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        探討醫(yī)院檔案的信息化管理

        2017-09-02 10:13:49孫瑋
        卷宗 2017年22期
        關(guān)鍵詞:探究管理

        摘 要:隨著電子化時代的來臨,醫(yī)院檔案信息化已成為了時代趨勢,因此,檔案信息化管理則是臨床管理工作的重點內(nèi)容。醫(yī)院檔案信化管理要求管理工作者明確掌握醫(yī)院檔案信息化管理的特征,了解醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀,并落實醫(yī)院檔案信化管理重點,全面推動信息化管理進程。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案信息化;管理;探究

        在信息技術(shù)爆炸態(tài)的數(shù)字化時代,信息化系統(tǒng)也不斷深入醫(yī)院管理系統(tǒng),由此,醫(yī)院檔案信息化也應(yīng)運而生。筆者即在本文中循序漸進地探討醫(yī)院檔案信息化的有效管理,方便院內(nèi)人員高效工作[1~2]。

        1 醫(yī)院檔案信息化管理的特征

        1.1 信息來源多元化

        由于檔案儲存條件普遍較差、檔案管理方式落后、信息來源局限性高等因素,檔案信息的選擇性處理則是醫(yī)院檔案信息化管理的特色行變革內(nèi)容之一,而檔案的信息化改革則幫助管理部門增寬信息采集范圍,提高檔案信息的實效性,豐富信息來源[3]。

        1.2 存儲方式多樣化

        在過去,文本形式是傳統(tǒng)檔案管理的主要儲存方式;目前,醫(yī)院檔案則順應(yīng)信息化改革潮流、更多地以圖像、文本、影像或聲音等電子文件形式出現(xiàn),增加了存儲方式和形式。檔案的信息化管理不僅降低了檔案存儲的空間要求,同時也更高水平地保障了檔案的完整性、增加檔案壽命。

        1.3 信息處理高效性

        在醫(yī)院檔案管理的流程中,檔案處在服務(wù)患者、上級主管部門的同時,更多地服務(wù)于醫(yī)院各個職能部門,因此,強調(diào)信息處理的高效性和時效。對此,醫(yī)院檔案信息化管理則科協(xié)調(diào)各部門工作、提高處理效率,方便各個服務(wù)對象更為便捷地獲取檔案信息。

        2 醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀

        2.1 檔案管理缺乏規(guī)范性和標準化

        目前,醫(yī)院檔案的信息化管理制度多數(shù)尚不完善,且原有制度尚無法滿足時代需求,無法應(yīng)對可能出現(xiàn)的新問題和新情況,部分舊有的檔案管理制度甚至已經(jīng)成為了信息化管理道路上的障礙。其中,管理標準化和規(guī)范化則是管理醫(yī)院電子檔案的重要前提。常見問題有:(1)部分醫(yī)院只重視購置計算機系統(tǒng)等先進通信設(shè)備,忽視標準化和規(guī)范化建設(shè),計算機系統(tǒng)和信息管理軟件并不具備足夠的實用性和通用性,耗費巨額資金的信息系統(tǒng)無法發(fā)揮對應(yīng)的經(jīng)濟價值[4];(2)整體開發(fā)缺乏規(guī)劃性,導(dǎo)致設(shè)備及系統(tǒng)的型號和檔次參差不齊,信息檔案管理的分類標準和編碼格式不統(tǒng)一,缺乏整體劃一的管理環(huán)境和技術(shù)性標準;上述現(xiàn)象均嚴重限制了信息化的合理交流。

        2.2 檔案管理缺乏安全性

        由于檔案信息共享是檔案信息化管理的基點,網(wǎng)絡(luò)共享在帶來信息化便利的同時也埋下了安全隱患,檔案管理的潛在風(fēng)險較高。目前,黑客入侵和計算機病毒傳播等因素都醫(yī)院信息化檔案管理和安全構(gòu)成了一定威脅。

        2.3 檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)欠缺

        據(jù)調(diào)查,傳統(tǒng)的檔案管理人員多數(shù)僅會單純的計算機操作、管理工作多憑著歷史經(jīng)驗,缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)訓(xùn)練,不具備專業(yè)的檔案管理人員應(yīng)備素質(zhì),因而嚴重制約了檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。同時,檔案管理人員的思維模式已固化,無法充分認識檔案信息化管理的必要性,并不主動學(xué)習(xí)電子文件的儲存、檢索、傳輸?shù)葘I(yè)技術(shù);加之多數(shù)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化工作缺乏足夠的重視,現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏有效的管理培訓(xùn),無法完成紙質(zhì)檔案到電子檔案的管理轉(zhuǎn)變,影響管理效率。

        3 醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)化

        3.1 信息化文件規(guī)范化管理

        (1)改善電子文件歸檔管理:首先,將文本文件處理為文字文件和表格文件,以正式和定稿電子文件為重點;其次,將相機所攝圖片整理為圖像文件;此外,借助視頻設(shè)備和計算機軟件將會議或重要活動視頻整理歸為影像文件;最后,借助多媒體技術(shù)生成多媒體文件;上述的各類文件歸檔需借助各種多媒體設(shè)備來呈現(xiàn),由檔案員負責(zé)整理、歸納、上交、標識和集中拷貝至永久載體。要求所有文件應(yīng)一式三份,留一份做查閱檢索,一份封存入檔,一份異地保存,保證規(guī)范化流程。(2)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理:其一,將紙質(zhì)檔案翻拍為數(shù)字圖像,包括彩色和黑白兩種;其二,將拆散的檔案經(jīng)掃描儀掃描為黑白數(shù)字圖像,后再裝訂。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化可以幫助高效管理檔案,確保信息的充分利用和高效利用。

        3.2 強化安全防范

        為強化醫(yī)院檔案的信息化管理,首先應(yīng)該提高檔案人員的安全風(fēng)險意識,定期接受風(fēng)險教育,定時更新防病毒軟件;醫(yī)院應(yīng)具備實時的檔案信息監(jiān)控系統(tǒng),避免系統(tǒng)崩潰或受外界惡意篡改;出現(xiàn)安全事件時,檔案人員應(yīng)積極匯報上級信息部分,并配合上級領(lǐng)導(dǎo)的指示。

        3.3 提高檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)

        為提升檔案工作者的專業(yè)知識素養(yǎng),院方應(yīng)定期對檔案人員開展培訓(xùn);培訓(xùn)要求檔案人員熟悉了解信息化管理工作內(nèi)容,掌握信息化管理工作本領(lǐng),豐富信息管理、計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)專業(yè)知識儲備,并提高對信息化管理的重視、保持高度工作責(zé)任心,與時俱進。

        綜上所述,醫(yī)院檔案信息化順應(yīng)時代趨勢,管理工作者應(yīng)明確掌握醫(yī)院檔案信息化管理的特征,了解醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀,并落實醫(yī)院檔案信化管理重點。

        參考文獻

        [1]胡桂周,許統(tǒng)亮,劉瑾.探討實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義與作用[J].廣東檔案,201124(1):17-18.

        [2]生國棟,丁八一.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)問題與研究進展[J].中國醫(yī)學(xué)工程,2014(6):194-194.

        [3]郭金菊.醫(yī)院人事檔案信息化管理探討與實踐[J].中醫(yī)藥管理雜志,2013,21(1):58-59.

        [4]劉英霞,賈麗娜.探討醫(yī)院檔案信息化的管理[J].中國病案,2012,13(2):68-69.

        作者簡介

        孫瑋(1988-),女,山東煙臺,本科,檔案,助理館員,濱州醫(yī)學(xué)院煙臺附屬醫(yī)院。

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