信息化時(shí)代的到來，“互聯(lián)網(wǎng)+”浪潮風(fēng)起云涌，各行各業(yè)積極探索專業(yè)服務(wù)與信息化、互聯(lián)網(wǎng)深度融合，增效降本，優(yōu)化模式，探索業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)。招標(biāo)代理服務(wù)作為社會(huì)服務(wù)的一種，受招標(biāo)人委托，由中介組織通過自身的專業(yè)服務(wù)，在遵守招標(biāo)投標(biāo)及相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，促成招標(biāo)投標(biāo)雙方交易。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，為避免殺敵一千自損八百的紅海局面，一些有遠(yuǎn)見的中介機(jī)構(gòu)開始積極導(dǎo)入信息化，利用信息化手段的效率、程序、規(guī)則、沉淀、通透等優(yōu)點(diǎn)構(gòu)建企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。重慶開源工程項(xiàng)目管理有限公司招標(biāo)代理項(xiàng)目管理信息化正是基于此背景建立和發(fā)展起來的。

一、招標(biāo)代理信息化管理基礎(chǔ)工作

1.線下招標(biāo)代理業(yè)務(wù)流程梳理

根據(jù)多年的招標(biāo)代理項(xiàng)目實(shí)踐，重慶開源工程項(xiàng)目管理有限公司組織資深的業(yè)務(wù)專家和管理骨干梳理了招標(biāo)代理業(yè)務(wù)流程。把整個(gè)招標(biāo)代理項(xiàng)目劃分兩個(gè)階段：第一個(gè)階段從接收業(yè)務(wù)通知開始，到項(xiàng)目的臺(tái)賬登記，初步確定項(xiàng)目牽頭人和組員，此階段為招標(biāo)代理項(xiàng)目業(yè)務(wù)前期階段。第二個(gè)階段根據(jù)項(xiàng)目管控的需要，細(xì)化為組建項(xiàng)目組、項(xiàng)目溝通、收集分析資料、合同擬定、合同談判、合同簽訂、要素撰寫、要素送達(dá)、要素溝通、招標(biāo)文件征求意見稿擬定、招標(biāo)文件征求意見稿送達(dá)、招標(biāo)人交流、招標(biāo)文件業(yè)主確認(rèn)、主管部門復(fù)核、掛網(wǎng)前內(nèi)審、掛網(wǎng)環(huán)節(jié)管理、掛網(wǎng)下載復(fù)核、關(guān)注質(zhì)疑時(shí)間、答疑、補(bǔ)遺、限價(jià)、開標(biāo)前準(zhǔn)備、接收文件開評(píng)標(biāo)、異議與投訴、擬訂評(píng)標(biāo)結(jié)果公示、中標(biāo)公示業(yè)主蓋章、中標(biāo)公示上網(wǎng)、擬訂中標(biāo)通知書、中標(biāo)通知書招標(biāo)人蓋章、中標(biāo)通知書送達(dá)、對(duì)招標(biāo)人相關(guān)建議的函等三十多道環(huán)節(jié)及對(duì)應(yīng)的流程。每個(gè)流程根據(jù)重要性、管控特征等因素設(shè)置審核審批權(quán)限，在組員、公司以及外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行權(quán)力配置。

2.線下招標(biāo)代理表單模板優(yōu)化

根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)及流程需要管控的要素，針對(duì)性的設(shè)置表單字段，便于采集原始信息。由于招標(biāo)代理程序性很強(qiáng)，數(shù)字型的字段相對(duì)較少，時(shí)限性很強(qiáng)的特征決定了表單字段中時(shí)間字段需要準(zhǔn)確到某工作日的某個(gè)時(shí)點(diǎn)，同外部公共資源交易中心、招標(biāo)單位的要求匹配對(duì)應(yīng)。由于表單字段側(cè)重作為快速展示，以及作為后續(xù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)源，分類、查詢、統(tǒng)計(jì)等字段，因此表單字段設(shè)置需要整體統(tǒng)籌考慮。

每個(gè)環(huán)節(jié)除了表單之外，需要考慮上傳的附件名稱、數(shù)量、表現(xiàn)形式及歸檔路徑。附件名稱解決的是該環(huán)節(jié)需要提交流轉(zhuǎn)的文檔名稱。為了規(guī)范文檔管理，防范文檔風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)文檔實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，重慶開源工程項(xiàng)目管理有限公司組織專業(yè)技術(shù)人員梳理了招標(biāo)代理文檔模板，文檔操作人員只能從模板庫中選擇對(duì)應(yīng)文檔進(jìn)行編輯，不允許自行制作文檔。文檔的表現(xiàn)形式分為可編輯電子版、掃描件、軟件版、影像等，各種表現(xiàn)形式的文檔可同時(shí)上傳，方便流程下環(huán)節(jié)的操作人員便捷的再加工、核實(shí)確認(rèn)。根據(jù)有物必有類、有類必有位、有位必標(biāo)識(shí)的原則，上傳的附件必須歸檔到公司預(yù)置好的檔案目錄中去，方便后續(xù)文檔的歸檔、查找和統(tǒng)計(jì)。

3.招標(biāo)代理項(xiàng)目管理體制機(jī)制構(gòu)建

信息化倒逼管理升級(jí)，在招標(biāo)代理信息系統(tǒng)上線之前，線下管理優(yōu)化不可或缺?；诹鞒痰恼袠?biāo)代理組織結(jié)構(gòu)梳理就此展開。重慶開源工程項(xiàng)目管理有限公司根據(jù)招標(biāo)代理項(xiàng)目的特征，包括但不限于項(xiàng)目類型、專業(yè)類別、項(xiàng)目規(guī)模、業(yè)主類型等，搭建了招標(biāo)代理服務(wù)的機(jī)構(gòu)設(shè)置。公司設(shè)立招標(biāo)代理業(yè)務(wù)承接崗位、技術(shù)負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理或者區(qū)域經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目助理、專業(yè)顧問、綜合助理等崗位角色，人員編制根據(jù)項(xiàng)目復(fù)雜程度和工作量的情況予以考慮，采用一人多崗或者一崗多人的專兼職方式擔(dān)任。

為更好管控融合信息化招標(biāo)代理項(xiàng)目，對(duì)招標(biāo)代理項(xiàng)目實(shí)行了績(jī)效考核和薪酬激勵(lì)制度。項(xiàng)目組按照貢獻(xiàn)進(jìn)行發(fā)票收入的切塊，項(xiàng)目組員包括項(xiàng)目經(jīng)理按照工作環(huán)節(jié)的貢獻(xiàn)在項(xiàng)目組收入中進(jìn)行收益劃分，工作環(huán)節(jié)的貢獻(xiàn)由公司統(tǒng)一進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的貢獻(xiàn)比例和提取系數(shù)。明確清晰的薪酬分配體系激發(fā)項(xiàng)目組員工快速高效保質(zhì)保量完成項(xiàng)目推進(jìn)。

二、招標(biāo)代理項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)

1.一個(gè)平臺(tái)

招標(biāo)代理項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)基于一個(gè)平臺(tái)打造，可為招標(biāo)代理單位、招標(biāo)單位等多方參與單位搭建一個(gè)共同的協(xié)同工作平臺(tái)，并支持多個(gè)項(xiàng)目在平臺(tái)上運(yùn)行。根據(jù)管理的需要，又可為每一個(gè)參與者設(shè)置不同的角色，分配不同的權(quán)限，即提高了各方協(xié)作的效率，又規(guī)避了可能存在的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

2.兩類客戶端

系統(tǒng)支持網(wǎng)頁版、桌面端等電腦客戶端，也支持安卓系統(tǒng)的手機(jī)移動(dòng)端。迎合了現(xiàn)在移動(dòng)辦公的需要，隨時(shí)隨地可進(jìn)行系統(tǒng)查看，任務(wù)處理，充分利用了審核人、管理層和決策層的碎片時(shí)間進(jìn)行項(xiàng)目管控。

3.三大特點(diǎn)

（1）過程管理為主線。系統(tǒng)可以靈活定義工作階段和工作事項(xiàng)，靈活定義表單字段及其屬性等，根據(jù)招標(biāo)代理項(xiàng)目程序性強(qiáng)的特點(diǎn)，可任意細(xì)化項(xiàng)目階段工作，從細(xì)化項(xiàng)目管控，可做到實(shí)時(shí)知悉招標(biāo)代理項(xiàng)目任意階段工作的信息，從而為可能帶來的不規(guī)范、不及時(shí)、不完整等及早發(fā)現(xiàn)，及時(shí)糾偏，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)展。多個(gè)階段工作中的多個(gè)事項(xiàng)既可以根據(jù)實(shí)際建立嚴(yán)密的邏輯先后關(guān)系，也可以根據(jù)實(shí)際進(jìn)行弱關(guān)聯(lián)，保持系統(tǒng)使用和線下管理的靈活性。總的特點(diǎn)就是遵循招標(biāo)代理項(xiàng)目的主流程，依著主流程順次開展，體現(xiàn)了過程為主線的特征。

（2）規(guī)范管理為核心。系統(tǒng)流程發(fā)起與審核審批的過程中，嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)范和信息系統(tǒng)操作規(guī)范。配套系統(tǒng)應(yīng)用的有流程表單填寫規(guī)范、流程附件完整性規(guī)范及流程操作時(shí)限性規(guī)范、表單模板等。通過嚴(yán)格統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，保障采集的信息易于識(shí)別、便于統(tǒng)計(jì)、方便理解，大大提升協(xié)同工作效率。配套系統(tǒng)應(yīng)用的還有公司的督導(dǎo)體系，制訂了督導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，宣貫了督導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化督導(dǎo)執(zhí)行，結(jié)果關(guān)聯(lián)薪酬等，使規(guī)范管理真正落到實(shí)處。

（3）互聯(lián)互通為特色。系統(tǒng)支持多個(gè)單位參與，每個(gè)單位均有自己的管理員，建立本單位的組織機(jī)構(gòu)、內(nèi)部流程、人員配置和檔案臺(tái)賬。每個(gè)工作事項(xiàng)對(duì)應(yīng)一個(gè)流程，一個(gè)完整的流程分為外部流程和內(nèi)部流程，通過多個(gè)單位的內(nèi)部流程和一個(gè)總體外部流程把一個(gè)工作事項(xiàng)連接起來，形成了從A單位發(fā)起，內(nèi)部審核到B單位審核，再到C單位的審核審批的互聯(lián)互通的協(xié)同工作系統(tǒng)。單位之間只能看到外部單位末級(jí)審批人的意見，從而有效的貼近現(xiàn)實(shí)情況，既強(qiáng)化了協(xié)同，又強(qiáng)調(diào)了數(shù)據(jù)安全性。

3.四類文檔

系統(tǒng)流程操作后，自動(dòng)形成底稿、臺(tái)賬、報(bào)表和檔案。每個(gè)流程的每個(gè)環(huán)節(jié)操作之后自動(dòng)會(huì)形成一個(gè)底稿，底稿信息以一覽表的形式呈現(xiàn)。每個(gè)流程結(jié)束之后，會(huì)形成一個(gè)臺(tái)賬，臺(tái)賬可以根據(jù)表單類型查詢篩選；上傳的附件可以手動(dòng)歸檔到指定的檔案目錄去，也可以自動(dòng)歸檔到指定的位置，檔案目錄可以根據(jù)公司的實(shí)際情況任意設(shè)置，個(gè)性化定義電子檔案目錄。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)各個(gè)審批過后的表單采集的信息，建立數(shù)據(jù)抓取關(guān)系，形成報(bào)表，方便領(lǐng)導(dǎo)決策分析。

三、信息系統(tǒng)助力市場(chǎng)拓展和模式創(chuàng)新

重慶開源工程項(xiàng)目管理有限公司在導(dǎo)入招標(biāo)代理信息系統(tǒng)后，著力進(jìn)行管理規(guī)范，積極借用信息化的力量拓展市場(chǎng)，并整合社會(huì)資源，轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展。

1.建立流程權(quán)威，增強(qiáng)管理規(guī)范

系統(tǒng)運(yùn)行推行初期，員工有些不習(xí)慣，通過系列課件的制作與輔導(dǎo)，以及強(qiáng)力的獎(jiǎng)罰制度，員工從最初的抵觸到中期的磨合，到后期的接納，再到現(xiàn)在的習(xí)慣，信息化已經(jīng)開始在公司扎根立足。以前隨意上報(bào)，任性作為的現(xiàn)象通過系統(tǒng)執(zhí)行剛性強(qiáng)行扭轉(zhuǎn)，必須按照流程進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，且需在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成，按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。從混沌無序逐漸走向了井然有序，從對(duì)人負(fù)責(zé)逐漸走向了對(duì)事負(fù)責(zé)，從無軌公交走向了有軌電車，秩序化管理在公司蔚然成風(fēng)。人際關(guān)系簡(jiǎn)單了，流程運(yùn)轉(zhuǎn)順暢了，授權(quán)管理變得順理成章了，各層級(jí)的一把手也逐漸開始得以解放了。

2.信息實(shí)時(shí)通透，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控

招標(biāo)代理項(xiàng)目管理信息化使得過程管控成為現(xiàn)實(shí)，只要信息采集動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)，真實(shí)準(zhǔn)確，齊備完善，管理層可通過手機(jī)客戶端隨時(shí)隨地的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)過程質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，并利用碎片時(shí)間發(fā)號(hào)施令，遙控項(xiàng)目管理。管理看得見，使得招標(biāo)代理項(xiàng)目全程透明，可能存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患及時(shí)得到暴露，有利于操作者自身和管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)分析，及時(shí)采取措施進(jìn)行糾偏。同時(shí)，對(duì)可能存在的灰色工作陽光化，對(duì)項(xiàng)目的廉潔工作作風(fēng)落到實(shí)處提供了極佳的工具支持。

3.通透贏得信任，助力市場(chǎng)拓展

招標(biāo)代理信息系統(tǒng)不僅僅在公司內(nèi)部使用，而且可以開放給招標(biāo)單位、交易中心等關(guān)聯(lián)單位使用，大家在共同的平臺(tái)上跟蹤關(guān)注招標(biāo)代理項(xiàng)目的進(jìn)展工作，相比傳統(tǒng)的線下項(xiàng)目管理，優(yōu)勢(shì)不言而喻，也使得公司得到委托單位及相關(guān)單位的高度信賴，公司的行業(yè)影響力得以迅速提升，競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)逐步增強(qiáng)，市場(chǎng)拓展工作相對(duì)以前更容易開展。互聯(lián)互通的系統(tǒng)使得協(xié)作單位的流程高效運(yùn)轉(zhuǎn)，過程透明，放心托付，信息化成為業(yè)務(wù)拓展的有力法寶。

4.互聯(lián)強(qiáng)化協(xié)同，積極整合資源

互聯(lián)互通的信息系統(tǒng)不僅使參與各方實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)進(jìn)展，同時(shí)因?yàn)橥獠苛α康慕槿?，?qiáng)化了對(duì)公司內(nèi)部的監(jiān)管督導(dǎo)，使得公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)操作要與行業(yè)規(guī)范接軌，有利于規(guī)范公司內(nèi)部管理。其次，外部監(jiān)管力量的存在，部分替代了公司內(nèi)部的監(jiān)督資源，有利于社會(huì)資源的整合。再次，利用系統(tǒng)管理者的身份，可以聚集更多的合作伙伴信息，沉淀業(yè)務(wù)相關(guān)的案例、模板、人員信息等，有利于擴(kuò)大公司的影響力，促進(jìn)公司的進(jìn)一步發(fā)展；角色扮演從純項(xiàng)目操作業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型為平臺(tái)業(yè)務(wù)操作模式提供了一種潛在可能。