范記君

摘 要：檔案信息化和數(shù)字化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)，深入分析檔案管理信息化數(shù)字化的內(nèi)涵要求和檔案信息化數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出積極推進(jìn)檔案管理信息化數(shù)字化的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；數(shù)字化

檔案是記錄人類文化發(fā)展、社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)文明進(jìn)步的重要手段，也是發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力、建設(shè)先進(jìn)文化的基礎(chǔ)性工作和重要支柱。隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)步，原始的檔案記錄已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)在的工作節(jié)奏，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化與數(shù)字化已成為檔案管理建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)，是當(dāng)前做好檔案工作的重要任務(wù)之一。

1 檔案管理信息化數(shù)字化的必要性

1.可以使檔案信息管理更標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過(guò)程中，必須依賴規(guī)范的業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該由檔案管理部門統(tǒng)一制定、頒布、施行。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)主要體現(xiàn)在檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等方面的內(nèi)容。

2.可以體現(xiàn)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息利用的要求。檔案信息數(shù)字化主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化、檔案實(shí)體圖片化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問(wèn)題。

3.可以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理后，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案信息網(wǎng)站，供公眾進(jìn)行檔案信息查詢和資源共享，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的開(kāi)放式、交互式、社會(huì)化利用。

2 檔案信息化數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.檔案管理工作量大、效率不高。在檔案信息化進(jìn)程中，一要對(duì)現(xiàn)存檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過(guò)掃描縮微等手段，將館藏文書(shū)、音像、照片、書(shū)籍等轉(zhuǎn)換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用；三要對(duì)客戶提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)；四要采取電磁屏蔽，內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案館，在財(cái)政投入沒(méi)有一個(gè)大的突破和復(fù)制技術(shù)沒(méi)有大幅度提高的情況下，也許需要數(shù)年、近十年或者更長(zhǎng)的時(shí)間。

2、搜集管理意識(shí)薄弱、重視度不夠。

檔案管理工作的主要內(nèi)容是材料的收集和管理。但是，在實(shí)際工作中存在一部分檔案管理人員的檔案信息搜集和管理意識(shí)薄弱，搜集和保管檔案的重視不夠，導(dǎo)致部分檔案材料沒(méi)有及時(shí)更新、總結(jié)，造成了檔案材料不健全、檔案缺乏動(dòng)態(tài)管理，從而給檔案的使用帶來(lái)了諸多的不便。

3.資金投入量大，籌集資金有難度。加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。

4.隊(duì)伍建設(shè)要求高，適用人才難求。一部分檔案管理在職員工的業(yè)務(wù)技能和職業(yè)操守不高，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)及技能培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作中對(duì)于一些事業(yè)單位檔案的重要性、管理要求、重要檔案材料的收集、整理、歸檔以及裝訂等業(yè)務(wù)處理不合理，缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性及連續(xù)性；對(duì)檔案的處理仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案工作管理方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化水平，阻礙了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

3 積極推進(jìn)檔案管理信息化數(shù)字化的對(duì)策

（一）培養(yǎng)管理人才

1、加強(qiáng)檔案管理理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理人員必須具備扎實(shí)可靠的檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)、全面系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)體系，應(yīng)該明確文件與檔案管理的基本原則，熟練檔案管理工作的規(guī)律、分類方式以及相關(guān)的業(yè)務(wù)技能，同時(shí)應(yīng)該具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理職業(yè)操守和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作作風(fēng)。 為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理人員的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，檔案部門應(yīng)該定期地開(kāi)展各種檔案管理培訓(xùn)，如崗位培訓(xùn)、學(xué)歷培訓(xùn)、專業(yè)檔案工作學(xué)歷教育等，通過(guò)培訓(xùn)教育把理論與實(shí)際工作緊密地結(jié)合起來(lái)，為單位檔案的信息化建設(shè)培養(yǎng)一批優(yōu)秀的管理人才。

2、加強(qiáng)信息化技術(shù)培訓(xùn)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)，其質(zhì)量、水平、效率對(duì)檔案自動(dòng)檢索功能以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化起著決定性的作用。為了確保檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)能夠符合科學(xué)、規(guī)范的要求，要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)輸入管理人員的繼續(xù)教育及培訓(xùn)，使一批熟練掌握現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用軟件的各項(xiàng)功能的專業(yè)檔案管理人才脫穎而出，從而推進(jìn)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）加快檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)程

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)單位檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是推進(jìn)位檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。因此，為了有效推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)該加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，并將檔案管理信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化緊密結(jié)合起來(lái)，統(tǒng)籌規(guī)范、統(tǒng)一部署，進(jìn)一步提高單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）積極籌措資金

在資金的籌措上，堅(jiān)持爭(zhēng)取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財(cái)政，檔案館不創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也無(wú)創(chuàng)收渠道，經(jīng)費(fèi)只能由財(cái)政供給。檔案部門要理直氣壯地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預(yù)算經(jīng)費(fèi)，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。同時(shí)，注意發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，廣開(kāi)籌資渠道，爭(zhēng)取多方面支持，多渠道解決。

（四）完善檔案信息的獲取能力

要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案的管理上，就要改變過(guò)去檔案信息搜集管理意識(shí)薄弱、“重藏輕用”的現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變觀念，更加注重檔案資料的信息服務(wù)功能，最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用，提高檔案信息化水平。同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的信息獲取、收集能力，并且能夠熟悉、掌握網(wǎng)上的檔案信息資源，能夠熟練、快速地獲取更多的事業(yè)單位檔案信息。

（五）推進(jìn)檔案信息化的法制建設(shè)。

加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)，是適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新形勢(shì)。檔案信息化管理的法制建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)現(xiàn)有檔案法規(guī)、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加以貫徹執(zhí)行。據(jù)有關(guān)資料顯示，在制定的技術(shù)規(guī)范中，貫徹標(biāo)準(zhǔn)的只在少數(shù)。采標(biāo)率很低，大部分單位對(duì)已經(jīng)頒布實(shí)施的國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)毫不了解。根據(jù)這種狀況，應(yīng)以法律法規(guī)的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會(huì)的發(fā)展日新月異，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，需要對(duì)新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進(jìn)行立法，同時(shí)修改、廢止不適應(yīng)發(fā)展要求的檔案法規(guī)。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應(yīng)有使用價(jià)值缺乏法律依據(jù)。在電子文檔的形成過(guò)程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來(lái)順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，就需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設(shè)還應(yīng)包括檔案安全法規(guī)建設(shè)?，F(xiàn)代信息社會(huì)中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案存在一定的安全隱患，在推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。endprint