李萍

摘 要：檔案屬于重要的原始性記錄，對于見證各種重要的事實(shí)關(guān)系，對于反映一個單位有哪些工作內(nèi)容和取得哪些工作業(yè)績來說，是歷史性證明材料，具有十分重要的作用。本文主要簡析了檔案管理的重要性，并對如何加強(qiáng)檔案的管理與保護(hù)進(jìn)行探討。中國論文網(wǎng)

關(guān)鍵詞：檔案管理 重要性 維護(hù) 安全

對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確定義的，較權(quán)威的是《中華人民共和國檔案法》。其核心，在于價值性和歷史性。檔案轉(zhuǎn)化自有形的各種原始記錄類材料，其歷史價值是非常重要的，因此，保護(hù)好各類檔案責(zé)任重大。同時，檔案管理的規(guī)范有序也是最基本的要求。

1充分認(rèn)識檔案管理的重要性

首先，檔案屬于原始性記錄，它是一個單位整個成長和發(fā)展歷史的真實(shí)性反應(yīng)，可以實(shí)現(xiàn)對重點(diǎn)標(biāo)志性事件有據(jù)可依和有證可查。當(dāng)前，社會已經(jīng)進(jìn)入到高速發(fā)展時期，檔案的作用更加重要。以人事檔案為例，由于人員流動率高，就帶來了人事檔案管理方面的問題。如果一個單位的檔案管理過硬，則可以使其成為一座堅固的橋梁，成為保證工作正常有序開展的堅實(shí)基礎(chǔ)。第二，檔案還為我們分析和統(tǒng)計歷史數(shù)據(jù)，做出工作發(fā)展的方向和趨勢性判斷，驗(yàn)證我們的決策，為如何進(jìn)一步開展以后的工作進(jìn)行政策性調(diào)整提供依據(jù)。第三，檔案對于一個單位來說，是一個重要的成長記錄，體現(xiàn)了單位的文化積淀，體現(xiàn)了單位的內(nèi)涵，是單位外在良好形象展示的窗口。

2檔案管理與保護(hù)是法律的根本要求

我國的《檔案法》規(guī)定了檔案管理的基本原則，即：1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)；2、分級管理；3、維護(hù)檔案的完整與安全；4、便于社會利用。

2.1由單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理是一項系統(tǒng)性工程。從檔案管理的歷史而言，主要存在一些共性的問題。如領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，現(xiàn)代化意識需要進(jìn)一步加強(qiáng)，專業(yè)人才力量不足，資金投入少，設(shè)備老化技術(shù)落后等。作為檔案管理人員，為改變這種現(xiàn)狀，應(yīng)該從以下方面來努力。一是要做好本職工作，使領(lǐng)導(dǎo)真正認(rèn)識到這項工作的重要性；二是要加大宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)在潛移移默化當(dāng)中提升檔案管理的法制意識；第三，要加強(qiáng)交流，使檔案管理工作被周圍的同事所認(rèn)可，進(jìn)而促進(jìn)工作的有效性開展。

2.2加強(qiáng)檔案的集中化管理。一個單位不論大小，其形成的檔案數(shù)量和種類都是很多的。如，既包括了人事檔案，也包括了文書檔案以及財務(wù)檔案和專項檔案等。因此，加強(qiáng)檔案的集中化管理，實(shí)現(xiàn)專人專業(yè)化管理，對管理企業(yè)是大有好處的。這樣，不但可以得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，避免檔案管理投資方面的重復(fù)性，達(dá)到有效地降低成本的目的，還會使先進(jìn)的設(shè)備能最大限度的發(fā)揮優(yōu)勢，減少檔案在安全管理方面的難度。

2.3強(qiáng)化檔案的日常維護(hù)。日常維護(hù)是檔案管理當(dāng)中最重要的組成部分。檔案管理方面，較突出的要求就是要做到其具備完整性，確保真實(shí)性和時效性，還要保證其規(guī)范性，這都需要在日常工作中加強(qiáng)維護(hù)。全面完整性，是數(shù)量、質(zhì)量和完好三個方面。即：要避免檔案在數(shù)量不缺、質(zhì)量上更良好和原貌不受任何損害。 這方面，需要加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)和法律意識的提升，不斷加大專業(yè)培訓(xùn)的力度，做到將最放心的人放在最不放心的崗位上。

2.4要做好檔案的安全防護(hù)。檔案安全方面，主要是保護(hù)其本身不受到任何損害，重點(diǎn)是要做好重點(diǎn)隱患防護(hù)工作。具體說來，就是要做到“防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉”，以使檔案壽命延長，保證檔案的安全。此外，還要避免檔案被人為性故意破壞，避免出現(xiàn)被盜失竊現(xiàn)象。特別是近年來電子檔案的大量出現(xiàn)，更應(yīng)該重點(diǎn)避免電磁類的傷害。對于檔案管理所用的電腦及其各種數(shù)字化檔案，都應(yīng)該堅持進(jìn)行規(guī)范化加密處理，還要安裝360度的無死角高清攝像頭，堅持“人離鎖落”，做到檔案室的定期性清點(diǎn)檢查。

2.5抓好檔案的有效利用。檔案利用，是做好檔案管理的主要目的之一。作為檔案利用者，可能通過多種方式，查找到其所需要的檔案資料，實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)于社會，滿足單位及個人需要。要做到檔案的有效利用，主要應(yīng)該在收集、審查和分析方面做實(shí)實(shí)在在的工作，最大限度的避免發(fā)生錯檔、失檔和亂檔現(xiàn)象。

如，在收集階段，要保證收集到的檔案完整，嚴(yán)格把關(guān)，保證其真實(shí)性、完整性，做好審查；在歸檔之后，要堅持嚴(yán)格規(guī)范，避免在檔案借閱過程當(dāng)中產(chǎn)生損失。此外，還要采取多種方式提高檔案的利用效率。如，可以采對針對性的文件目錄編排方式（可按文號、人名、分類、專題等）。還要充分發(fā)揮檔案在促進(jìn)企業(yè)未來發(fā)展中的借鑒作用。如：可通過統(tǒng)計歷史數(shù)據(jù)，了解員工離職的原因具有哪些共性等。這樣，可以使管理者進(jìn)一步反思企業(yè)在管理當(dāng)中存在哪些缺陷，需要從哪些方面進(jìn)行完善；同時，通過員工的流動方向，還可以從側(cè)面了解同行業(yè)具有哪些優(yōu)勢，對本單位起到學(xué)習(xí)借鑒的作用等。

3結(jié)束語

綜合以上所述，檔案是一種具有重要?dú)v史價值的資料。加強(qiáng)檔案管理，其目的在于做到檔案服務(wù)和檔案利用工作。因此，既要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，也要堅持在管理工作中，提升檔案管理與實(shí)際的貼近度，使揮檔案的服務(wù)作用發(fā)揮得更好，我們應(yīng)高度重視這項工作，使檔案工作不斷再上新臺階。

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