趙杰

摘要：供水改造工程施工的突出特點(diǎn)是工作面多、戰(zhàn)線長(zhǎng)、施工布置比較分散。工程管理中涉及大量信息和文件，要求做到高效率的文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類管理工作。檔案資料的形成自工程立項(xiàng)開始，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，并貫穿其全過程?；诖?，本文將著重分析探討供水改造工程資料檔案管理措施，以期能為以后的實(shí)際工作起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：供水改造；資料檔案；管理

1、供水改造工程資料檔案管理的意義及特征

1.1供水改造工程資料檔案管理的意義

工程資料是指從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料的總和。對(duì)工程資料進(jìn)行科學(xué)管理是工程順利實(shí)施的基礎(chǔ)保障。工程實(shí)施主要以合同為準(zhǔn)，對(duì)工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度、安全及信息、環(huán)境安全進(jìn)行管理。參建各方從工程最初的立項(xiàng)、審批到后期的驗(yàn)收、運(yùn)行等過程產(chǎn)生的各種信息經(jīng)過收集、整理、加工以文件、圖表、聲像、影像等形式管理和保存，從而形成有價(jià)值的信息資料，為工程提供依據(jù)。完整的工程檔案資料是工程不可或缺的重要組成部分。它是工程竣工驗(yàn)收的必要條件之一，是不斷提高工作水平，反映工程歷史價(jià)值，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的重要依據(jù)。

1.2供水改造工程資料檔案的特征

一是真實(shí)性。工程檔案資料是整個(gè)工程實(shí)施的真實(shí)記錄。二是系統(tǒng)性。工程施工資料所反映、記錄的內(nèi)容應(yīng)具有關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性。其反映的情況應(yīng)為工程實(shí)施的情況，所形成的記錄應(yīng)前后一致。三是時(shí)效性。檔案資料與工程實(shí)體同步，也反映出資料的時(shí)效性。

2、供水改造工程資料檔案管理措施探討

2.1完善資料檔案管理制度

首先需要具有一套完善的資料檔案管理制度，在規(guī)范化的資料檔案管理標(biāo)準(zhǔn)下，供水企業(yè)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)才能具有較好的規(guī)范性，各項(xiàng)工作的開展才能有所依據(jù)，為供水企業(yè)檔案工作制度化和規(guī)范化的建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。在完善供水企業(yè)資料檔案管理制度的同時(shí)，還要進(jìn)一步對(duì)檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作進(jìn)行加強(qiáng)，加大資料檔案管理各項(xiàng)設(shè)施的投入，確保資料檔案管理各項(xiàng)設(shè)備和設(shè)施的齊全性，這樣不僅能夠有效的維護(hù)檔案的安全性，而且對(duì)檔案裝備的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)具有極為重要的意義。

2.2確保文件材料收集完整

當(dāng)前我國城市處于快速建設(shè)階段，由于受制于資金等因素的影響，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還不十分完善。供水管網(wǎng)也不能一次性全面進(jìn)行敷設(shè)，往往同一條路會(huì)存在挖完了修復(fù)，而修復(fù)后再挖的被動(dòng)情況，這就需要頻繁的利用到供水管網(wǎng)檔案。而且在管網(wǎng)建設(shè)過程中，管網(wǎng)檔案還需要不斷的進(jìn)行補(bǔ)充和完善。供水企業(yè)檔案不僅與供水事業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，而且還與城市建設(shè)具有緊密的聯(lián)系。特別是在當(dāng)前城市化建設(shè)進(jìn)程不斷加快的新形勢(shì)下，地下給水管線改道是較為常見的現(xiàn)象。當(dāng)?shù)叵鹿芫€改道時(shí)，其原管網(wǎng)的檔案則會(huì)發(fā)生變化，這時(shí)就需要及時(shí)將改線檔案補(bǔ)充進(jìn)去，所以在這項(xiàng)工作中，供水管網(wǎng)檔案相關(guān)人員需要具有較好的協(xié)作配合能力，在日常工作中要養(yǎng)成良好的歸檔習(xí)慣。在管道改造工程中，由于在具體施工過程中掐管和改線存在著較強(qiáng)的臨時(shí)性特點(diǎn)，所以需要檔案部門相關(guān)人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任感，及時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行記錄，對(duì)圖紙進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保檔物的相符性，及時(shí)將材料進(jìn)行歸檔，確保供水管網(wǎng)檔案內(nèi)容的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。

2.3資料檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

第一，凡是能夠真實(shí)反映供水企業(yè)文化和具有利用價(jià)值的文件材料都應(yīng)該納人文書的收集工作范圍內(nèi)。第二，將我國有關(guān)的法律文件、會(huì)議思想等內(nèi)容認(rèn)真的落實(shí)到供水企業(yè)的資料收集工作，例如：人力資源部員工的資料歸檔工作、采購部門的采購清單歸檔工作等，這些都必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，并按部門、按季度的進(jìn)行分類整理，讓資料檔案管理變得更加有條理、思路更清晰。不僅如此，還要將供水企業(yè)所有部門的會(huì)議記錄、生產(chǎn)狀況、營(yíng)運(yùn)方案的實(shí)施與效果等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的記錄與收集，讓企業(yè)的實(shí)際情況可以清楚的在檔案中反映出來。在完成標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的文件收集后，還應(yīng)該嚴(yán)格的按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)定和制度來進(jìn)行檔案的歸檔，并根據(jù)檔案的主次來進(jìn)行管理，同時(shí)還要對(duì)檔案文件進(jìn)行必要的備份，并將聯(lián)系密切的文件共同歸檔，以便日后的查詢和使用。

2.4資料檔案管理的人性化

新時(shí)期企業(yè)的資料檔案管理工作在管理效率和管理模式上有了更高的要求，但人性化也是供水企業(yè)資料檔案管理發(fā)展中的一個(gè)趨勢(shì)，企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)也應(yīng)該注重完善企業(yè)的資料檔案管理部門的服務(wù)體系。第一，企業(yè)應(yīng)該對(duì)資料檔案管理人員進(jìn)行定期的技術(shù)培訓(xùn)，有效的提高工作人員專業(yè)技能。第二，制定并不斷規(guī)范資料檔案管理制度，讓復(fù)雜繁瑣的管理工程簡(jiǎn)單化，降低工作的難度。第三，建立起一個(gè)科學(xué)合理的員工激勵(lì)制度，提高資料檔案管理人員工作熱情的同時(shí)，也讓員工體會(huì)到企業(yè)對(duì)他們的關(guān)懷。第四，加強(qiáng)對(duì)員工日常生活的關(guān)注，高速有效的為他們解決更多的生活難題。

2.5資料檔案管理的現(xiàn)代化與信息化

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不斷更新和改進(jìn)，而電子檔案作為歷史見證，怎樣確保在任何時(shí)間進(jìn)行查詢、調(diào)閱均可以順利被識(shí)別，這是一項(xiàng)必須重視的問題。比如，現(xiàn)在市場(chǎng)上存在一些軟件可以兼容較低版本的文件，但是部分軟件卻無法兼容，甚至部分軟件已經(jīng)被淘汰；硬件方面，當(dāng)前市場(chǎng)的計(jì)算機(jī)幾乎沒有軟驅(qū)配置，難以識(shí)別十幾年前的軟盤電子文檔。因此，應(yīng)當(dāng)注意電子文檔生成的時(shí)間和所用的系統(tǒng)軟件以及軟件的兼容情況，保障文件資料可以被順利識(shí)別和管理。

總而言之，工程檔案資料的管理是一項(xiàng)繁雜、基礎(chǔ)工作量大的工作，是工程建設(shè)的重要組成部分。實(shí)際工作中我們可以通過制定切合總承包工程實(shí)際的檔案資料管理的一系列規(guī)范化的內(nèi)容、程序，并經(jīng)過具體工程實(shí)踐，以此取得較好效果。

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