齊飛

摘 要：信息時(shí)代的到來(lái)，給高校及企事業(yè)單位的檔案管理工作都帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。但是這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)新的變革和機(jī)遇。在開展檔案管理工作過(guò)程中結(jié)合著信息時(shí)代的特征，可以為檔案工作人員提供更為有效的方案，進(jìn)而提高了工作效率。文章研究了檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的不足，并提出了信息時(shí)代檔案管理工作的變革及創(chuàng)新的途徑。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；變革；創(chuàng)新

1 引言

現(xiàn)今是一個(gè)信息發(fā)達(dá)的社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)融入到我們生活的各行各業(yè)中，信息技術(shù)給檔案管理事業(yè)帶來(lái)了新的機(jī)遇。目前，各企事業(yè)單位中的檔案管理技術(shù)也不斷的信息化，開始逐漸的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)階段的電子檔案管理模式，電子檔案的發(fā)展、形成、存儲(chǔ)和管理不同于傳統(tǒng)的檔案做法，這將為檔案管理帶來(lái)新的工作方式挑戰(zhàn)。為此，檔案管理工作者要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，只有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好檔案信息化的管理工作，推進(jìn)檔案管理事業(yè)的全面深化改革。

2 檔案信息化建設(shè)的不足

1、相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作不重視

業(yè)務(wù)部門認(rèn)為檔案信息化建設(shè)是可有可無(wú)的，在開發(fā)軟件的過(guò)程中有的檔案管理人員還存在著等和靠的想法，在提供需求和測(cè)試中不愿意付出太多的精力。此外，技術(shù)部門缺少一個(gè)穩(wěn)定的軟件開發(fā)隊(duì)伍，同時(shí)人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中所發(fā)現(xiàn)的不足，無(wú)法進(jìn)行及時(shí)完善。鑒于檔案管理部門的人員及經(jīng)費(fèi)的有限，所以也只能是忙于日常工作，很難在宏觀上做積極的引導(dǎo)。

2、缺乏相應(yīng)的管理軟件開發(fā)的統(tǒng)一參考標(biāo)準(zhǔn)

首先，上級(jí)部門開發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)部門的工作實(shí)際需要，必須要借助于行政手段去推廣。下級(jí)部門為滿足本單位的需要而自行開發(fā)的軟件，盡管有個(gè)性，但是共性不足，也缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。導(dǎo)致這些問(wèn)題出現(xiàn)的原因就是缺乏明確的規(guī)范和細(xì)則，使開發(fā)軟件工作處于混亂無(wú)序的狀態(tài)。其次，通常一個(gè)單位運(yùn)用多套軟件系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)，是很難解決后臺(tái)數(shù)據(jù)整合問(wèn)題的，還使操作人員重復(fù)勞動(dòng)，收集整理檔案信息都是困難重重。缺乏權(quán)威牽頭機(jī)構(gòu)，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。在檔案信息化建設(shè)中，要緊緊圍繞全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來(lái)工作，要嚴(yán)格按照檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

3、檔案信息安全保障系統(tǒng)有待于完善

要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；加強(qiáng)監(jiān)督并指導(dǎo)電子文件歸檔工作，保證歸檔文件是真實(shí)、完整、有效的；確保檔案信息轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。在利用檔案信息資源過(guò)程中，要切實(shí)提高信息的安全意識(shí)，防止非授權(quán)查看和泄密的發(fā)生。

4、相關(guān)復(fù)合型人才嚴(yán)重不足

目前，嚴(yán)重缺少懂技術(shù)又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，信息化建設(shè)要靠人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，給工作效率帶來(lái)影響。要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。

3 信息時(shí)代檔案管理工作的變革及創(chuàng)新的途徑

1、做好基礎(chǔ)建設(shè)，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念

要讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并將檔案管理的信息化建設(shè)和全面深化改革放到本單位的年度工作計(jì)劃中，為檔案管理設(shè)定目標(biāo)，完善制度，制定考核目標(biāo)。此外，還要加大對(duì)檔案管理的資金投入，將檔案管理費(fèi)用列入單位的年度資金支出預(yù)算中，做到專款專用。良好的軟硬件設(shè)施和專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提條件。在硬件設(shè)施中，要配備檔案數(shù)字化所需的專業(yè)采集儀器和存儲(chǔ)設(shè)備，并且提供相配套的網(wǎng)絡(luò)共享設(shè)備和專業(yè)的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)。軟件設(shè)施中，要有檔案管理系統(tǒng)、用戶查閱和檢索系統(tǒng)、共享和保密系統(tǒng)等。

2、加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化資源的開發(fā)及利用

在信息化時(shí)代，加強(qiáng)檔案信息管理工作的開發(fā)與利用是最基礎(chǔ)的內(nèi)容。只有加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用才能有效地保證檔案管理工作的信息化。在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，要對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類與整理，將信息集成化、系統(tǒng)化、采用統(tǒng)一的管理模式，從根本上減少信息的分散程度，再結(jié)合運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

3、創(chuàng)新服務(wù)理念，提高服務(wù)能力

隨著檔案事業(yè)的全面深化改革，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)理念也遇到了挑戰(zhàn)。因此，必須要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的服務(wù)理念，因?yàn)槔砟钍切袆?dòng)的指引，只有更加積極和主動(dòng)的服務(wù)理念，才是保障提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。首先要轉(zhuǎn)變舊的觀念，把檔案管理部門和檔案用戶之間的關(guān)系，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案用戶“被動(dòng)”接受服務(wù)，檔案服務(wù)部門“主動(dòng)”提供服務(wù)。有必要建立一個(gè)信息采集系統(tǒng)，以便更好的收集檔案用戶的資料，并開展調(diào)查研究，站在檔案用戶的立場(chǎng)上，去感受檔案用戶的認(rèn)知和體驗(yàn)，對(duì)檔案用戶所需要的各種檔案信息要深入挖掘，為檔案用戶提供更加優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)。

4、培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，就必須要加大檔案信息管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)力度，并開發(fā)出培養(yǎng)檔案信息管理人員的多個(gè)途徑，逐步提高檔案信息管理人員的管理理念、專業(yè)知識(shí)和技能。通過(guò)檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一批檔案基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、專業(yè)技術(shù)過(guò)硬、有創(chuàng)新能力的高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)人才，使之成為既通曉檔案信息管理、開發(fā)和服務(wù)知識(shí)，又了解掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，還通曉現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，可以廣泛涉獵檔案各個(gè)學(xué)科、各門類技術(shù)知識(shí)的復(fù)合全能型高技能人才，并且檔案信息處理能力強(qiáng)，這樣才能真正為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。此外，作為檔案信息管理服務(wù)人員，要及時(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)思想，不斷提高自身的服務(wù)能力，這樣才能夠提供更好的服務(wù)，吸引更多的檔案用戶，從而最大限度地滿足檔案用戶的信息需求，創(chuàng)造更高的社會(huì)效益，同時(shí)也將檔案資源應(yīng)有的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

5、要完善檔案管理體制，建立統(tǒng)一的電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，要對(duì)電子文件管理與檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，確保二者能實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展；其次，要明確電子文件管理前期指導(dǎo)的工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)；第三，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；第四，在接收電子文件時(shí)，檔案管理部門要鑒定歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性和真實(shí)性。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，在信息時(shí)代，檔案管理工作的變革與創(chuàng)新是必然趨勢(shì)，要加強(qiáng)電子檔案管理工作，就要利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，重視軟件建設(shè)。同時(shí)檔案部門也要結(jié)合著當(dāng)今社會(huì)形勢(shì)，不斷提高工作水平，為社會(huì)提供更多有用的檔案信息。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理，抓住時(shí)機(jī)進(jìn)行改革創(chuàng)新，使檔案工作能有更多新的突破，推動(dòng)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張妍《淺析檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新》[J]，《中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)》2015年09期。

[2]劉曉英《論檔案信息化環(huán)境下應(yīng)如何對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用》[J]，《赤子（上中旬）》2015年02期。

[3]杜月玲、劉海英《新時(shí)期應(yīng)如何做好文化檔案管理工作》[J]，《中國(guó)市場(chǎng)》2016年10期。

[4]夏文《論檔案管理工作的創(chuàng)新方法》[J]，《北京檔案》2014年11期。endprint