■ 劉大巧 徐 娟

當(dāng)代大學(xué)生檔案意識調(diào)查研究
——以云南地區(qū)為例

■ 劉大巧 徐 娟

隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案與民眾生活的聯(lián)系較以往更為密切，檔案與大學(xué)生的參與度也較以往提高。但總體上，大學(xué)生的檔案知識仍處于匱乏狀態(tài)。論文在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，對云南地區(qū)高校學(xué)生檔案意識進行調(diào)查研究，針對大學(xué)生檔案意識薄弱的現(xiàn)狀，提出實行高校檔案統(tǒng)一管理，創(chuàng)新服務(wù)理念、做好檔案利用服務(wù)，加強檔案普及教育與宣傳等對策。

檔案意識 檔案管理 云南 大學(xué)生

隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案從單純?yōu)閲覚C構(gòu)服務(wù)轉(zhuǎn)向為全社會服務(wù)，從封閉的機要服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù)，這種“國家模式”向“社會模式”的轉(zhuǎn)變使檔案與每個人都息息相關(guān)，檔案與社會的聯(lián)系較以往更為緊密。高校作為培育社會人才的主要機構(gòu)，其檔案意識應(yīng)成為檢驗社會檔案意識的重要指標。調(diào)查研究大學(xué)生檔案意識，對于分析高校檔案意識乃至社會檔案意識具有重要作用。論文在文獻研究的基礎(chǔ)上，對云南地區(qū)大學(xué)生檔案意識進行調(diào)查研究，研究對象涵蓋在校大學(xué)生和畢業(yè)生。本次問卷調(diào)查隨機選取了云南地區(qū)151名在校大學(xué)生，調(diào)查顯示大學(xué)生的檔案意識普遍薄弱。針對大學(xué)生檔案知識匱乏、檔案意識薄弱的現(xiàn)狀，提出實行高校檔案統(tǒng)一管理，創(chuàng)新服務(wù)理念、做好檔案利用服務(wù)，加強檔案普及教育與宣傳等對策，普及與宣傳對象既包括大學(xué)生和教職工。

1.檔案意識相關(guān)概念概述

意識（英 consciousness；德 Bewusstsein；法conscience）是指高度發(fā)達的物質(zhì)——人腦的特殊機能和屬性，是客觀世界在人腦中的主觀映象①。陳兆祦認為檔案意識是“對檔案的含義和重要性有所認識?！雹诙『I認為“檔案意識，是指檔案管理活動中檔案工作者的意識，是檔案管理者在檔案管理活動中表現(xiàn)出來的意識形態(tài)。”③李國慶認為檔案意識完整準確的表達應(yīng)該是：檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識及其態(tài)度。檔案工作作為一項事業(yè)，不僅存在于檔案部門，而且存在于社會各個部門、單位。檔案意識不僅存在于職業(yè)檔案工作者，而且存在于社會各界，因此它包含著職業(yè)檔案意識和社會檔案意識兩個部分。④胡琦認為，“所謂檔案意識，即是人們對于檔案的性質(zhì)和價值的認識，對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識。”大學(xué)生檔案意識是指大學(xué)生對檔案和檔案工作的了解程度。當(dāng)代大學(xué)生對檔案是否具有積極的價值取向和認同感？是否具有收集、建立、保管和利用與己有關(guān)的檔案信息的自覺性？這些問題都與大學(xué)生的檔案意識的強弱有關(guān)。⑤筆者認為，檔案意識是人們對檔案及檔案工作這一客觀存在的反映，包括對檔案概念、特點、性質(zhì)、價值的認識，也包括對檔案工作性質(zhì)、地位、作用的認識。大學(xué)生檔案意識即大學(xué)生對檔案的概念、性質(zhì)、價值的認識，以及對檔案工作地位、性質(zhì)、作用的認識。

2.云南地區(qū)大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀

2.1 在校大學(xué)生的檔案意識普遍薄弱

本次問卷調(diào)查隨機選取的151名大學(xué)生中，檔案專業(yè)學(xué)生占10.6%，與檔案專業(yè)相關(guān)的占15.23%，非檔案專業(yè)占74.17。調(diào)查顯示，62.91%的學(xué)生熟知檔案的本質(zhì)屬性，但僅有30.46%的大學(xué)生去過學(xué)校檔案館或公共檔案館，37.55%的大學(xué)生從未去過學(xué)校檔案館或公共檔案館，甚至有31.79%的大學(xué)生表示不知道學(xué)校檔案館或公共檔案館在哪。大學(xué)生平時對檔案關(guān)注較少，當(dāng)檔案關(guān)乎個人利益及前途時，如入黨（團）、繼續(xù)深造（出國、考博、考研）、求職、參加比賽等，大學(xué)生才關(guān)注檔案。

圖一

此次調(diào)查中，僅有7.95%的大學(xué)生很清楚學(xué)生檔案的內(nèi)容，14.57%的大學(xué)生則完全不知道學(xué)生檔案包括哪些材料。74.17%的大學(xué)生模糊知道學(xué)生檔案的作用，11.26%的大學(xué)生則完全不知道學(xué)生檔案有什么作用。

圖二

圖三

24.5%的學(xué)生完全不知道畢業(yè)后如何處理自己的檔案，59.6%模糊知道如何處理。在“畢業(yè)后進入非公或民營企業(yè)，你的檔案應(yīng)存放在？”52.98%的同學(xué)認為應(yīng)存放在企業(yè)人力部門，18.54%則不知道檔案應(yīng)該存放在哪里。流動人員人事檔案包括非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案，流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案⑥。各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構(gòu)托管。51.66%的學(xué)生不知道畢業(yè)后檔案在學(xué)校的最長保留期限，僅有18.54%的學(xué)生清楚檔案在學(xué)校的最長保留期限是2年。值得欣慰的是，81.46%的大學(xué)生認為很有必要接受檔案知識的培訓(xùn)。

2.2 畢業(yè)大學(xué)生檔案意識有待增強

據(jù)檔案工作人員介紹，大學(xué)生因畢業(yè)時未關(guān)注檔案，后期因工作需要再來查找檔案去向、補充人事檔案的不為少數(shù)。從圖四可看出，2015、2016年幾乎每月均有畢業(yè)生來檔案館查詢檔案去向。他們大多不清楚學(xué)生檔案的內(nèi)容，對檔案與自身發(fā)展的重要性不甚了解。因從未見到過自己的檔案，在學(xué)習(xí)生活中未遇到因檔案問題而影響自身發(fā)展的情況，故而往往認為檔案無用，在畢業(yè)時未對自己的檔案給予必要的關(guān)注。但因工作調(diào)動政審、職務(wù)晉升、落戶、辦理社保等需要檔案作支撐材料時，才想起查找當(dāng)初不為自己重視的檔案。

圖四 云南大學(xué)檔案館2015、2016年查閱檔案去向統(tǒng)計表

3.大學(xué)生檔案意識薄弱原因分析

3.1 傳統(tǒng)檔案管理體制和歷史觀念根深蒂固

首先，檔案集政治性、機密性、保密性于一身，受傳統(tǒng)檔案管理思想和歷史觀念影響，一方面各高校檔案管理部門還不同程度地存在“重收集保管，輕利用宣傳”的現(xiàn)象，檔案與大學(xué)生生活的融合度遠遠比不上圖書等其他資料。另一方面，檔案常常被籠罩上神秘的外衣，大學(xué)生對檔案及檔案工作認識不到位，認為檔案館是神圣的、不可輕易進入的地方。其次，復(fù)雜的檔案利用手續(xù)，減退了大學(xué)生利用檔案的熱情。在查閱檔案時，需要攜帶本人有效身份證件，代查還需要授權(quán)查檔委托書、單位介紹信等手續(xù)?？此茝?fù)雜的檔案利用手續(xù)，常常使大學(xué)生對查閱檔案望而卻步。再次，混亂的檔案管理體制使得大學(xué)生難以全面了解本校檔案管理模式。當(dāng)前，部分高校已實現(xiàn)將學(xué)生檔案納入檔案館集中管理，但大部分高校的學(xué)生檔案仍由學(xué)生管理部門管理，如：本科生的檔案由學(xué)生處管理，研究生的檔案由研究生院管理。然而，學(xué)生管理部門形成的轉(zhuǎn)遞檔案名冊、轉(zhuǎn)遞檔案存根等綜合檔案通常由本部門保存1-2年后又移交至檔案館。絕大多數(shù)學(xué)生不清楚本校學(xué)生檔案管理體制，不知該去哪個部門查找自己的檔案。在本次調(diào)查中，28.48%的學(xué)生不知道該去往何處查詢檔案去向，這也正好印證了大學(xué)生對于本校的檔案管理不甚清楚。傳統(tǒng)“重藏輕用”的理念仍深存人心，加之對檔案管理缺乏了解，使得大學(xué)生利用檔案的意識薄弱。

3.2 學(xué)校檔案普及教育缺位

本次調(diào)查中，檔案學(xué)專業(yè)及與檔案學(xué)專業(yè)相關(guān)的大學(xué)生占25.83%，接受過檔案相關(guān)教育或培訓(xùn)的僅為22.52%，77.48%的大學(xué)生未受過檔案相關(guān)的教育。大學(xué)生在校期間未能接受系統(tǒng)的、全面的、有針對性的檔案教育，即使是檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生，雖然學(xué)過檔案管理學(xué)的課程，但對于本校的檔案管理也是知之甚少，對學(xué)生檔案的內(nèi)容、功能、管理缺乏了解。在本次調(diào)查中，81.46%的學(xué)生認為很有必要進行檔案教育與培訓(xùn)，這也從側(cè)面印證了學(xué)校檔案知識宣傳不到位。此外，學(xué)校對檔案知識宣傳方式單一。大學(xué)生對檔案管理的認識，往往是由于自身需要，實際查檔后才得以初步了解學(xué)校管理檔案的方式，而這過程又常常面臨不知去往何處查詢的窘境。受諸多因素影響，檔案管理部門主動宣傳檔案管理的基本常識較少。部分高校會在本校網(wǎng)站上公布檔案管理、檔案利用、學(xué)生檔案作用的基本常識，但由于我國學(xué)生從小幾乎從未接受過檔案普及教育，在大學(xué)期間也未受過專門的、系統(tǒng)的檔案普及教育，大學(xué)生對學(xué)生檔案缺乏系統(tǒng)、全面的認識，又受檔案無用論的誤導(dǎo)，導(dǎo)致大學(xué)生很少主動關(guān)注檔案管理或檔案利用的信息。宣傳方式單一，大學(xué)生不關(guān)注檔案基本常識，導(dǎo)致大學(xué)生對關(guān)乎個人利益的檔案缺乏正確的認知。

3.3 棄檔、重新建檔弱化檔案重要性

隨著我國經(jīng)濟體制的改革，非公有制企業(yè)增多。非公企業(yè)在錄用和管理員工時不注重檔案里的歷史描述，更注重求職者簡歷和工作能力體現(xiàn)的證明材料，這導(dǎo)致許多從業(yè)者對檔案的概念和重要性認知模糊。據(jù)人事部全國人才流動中心、北京市人才服務(wù)中心、中國上海人才市場、中國北方人才市場、中國南方人才市場以及四川、貴州等省人才交流服務(wù)中心的不完全統(tǒng)計，全國至少有60萬“棄檔族”。⑦與之相應(yīng)的“重新建檔”日漸興起。有些單位在引進人才時，因轉(zhuǎn)遞檔案困難，承諾“重新建檔”，檔案的缺失并不影響今后的職業(yè)生涯?！皸墮n”和“重新建檔”現(xiàn)象更強化了檔案無用論，一定程度上造成了大學(xué)生對學(xué)生檔案功能及重要性的錯誤認識，未能對學(xué)生檔案給予足夠的關(guān)注和重視。事實上，雖然可以補辦新檔案，但補辦的新檔案不能還原原始的檔案材料，以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在，難以通過檔案材料真實、完整地反映個人的經(jīng)歷、能力，檔案材料的不完整也將影響日后工作和生活。

4.增強大學(xué)生檔案意識的對策分析

4.1 轉(zhuǎn)變觀念，實行高校檔案統(tǒng)一管理

大多數(shù)高校檔案館只管理綜合檔案，人事檔案、學(xué)生檔案則分別由組織部、人事處，學(xué)生管理部門管理。針對此種現(xiàn)狀，有必要將全校檔案集中統(tǒng)一管理，即將全校所有檔案納入檔案館進行統(tǒng)一管理。人事檔案、學(xué)生檔案、綜合檔案均納入檔案館進行統(tǒng)一規(guī)劃和部署。實行集中統(tǒng)一管理便于消除部門之間的隔絕，便于對檔案信息資源進行有效整合和利用。對于多校區(qū)管理的學(xué)校來說，查閱檔案不再需要在多個校區(qū)之間往返，也無需申請跨館互查，在檔案館便可查閱到所有可查閱的檔案。學(xué)生檔案意識薄弱與檔案館的社會地位存在一定的關(guān)系，因為不了解檔案館的職能，甚至不清楚檔案館在哪里，在此次調(diào)查中，37.75%的受訪人員從未去過學(xué)校檔案館，31.79%的受訪人員表示不知道檔案館在哪里。不清楚檔案館的職能，用檔案少，對檔案不關(guān)注，檔案意識自然難以增強。實行“大檔案”管理后，大大方便了用戶前來利用檔案，提高了檔案利用的社會效益，有利于提升檔案館的社會地位，檔案館和檔案工作得到越來越多的關(guān)注，大眾利用檔案解決實際問題的欲望提高了，無疑檔案意識自然增強了。

4.2 創(chuàng)新服務(wù)理念，做好檔案利用服務(wù)工作

受歷史觀念的影響，“重藏輕用”的觀念仍影響著現(xiàn)在的檔案工作人員。近來中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出要建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，鼓勵大眾到檔案館利用檔案。在當(dāng)前的新形勢下，檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式，做好檔案利用服務(wù)工作。首先，在服務(wù)理念上，轉(zhuǎn)變檔案只為“政治”服務(wù)的理念，主動服務(wù)。在確保檔案安全的情況下，積極為廣大師生提供檔案利用服務(wù)；其次，簡化利用手續(xù)。符合利用檔案條件的，在明確查檔者的身份時，主動提供利用服務(wù)。對學(xué)生檔案堅持適度開放的原則，學(xué)生檔案的目錄應(yīng)向當(dāng)事人開放，讓當(dāng)事人了解自己的檔案都有哪些內(nèi)容，以此強化對檔案的認識，同時也有利于查缺補漏，及時補充完善個人檔案。另一方面，利用者在特定范圍內(nèi)只要履行一定的手續(xù)都可以查閱學(xué)生檔案；最后，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案利用方式。積極加強檔案館網(wǎng)站建設(shè)，努力實現(xiàn)在線查檔服務(wù)。當(dāng)前，一些高校檔案館網(wǎng)站已實現(xiàn)在線查檔服務(wù)，從遞交查檔申請到獲得最終查檔結(jié)果，均可在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)。云南地區(qū)在這方面仍有待加強建設(shè)。充分利用新型媒體形式的優(yōu)勢，通過微信、微博、慕課等形式提供館藏內(nèi)容介紹、查檔咨詢及檔案管理的知識。大學(xué)生越來越多地利用檔案來解決自身實際問題，對檔案的認識便會逐步增加，檔案意識便逐漸增強。

4.3 增強檔案意識，檔案普及教育與宣傳先行

缺乏基本的檔案常識是大學(xué)生檔案意識薄弱的主要原因。通過普及檔案的基本常識，有助于深化學(xué)生對檔案及檔案工作的認識。對大學(xué)生進行檔案知識的普及教育主要分三個階段：新生入學(xué)階段、在校學(xué)習(xí)階段以及畢業(yè)前夕。

①新生入學(xué)階段是普及檔案知識最佳時期。這一時期的教育方式以講座為主，內(nèi)容主要為檔案保管機構(gòu)的簡介、館藏內(nèi)容介紹、查檔相關(guān)手續(xù)等。另外，帶學(xué)生實地參觀檔案保管機構(gòu)，強化學(xué)生對檔案及檔案保管機構(gòu)的印象；發(fā)放檔案館指南、全宗指南、檔案利用手冊等宣傳冊，進一步加深對學(xué)校檔案館、館藏檔案的認識。

②在校學(xué)習(xí)階段是檔案知識普及的鞏固階段。在此階段主要以開展選修課的方式來進行。最好由有實際工作經(jīng)驗的檔案管理員進行授課，授課內(nèi)容主要為檔案管理，將檔案管理實踐與理論有機結(jié)合。另外，鼓勵學(xué)生到檔案館實習(xí)，通過參與檔案管理的實際業(yè)務(wù)來強化對檔案、檔案工作的認識。引導(dǎo)學(xué)生到檔案館查閱檔案，通過查閱檔案解決學(xué)生實際問題，以此增強學(xué)生對檔案的認識。

③畢業(yè)前夕，個人檔案的處置是畢業(yè)生最為關(guān)心的問題之一。這一時期適宜采用專題講座的方式進行檔案培訓(xùn)，內(nèi)容主要為檔案的轉(zhuǎn)遞、保管以及如何查詢等。比如，在機關(guān)、事業(yè)單位就業(yè)和在私營企業(yè)就業(yè)的檔案管理有何不同，個人需要做什么；暫時未就業(yè)的學(xué)生檔案如何處置，以及滯留檔案在校保存的最長期限等。

除此之外，積極加強檔案的宣傳，宣傳對象包括在校教職工、在校學(xué)生以及畢業(yè)大學(xué)生。比如，通過網(wǎng)絡(luò)宣傳檔案館的突出事跡，強化大眾對檔案館的了解與認識；在檔案館網(wǎng)站上公開檔案機構(gòu)設(shè)置、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)介紹以及查閱檔案需要注意的事項等，有條件的還可在網(wǎng)站上實現(xiàn)自助查檔服務(wù)；充分利用新型媒體形式的優(yōu)勢，通過微信、微博、慕課等形式提供館藏內(nèi)容介紹、查檔咨詢及檔案管理的知識；設(shè)置學(xué)校檔案日，開展檔案知識有獎競答，通過讓更多的大學(xué)生參與檔案知識競答來宣傳檔案館及檔案的重要作用。對檔案了解得越多，通過檔案解決的問題越多，檔案意識自然得到增強。

大學(xué)生檔案意識薄弱是當(dāng)前普遍存在的現(xiàn)象，增強大學(xué)生的檔案意識，既需要高校加強對大學(xué)生以及對教職工的檔案知識普及教育與宣傳，也需要檔案工作人員增強職業(yè)檔案意識，不斷提高職業(yè)素質(zhì)，把檔案及檔案工作參與到、滲透到高校工作各領(lǐng)域，甚至社會實踐活動各領(lǐng)域，以此來增強人們對檔案及檔案工作的認識。當(dāng)然，增強大學(xué)生檔案意識更需要社會的關(guān)注與行動，社會檔案意識增強了，大學(xué)生的檔案意識自然也會得到增強。

注釋：

①[德]馬克思、[德]恩格斯著．中共中央馬克崽恩格斯著作編譯局編譯：《馬克思恩格斯選集》第1卷.北京：人民出版社.1995年版.第72頁。

②陳兆祦，黃坤坊編著.簡明檔案學(xué)詞典.北京：中國檔案出版社.1993.第44頁.

③丁海斌.檔案學(xué)的哲學(xué)與歷史學(xué)原論[M].沈陽：遼寧大學(xué)出版社.2011.11，第6頁

④李國慶.檔案意識縱橫談[J].檔案管理，1987，(04):25.

⑤胡琦.大學(xué)生檔案普及教育[M].武漢：湖北科學(xué)技術(shù)出版社.2010.11，第2頁

⑥中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知.人社部發(fā)〔2014〕90號.2014.12.10

⑦吳邦志.人事檔案管理體制改革之探[J].北京檔案，2005，03:25.

[1]陳海靜.當(dāng)代我國大學(xué)生檔案意識現(xiàn)狀調(diào)查及對策分析——以蘇州地區(qū)在校大學(xué)生為例[J].檔案學(xué)通訊，2012，(01):89-93.

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作者單位：云南大學(xué)檔案館