文/山東唐口煤業(yè)有限公司 蘇偉

探究檔案管理與辦公自動(dòng)化

文/山東唐口煤業(yè)有限公司 蘇偉

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和社會(huì)科技水平的不斷發(fā)展，自動(dòng)化設(shè)備在辦公中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。辦公自動(dòng)化就是指利用科技網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化辦公緊密聯(lián)系在一起的一種辦公模式。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理和儲(chǔ)備，能夠有效地改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。檔案管理是指通過(guò)檔案的收集、整理、保障等對(duì)檔案進(jìn)行管理。有效地利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行檔案管理，已成為政府機(jī)關(guān)部門(mén)及企事業(yè)單位在發(fā)展中需加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題。

檔案管理；辦公自動(dòng)化；探究

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)的逐漸完善，檔案管理作為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在發(fā)展中所做的重要信息整合，具有極強(qiáng)的參考保存價(jià)值?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)融入了我們的辦公生活，利用計(jì)算機(jī)對(duì)辦公室自動(dòng)化進(jìn)行辦公事務(wù)的處理。辦公自動(dòng)化的實(shí)施和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理對(duì)比起來(lái)，辦公自動(dòng)化是發(fā)展的必然趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化在資源共享方面提供了很大的便利，簡(jiǎn)化了查詢(xún)方法，在方便保存的前提下更確保了信息的可靠性。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足如今多樣的檔案種類(lèi)，采取辦公自動(dòng)化的管理方式可以對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理。

一、辦公自動(dòng)化給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位文書(shū)、科技、技術(shù)檔案管理門(mén)類(lèi)也逐步地增多，如若利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本進(jìn)行管理顯得尤為單薄，凸顯了管理需求方面的不足。在檔案管理過(guò)程中，辦公自動(dòng)化加強(qiáng)了對(duì)檔案的利用率，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易破損，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，辦公自動(dòng)化實(shí)施以來(lái)，縮減了工作人員的工作量，有效提高了工作效率。對(duì)于檔案的共享也有了很大的提升，對(duì)于傳統(tǒng)的方式，辦公自動(dòng)化管理方便了對(duì)檔案的查詢(xún)和利用，傳統(tǒng)方式的紙質(zhì)文件避免不了人為性的破壞，此弊端體現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)。采用辦公自動(dòng)化管理檔案，不僅可以方便瀏覽所需的檔案，更方便了對(duì)檔案的管理，增強(qiáng)了辦公效率。計(jì)算機(jī)中輸入的文件我們稱(chēng)之為電子文件，電子文件在建立過(guò)程中，形成了文件主體、錄入的信息、要素等等內(nèi)容。如果進(jìn)行改動(dòng)或者閱讀，都會(huì)留下憑據(jù)，提升了檔案的可靠性。對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢(xún)的記錄，紙質(zhì)檔案在保存中很容易遺失和損壞，不能確保檔案的可靠性。

二、對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理，實(shí)施自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案管理工作效率。紙質(zhì)的檔案管理工作主要是靠工作人員來(lái)完成，不僅造成了工作人員任務(wù)重的現(xiàn)象，更間接地降低了辦公效率。辦公自動(dòng)化在檔案管理中的實(shí)施，提高了工作效率，計(jì)算機(jī)軟件對(duì)文件有自動(dòng)分類(lèi)的功能，減輕工作人員對(duì)文件分類(lèi)的工作。在眾多的文件里，可以按照檔案的分類(lèi)進(jìn)行搜索，從而進(jìn)行整理。

（二）延長(zhǎng)文件保存壽命。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存方面是一大弊端，容易受環(huán)境破壞，更容易被人為損壞。辦公自動(dòng)化管理檔案，檔案不會(huì)像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣不易保存，提升了文件的保質(zhì)期。由于電子檔案的自身特點(diǎn)，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方面的弊端，被更好地運(yùn)用于檔案的管理。

（三）資源的共享方便快捷。傳統(tǒng)方式的異地檔案分享是通過(guò)郵遞的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的。而如今有了電子文檔，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快捷的快速傳遞，避免了傳統(tǒng)方式造成文件的丟失和損壞，也避免了文件的外泄，增加了保密系統(tǒng)。

（四）促進(jìn)檔案更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)信息化及現(xiàn)代化為目標(biāo)而進(jìn)行的新型技術(shù)運(yùn)用，其發(fā)展的基礎(chǔ)是為了促使系統(tǒng)的各個(gè)層面能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的管理性能，實(shí)現(xiàn)在管理工作中的先進(jìn)性和合理性，促使檔案管理工作更加規(guī)范全面。

三、利用辦公化的特點(diǎn)更好地提高檔案管理

（一）完善歸檔管理制度。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，很多單位在工作中開(kāi)始實(shí)施自動(dòng)化的檔案管理，雖然已經(jīng)實(shí)施，但在辦公自動(dòng)化管理方面還存在很多問(wèn)題，想要更好地運(yùn)用辦公自動(dòng)化，必須加強(qiáng)管理者職責(zé)意識(shí)，明確工作內(nèi)容。管理者應(yīng)該建立一套完善的檔案管理制度。部門(mén)與部門(mén)之間分工不明確，推卸責(zé)任，為了避免這類(lèi)事情發(fā)生，要建立一套完善的歸檔制度，明確分工，有效提高工作效率的同時(shí)，對(duì)檔案管理實(shí)施更規(guī)范的管理模式。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)在工作中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，單位中員工的計(jì)算機(jī)技能還需要提高，有些工作人員文件備份，造成文件的丟失。現(xiàn)今工作人員還有很多的不足，需要專(zhuān)家對(duì)管理人員進(jìn)行授課教育，提高整體的辦事效率。

（三）做好文件編輯排序工作，確保文件目錄完整性。檔案管理的自動(dòng)化對(duì)文件的屬性進(jìn)行了分類(lèi)，方便了查詢(xún)文件，我國(guó)規(guī)定，加密文件不能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，所以造成了紙質(zhì)文件和電子文件不能很好地結(jié)合，隨之出現(xiàn)了對(duì)密級(jí)文件檔案的內(nèi)容省略歸檔的方法，保存其目錄進(jìn)行存檔，保證了文件目錄的完整性，也保證了文件內(nèi)容的安全性。由于自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)，在檔案管理工作中應(yīng)該采取個(gè)體文件的分散歸檔，這樣有利于文件的排序工作，按照歸檔的時(shí)間順序進(jìn)行編輯，提高檔案自動(dòng)化管理效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展的到來(lái)，辦公自動(dòng)化已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢(shì)，想要在時(shí)代的發(fā)展中立于不敗之地，必須對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行突破。辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理是衡量一個(gè)單位對(duì)智力財(cái)產(chǎn)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，它能極大地提高工作效率，節(jié)省相關(guān)開(kāi)支，提高資金的有效利用率。根據(jù)目前辦公自動(dòng)化在工作的實(shí)踐應(yīng)用，我們不難發(fā)現(xiàn)其中還存在一定弊端，只有通過(guò)不斷結(jié)合實(shí)踐進(jìn)行創(chuàng)新，建立符合單位管理的辦公自動(dòng)化管理模式，才能促進(jìn)相關(guān)工作的發(fā)展。

【文獻(xiàn)參考】

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