辦公自動化的檢索程序更加方便查閱利用；電子文件便于修改并且可以轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件等等。電子檔案在具有先進(jìn)性的同時也存在著明顯的缺陷，從載體上講，作為磁盤和磁帶的支持體的聚酯底基，因其容易產(chǎn)生靜電，吸引塵埃顆粒，從而發(fā)生卷曲，在這種情況下，容易與磁粉脫離，而伸長后又不易恢復(fù)。連接磁粉和底基的粘合劑，很易熱脹冷縮產(chǎn)生磨損，進(jìn)而脫落，還可以生霉，這樣直接影響了信息的再現(xiàn)。從存儲上講，電子檔案的信息安全不如紙質(zhì)檔案，電子文件信息具有可修改性，可以任意修改，電腦病毒也有可能篡改電子檔案內(nèi)容。從利用上講，電子檔案由于信息技術(shù)的操作方式，查閱、利用、儲存都需要借用到計算機這個媒介，科技的發(fā)展會導(dǎo)致計算機本身不斷升級，過時的電子光盤、磁盤等文件可能會因為科技進(jìn)步而影響使用。

3紙質(zhì)檔案與電子檔案取長補短的必要性

紙質(zhì)檔案一直是檔案管理工作中最為常見也是使用最廣泛的一種。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案工作的業(yè)務(wù)量與日俱增，檔案以更加多元化、開放化、先進(jìn)化的發(fā)展模式為檔案利用者帶來了全新的體驗。為迎合信息化的潮流與趨勢，OA系統(tǒng)辦公環(huán)境下的電子文件被廣泛運用，以紙質(zhì)文件傳閱、簽閱的文件傳閱方式逐步被通過郵箱、微信等電子形式的傳閱形式代替，這對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的儲存保管帶來了挑戰(zhàn)。然而電子檔案與紙質(zhì)檔案利用的特點不同，紙質(zhì)文件的法律依據(jù)性和電子文件的方便快捷性都是他們本身不可取代的優(yōu)點，只有將二者的優(yōu)勢特點互相融合，檔案的價值才得以實現(xiàn)。

目前，針對醫(yī)院的檔案管理應(yīng)采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理方法。以我院檔案室為例，檔案室設(shè)于辦公室，專職檔案人員同時也兼任辦公室內(nèi)勤工作，內(nèi)勤人員熟悉OA系統(tǒng)辦公環(huán)境下的收發(fā)文程序，在平時工作中就可以對每年度的文件歸檔作相應(yīng)分類。

3.1檔案查閱利用中的互補性

檔案室的借閱需求以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案更能體現(xiàn)在文件閱辦的過程中，領(lǐng)導(dǎo)對文件的批示、指示。在實際工作中，隨著電子檔案的廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)檔案的儲存量也直線上升。每一份電子文件都有對應(yīng)的紙質(zhì)版文件，紙質(zhì)版的文件在簽閱過程中更具真實性，儲存的紙質(zhì)檔案也更具法律效力，同時紙質(zhì)檔案有更高的保密性，不能私自傳閱、借閱。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件作為一種“有形的信息資源”，只能在一定的場所和固定的時間范圍內(nèi)被需求者利用。這局限了檔案利用時間、地點和人數(shù)。電子文件的共享性可以讓一個文件在同一時間被多個需求者在不同地點查閱、利用。文件不再是“獨享”，而是共享。這為檔案借閱中多人利用提供了便利。

3.2檔案儲存中雙套制的保險性

醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的成因大致有兩種：一種是辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件和其轉(zhuǎn)化成的紙質(zhì)文件，二者應(yīng)用于實際工作中，具有文件功能。電子文件與紙質(zhì)文件共同保存，這樣儲存的電子文件在檢索、利用、傳輸、儲存等方面都為檔案查閱帶來便捷。另一種是為現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案制作的數(shù)字化副本。有了數(shù)字化副本，在文件的檢索和查閱上就更加便捷，并且在檔案保護(hù)方面，紙質(zhì)檔案由于重復(fù)利用會導(dǎo)致原件質(zhì)量下降，而數(shù)字化副本則可避免這種情況。

這兩種情況衍生了電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制管理。電子檔案歸檔后，紙質(zhì)版檔案也要求歸檔一份，這樣如果遇到電子檔案信息丟失，也會有紙質(zhì)版的檔案記載檔案內(nèi)容做備份。電子檔案的利用有很多優(yōu)點，但也帶來了諸如檔案泄密、磁盤儲存年限短、網(wǎng)絡(luò)病毒等問題。除了在今后的工作中不斷提高電子檔案信息安全意識，加強電子檔案信息安全方面的研究。還應(yīng)借助紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢特點，紙質(zhì)檔案是不易被修改的，保存年限也更長，保密等級更高。

3.3紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的長期性

紙質(zhì)檔案與電子檔案在實際工作中有著不可忽視的聯(lián)系，將二者互為補充，取長補短[10]，是檔案管理人員更好地在工作中實現(xiàn)對檔案管理的最佳途徑。在我國現(xiàn)階段大部分的醫(yī)療機構(gòu)中，辦公自動化的程度不高或未完全實現(xiàn)辦公自動化的情況下，紙質(zhì)檔案與電子檔案會在今后的一定時期內(nèi)并存，這將是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

綜上所述，就目前的技術(shù)和管理水平而言，醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀是由紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的雙套制管理。電子文件的產(chǎn)生推動了文件管理和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。然而電子文件的易于修改、缺乏原件的真實性、安全系數(shù)低等缺點使其在很長的一段時間內(nèi)不能取代紙質(zhì)檔案的地位。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍將占主導(dǎo)地位。在這樣一個狀態(tài)下，電子檔案與紙質(zhì)檔案在一定時期內(nèi)長期共存將是歷史的必然。

參考文獻(xiàn)：

[1]李雪.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析與對策探討[J].中國煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志，2012，15（9）：1468-1469.

[2]高秋鳳.文件歸檔卷改件后檔案接收進(jìn)館問題的思考[J].卷宗，2012（2）：65.

[3]于向紅.醫(yī)院檔案借閱中存在的問題及優(yōu)化對策[J].黑龍江史志，2015（13）：187.

[4]韓靜.檔案部門電子文件的安全技術(shù)保護(hù)初探[J].蘭臺內(nèi)外，2010（4）：25.

編輯/李樺endprint