劉桐

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展以及會(huì)計(jì)電算化逐步的實(shí)施，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)多樣化，全球化趨勢(shì)也越來(lái)越明顯，公司會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理內(nèi)部、外部的環(huán)境同時(shí)也發(fā)生了巨變。本文重點(diǎn)分析了會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)崗位設(shè)計(jì)存在的問(wèn)題，以及會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部職責(zé)分離過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出了優(yōu)化會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)崗位設(shè)置的建議。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)崗位；職責(zé)；管理

一、會(huì)計(jì)電算化的含義

會(huì)計(jì)電算化也叫計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)，是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作的應(yīng)用，具體而言，就是利用會(huì)計(jì)軟件，指揮在各種計(jì)算機(jī)設(shè)備替代手工完成或在手工下很難完成的會(huì)計(jì)工作過(guò)程，會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要，而且是經(jīng)濟(jì)和科技對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的要求。

二、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部職責(zé)分離過(guò)程中存在的問(wèn)題

近些年來(lái)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)很容易出現(xiàn)問(wèn)題：

第一，會(huì)計(jì)工作要遵循不相容崗位相分離原則，所以在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該把主要的不相容職務(wù)進(jìn)行分離，然而會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)有時(shí)并沒(méi)有遵循這一原則，電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)不同于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)授權(quán)，其只需要在計(jì)算機(jī)上勾選即可，不需要過(guò)多的手續(xù)，當(dāng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)沒(méi)有把主要不相容分離，例如：授權(quán)進(jìn)行一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和執(zhí)行該活動(dòng)的人員職權(quán)相分離，這會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)對(duì)其管理，在不分離的狀況下很可能產(chǎn)生舞弊行為，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須要經(jīng)過(guò)兩人或兩人以上經(jīng)手，否則風(fēng)險(xiǎn)太大。

第二，電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)沒(méi)有把執(zhí)行和記錄經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的職務(wù)進(jìn)行分離，如果銷售人員自己將銷售數(shù)據(jù)登記到會(huì)計(jì)憑證上，不經(jīng)會(huì)計(jì)人員私自操作，這不僅違反了不相容崗位相分離原則，同時(shí)還違反了內(nèi)部牽連制制度，容易造成庫(kù)存商品的盤虧，導(dǎo)致賬賬不相符，賬物不相符，為以后的會(huì)計(jì)工作帶來(lái)極大的困擾，會(huì)對(duì)企業(yè)造成損失。

第三，電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)沒(méi)有將材料的審批員和材料的采購(gòu)員職務(wù)相分離，授權(quán)時(shí)產(chǎn)生這種問(wèn)題再加上工作人員自身素質(zhì)不高，很容易使企業(yè)在采購(gòu)原材料時(shí)成本增高，原材料質(zhì)量、數(shù)量出現(xiàn)問(wèn)題等。不利于公司的長(zhǎng)期發(fā)展。

第四，電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)沒(méi)有將保管資料人員和記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)人員的職務(wù)進(jìn)行分離，這將會(huì)造成記賬、算賬一人包攬，很容易形成業(yè)務(wù)的差錯(cuò)，會(huì)給不法人員造成可乘之機(jī)，同時(shí)自律性不強(qiáng)人員會(huì)監(jiān)守自盜，公司會(huì)造成極大的損失。

三、優(yōu)化會(huì)計(jì)電算化崗位設(shè)置的建議

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)容易出現(xiàn)諸多問(wèn)題，首先，工作人員對(duì)授權(quán)事項(xiàng)的重視程度嚴(yán)重不足，不能充分認(rèn)識(shí)到授權(quán)對(duì)控制風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的作用以及重要意義。其次，授權(quán)人員授權(quán)較為隨意，不能認(rèn)真審核憑證，這樣賬目容易混亂，易出錯(cuò)，會(huì)給不法分子可乘之機(jī)。再次，部分企業(yè)沒(méi)有做到內(nèi)部牽連制制度，違反相關(guān)法律法規(guī)。在電算化系統(tǒng)授權(quán)時(shí)應(yīng)該遵循不相容崗位分離原則。

第一，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的授權(quán)者和執(zhí)行者的人員職權(quán)應(yīng)相分離，例如：有權(quán)審批或決定材料采購(gòu)的人員不能同時(shí)兼任采購(gòu)人員的職務(wù)。審批材料采購(gòu)的人員有權(quán)審批決定材料采購(gòu)的數(shù)量、價(jià)格以及材料的質(zhì)量等，而材料的采購(gòu)人員試將審批者的意見(jiàn)作為參考去實(shí)際購(gòu)買。如果事物都有一人包攬，不免會(huì)存在舞弊的行為，風(fēng)險(xiǎn)太大，根據(jù)內(nèi)部牽連制制度企業(yè)應(yīng)制定規(guī)定一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須經(jīng)過(guò)兩人或兩人以上的人經(jīng)手，有利于公司健康平穩(wěn)運(yùn)行和管理效率的提升。

第二，電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)應(yīng)該把執(zhí)行和記錄經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的職務(wù)進(jìn)行分離，例如：銷貨人員不能同時(shí)兼任會(huì)計(jì)記賬工作，銷貨人員的主要工作是對(duì)公司的庫(kù)存商品進(jìn)行銷售，記賬人員是將銷貨人員銷貨數(shù)量、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、以及銷項(xiàng)稅等進(jìn)行記錄，如果銷貨人員在沒(méi)有會(huì)計(jì)人員的情況下私自將銷貨記錄登記到憑證上，不僅違反了不相容崗位相分離原則，也容易對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)銷貨人員藏有私心，私自銷售公司產(chǎn)品后自己將賬面記錄平衡，當(dāng)?shù)狡谀┎橘~時(shí)會(huì)發(fā)生賬實(shí)不符，給會(huì)計(jì)工作帶來(lái)極大的困擾，同時(shí)會(huì)導(dǎo)致公司發(fā)生不必要的損失，也對(duì)對(duì)銷貨人員的職業(yè)生涯產(chǎn)生負(fù)面影響。

第三，電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)應(yīng)將執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和審核這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，例如：填寫銷貨發(fā)票的人員不能同時(shí)兼任審核人員。如果填寫銷貨發(fā)票的人員兼職審核人員，那就不能完全保證單據(jù)的合理性、真實(shí)性和完整性，就像記賬人員不能兼任審核人員一樣，記賬、審核如果都由一個(gè)人來(lái)兼任，那授權(quán)的層次性就體現(xiàn)不出來(lái)了，自己記賬自己審核，完全審核不出問(wèn)題，會(huì)忽視記賬中存在的諸多問(wèn)題。對(duì)公司的管理會(huì)產(chǎn)生不利影響，所以公司一定要堅(jiān)持內(nèi)部牽連制制度。

第四，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在授權(quán)時(shí)要將保管資料人員和記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)人員的職務(wù)進(jìn)行分離，檔案保管人員的工作并不簡(jiǎn)單，其需要根據(jù)規(guī)定填寫信息、立卷、歸檔，對(duì)于歸檔的日期、分類和排序也要嚴(yán)格要求，為查閱者提供便利，所以說(shuō)這并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，不能隨隨便便由其他會(huì)計(jì)人員兼任，由會(huì)計(jì)人員兼任會(huì)導(dǎo)致檔案雜亂無(wú)章或者資料丟失等情況，會(huì)對(duì)以后的工作造成不便。

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（作者單位：沈陽(yáng)科技學(xué)院）