王芳

【摘要】大數(shù)據(jù)的發(fā)展對于未來經(jīng)濟和科學的影響具有十分重要的意義，也為企業(yè)檔案管理帶來了巨大的變化。相對來說，大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案中的運用，主要表現(xiàn)為對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進行信息處理和分類，為企業(yè)進行檔案信息管理提供重要的途徑。本文主要分析大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的特點，隨著我國對檔案管理認識不斷加強，檔案數(shù)據(jù)化管理也將受到重視，建立完善的檔案管理機制意義重大，本文提出了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理發(fā)展的有效途徑。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù) 檔案管理 途徑

一、大數(shù)據(jù)的特點

文本從三個方方面分析了大數(shù)據(jù)的概念，分別是大小、多樣性和速度，具體內(nèi)容如下：

（一）數(shù)據(jù)的大小

衡量數(shù)據(jù)的大小可以從交易、事件的絕對數(shù)量和歷史長度等三個方面進行，單數(shù)隨著屬性、唯獨和預測變量的變化會引起數(shù)據(jù)量的進一步增加。數(shù)據(jù)分析師一般會采取小樣本數(shù)量來分析完成數(shù)據(jù)的預測。通常來說，由于會人為限制儲存或者是計算能力限制的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)隱藏在冰山之中，人民普遍看不見。

（二）數(shù)據(jù)的多樣性

數(shù)據(jù)的多樣性通常表現(xiàn)了數(shù)據(jù)的混雜程度。特別是在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)中，操作性數(shù)據(jù)的機構化最明顯，因此必須要依靠數(shù)據(jù)類型作為導入數(shù)據(jù)庫的基礎，比如說字符、數(shù)字型和浮點型等。近年來，數(shù)據(jù)開始向非結構化轉變，數(shù)據(jù)源增長速度加快，逐漸超越了操作性應用。

（三）數(shù)據(jù)的速度

數(shù)據(jù)的速度，主要包括數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、積累、接收和處理的速度。世界發(fā)展速度很快，所以要求商業(yè)領域的信息傳遞速度，要及時有效。也就是數(shù)據(jù)的聯(lián)機處理，或者實施性流式處理，盡快制定決策，將傳統(tǒng)的月處理事情改成現(xiàn)在的日處理，提高處理的及時性。

二、大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理中的重要意義

（一）提高檔案管理效率

在管理方面，大數(shù)據(jù)帶來的檔案管理方法對以往分卷管理、手工檢索以及人工分類存檔調(diào)動的格局進行了徹底的顛覆。存在的方式對于庫房等儲存，使得空間得到很大的節(jié)省，同時對于紙質文件來說，電子檔案存儲更加便捷。其次，電子檔案最有利的優(yōu)勢是具有檢索迅速以及資源共享的特點。從辦公信息化系統(tǒng)方面來講，內(nèi)部相關部門對資料庫屬于共享，可以通過內(nèi)部網(wǎng)按照規(guī)定直接進行拷貝儲存、檢索文檔信息。地域與空間對電子檔案不產(chǎn)生任何制約作用，瀏覽、檢索以及編輯和應用同地、異地均可。

（二）企業(yè)適應信息化管理的需求

加強企業(yè)檔案管理，離不開企業(yè)人力、物力和財力的大力支持，這不僅會花費企業(yè)的成本，而且不能適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。傳統(tǒng)的檔案信息管理，一般來說都是人手統(tǒng)計、對行業(yè)進行數(shù)據(jù)分析，在這些信息來源中，存在著樣本量不足的問題，導致企業(yè)檔案管理不能適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。進入大數(shù)據(jù)時代以后，運用大數(shù)據(jù)技術收集和分析整理企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息，管理研究人員能夠及時準確的對企業(yè)檔案信息進行有效的管理，以便于研究人員為企業(yè)人才儲備和評估提供合理的參考。

（三）對檔案進行安全保密管理

保密性是檔案管理工作的重要原則，因為很多檔案是不對外公開的，特別是涉及到國家機密的檔案更加要進行嚴密的保管。所以，檔案管理工作人員要在國家法律的基礎上，對保密的檔案資料進行嚴格的保密管理，堅決制止檔案泄密行為，不涂改、不偽造檔案，自覺遵守檔案管理的保密性原則。計算機的快速發(fā)展大大提高了信息的保密程度和技術，所以，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的安全性更高。

三、檔案管理發(fā)展存在的問題

（一）信息集成度不足

從技術、方法和概念的層面來看，大數(shù)據(jù)集成的模型主要有三個組成因素，分別是可重用技術，集成結構和總體集成。在我國企業(yè)的信息集成主要來源于硬件和網(wǎng)絡，這也是受到國內(nèi)信息系統(tǒng)的限制形成的。國外的某些計算機已經(jīng)開始了多種硬件平臺和多種軟件平臺共存的相關研究，是信息集成得到有效運用。但是我國在這方面的研究還有很大不足，需要進一步發(fā)展。這些都制約了大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理中的運用。

（二）大數(shù)據(jù)分析能力不足

當前社會的發(fā)展與數(shù)據(jù)息息相關，在數(shù)據(jù)中隱藏著許多有價值的信息，這些數(shù)據(jù)中隱藏的信息進一步分析和利用能夠有效促進企業(yè)檔案管理水平的進一步發(fā)展。但是，在計算機發(fā)展水平上我國與其他國家相比還存在很多不足，大數(shù)據(jù)的應用也處于起步階段，特別是在企業(yè)信息管理中，高科技計算機人才嚴重不足，這樣一來與國外企業(yè)相比，在數(shù)據(jù)的收集和分析工作上，能力十分低下，嚴重制約了企業(yè)檔案信息管理的持續(xù)發(fā)展。

四、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的對策

（一）設數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)信息集成

建立標準化數(shù)據(jù)格式。在企業(yè)檔案管理中，現(xiàn)存的軟件都有不同的存儲訪問方式，其中的數(shù)據(jù)庫表在功能上相近，但是表名、字段名、數(shù)據(jù)類型、約束條件等方面各不相同，這樣非常不利于存儲的統(tǒng)一管理，而通過建立數(shù)據(jù)平臺，能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲標準的一致性，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)平臺的作用，提升企業(yè)經(jīng)濟效益，實現(xiàn)信息共享。

數(shù)據(jù)集成，就是將來源不同、格式不同和特點不同的數(shù)據(jù)通過邏輯性或者是物理性的集中管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息全面的數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)實現(xiàn)商務智能化和建設數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)，以及制定發(fā)展戰(zhàn)略提供重要依據(jù)。

（二）加強檔案信息數(shù)據(jù)分析

企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)的功能有很多，主要包括客戶管理、銷售計劃管理、客戶評價、促銷管理等。因此需要做好企業(yè)的數(shù)據(jù)分析管理工作，進一步提取數(shù)據(jù)中的信息價值。因此，在進行大數(shù)據(jù)分析時，企業(yè)要深入挖掘大數(shù)據(jù)的價值，采取數(shù)據(jù)倉庫引擎查處能力，深入挖掘企業(yè)的銷售情況、客戶關系和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等信息，制定增量抽取和完全抽取相結合的策略，制定發(fā)展戰(zhàn)略，促進企業(yè)檔案信息化水平的進一步發(fā)展。

（三）加強企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理

促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提高其市場競爭能力，近幾十年來，企業(yè)檔案在數(shù)字化進程方面得到飛速的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的發(fā)展，也從傳統(tǒng)的處理日常業(yè)務，拓展到客戶管理系統(tǒng)、訂貨系統(tǒng)、專賣系統(tǒng)、物流配送系統(tǒng)于一體的全面的業(yè)務體系。目前，雖然企業(yè)檔案在數(shù)據(jù)方面存儲量巨大，但是在人才上嚴重匱乏，導致當前企業(yè)檔案信息官管理水平不高，存在著這樣的尷尬局面，即公司內(nèi)部收集了大量的數(shù)據(jù)信息，但是卻缺乏相應的工具和人才來挖掘這些數(shù)據(jù)中的重要價值。如何有效的改善這一尷尬局面，提高企業(yè)檔案管理信息化水平，促進業(yè)務發(fā)展，提升企業(yè)的競爭力，還需要經(jīng)歷很長的發(fā)展時期才能達到這一目標。endprint