文/湖南省邵陽市第四中學(xué) 王芳玲

加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理的思考

文/湖南省邵陽市第四中學(xué) 王芳玲

本文主要是針對中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀以及具體的中學(xué)檔案管理改進(jìn)措施展開分析，希望能為教學(xué)工作者提供參考。

中學(xué)；檔案管理；優(yōu)化措施

中學(xué)檔案作為一種載體，詳細(xì)記錄著教學(xué)實(shí)踐中有價值的數(shù)據(jù)信息，對于教學(xué)活動的開展和學(xué)校自身的發(fā)展具有重要意義。但是，如今的中學(xué)檔案管理還存在一些問題，限制了檔案作用的發(fā)揮。因此，有必要加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理，提升檔案管理水平，充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值。

一、中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案意識不夠強(qiáng)，思想認(rèn)識不到位。在中學(xué)檔案管理過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠的認(rèn)識和重視，尤其是在人員配置方面。很多學(xué)校均沒有配備專門的檔案管理人員，即便是安排的專職檔案員，但是也是屬于專職的性質(zhì)，還需要負(fù)責(zé)其他學(xué)校事務(wù)，而沒有足夠的精力展開檔案管理工作，更不用說細(xì)致的研究檔案工作。此外，檔案員自身缺乏檔案意識，思想覺悟較低。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師對檔案工作不夠重視，檔案員自身也會放松思想，工作較為懈怠，由此使檔案管理處于較為混亂的狀態(tài)中。

（二）工作機(jī)制不夠健全，制度落實(shí)不到位。首先，檔案工作機(jī)制不夠完善。現(xiàn)如今多數(shù)中學(xué)尚沒有構(gòu)建完整的檔案工作機(jī)制，檔案管理工作比較隨意，沒有實(shí)施統(tǒng)一的方式管理檔案資料。還有一些檔案資料，分散在學(xué)校的其他部門中，缺乏專人管理，長此以往很容易造成一些重要的資料丟失。其次，管理不夠嚴(yán)格。在檔案交接或者是檔案查閱過程中，由于沒有嚴(yán)格地執(zhí)行檔案管理制度，檔案入庫沒有認(rèn)真記錄，檔案借閱沒有做好登記工作，由此常會出現(xiàn)檔案丟失的情況。

（三）學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平低?，F(xiàn)如今，很多中學(xué)檔案管理人員專業(yè)水平較低，均不是檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案管理相關(guān)方面知識比較匱乏，缺乏系統(tǒng)性。由于專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力有限，由此影響到檔案管理效果。

（四）現(xiàn)代服務(wù)理念不強(qiáng)，服務(wù)手段落后。當(dāng)今時期處于信息技術(shù)時代，因此中學(xué)檔案管理也需要邁向全新的階梯，緊跟時代發(fā)展的步伐。但是很多中學(xué)檔案管理方式依舊是采取傳統(tǒng)的人工操作方式，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，影響了檔案查閱的效率，不僅費(fèi)時費(fèi)力，還會影響到檔案的利用價值。

二、如何提高學(xué)校檔案管理工作水平

（一）增強(qiáng)檔案管理意識。為了最大限度地發(fā)揮出檔案的價值，中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員，必須及時轉(zhuǎn)變理念，對檔案管理工作提高重視程度。管理人員需要收集散落到各個部門的檔案，同時中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)人員做好配合工作，有計(jì)劃地展開檔案管理工作，加大資金投入力度，并建立完善的措施和制度，為提升檔案管理水平提供有效的保障。

（二）完善管理制度，規(guī)范檔案管理。無規(guī)矩不成方圓。在中學(xué)檔案管理工作中，同樣如此，如果檔案管理沒有嚴(yán)格的制度支持，必將會導(dǎo)致檔案管理工作過于混亂，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性和秩序化。所以，有必要建立健全檔案管理制度，推動中學(xué)檔案管理工作的順利開展。比如說，可以結(jié)合《檔案法》以及中學(xué)自身的檔案管理需求，制定《檔案庫房管理制度》《檔案利用制度》《專兼職檔案人員工作職責(zé)》，以及《綜合檔案室工作職責(zé)》等等規(guī)章條例，以此使檔案管理工作規(guī)范展開，提升檔案管理水平。

（三）提升管理人員的素質(zhì)。作為檔案管理的最直接接觸人員，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力至關(guān)重要。首先，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，開展專業(yè)培訓(xùn)屬于最有效的手段。管理人員可以在檔案館中，或者是向其他專業(yè)人員學(xué)習(xí)，也可以自學(xué)檔案管理方面的知識，在實(shí)踐工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升自己。其次，中學(xué)學(xué)?？梢砸雽I(yè)的檔案管理人才，提升管理水平。此外，注重檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，通過使用現(xiàn)代化管理技術(shù)以此提升檔案管理能力，與時代發(fā)展接軌。考慮到檔案管理屬于一種服務(wù)型工作，所以檔案管理人員自身必須具有良好的服務(wù)意識，以及較高的職業(yè)道德和責(zé)任感，為學(xué)校教職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)?？梢哉f，檔案管理人員的整體素質(zhì)，對于檔案管理工作的水平具有直接影響。只有檔案管理人員能夠堅(jiān)實(shí)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的專業(yè)能力和技能，加強(qiáng)先進(jìn)管理理念和技能的掌握，才能夠提升檔案管理的質(zhì)量。

（四）全面強(qiáng)化現(xiàn)代化手段的應(yīng)用。中學(xué)檔案管理實(shí)施現(xiàn)代化管理，是時代發(fā)展的必然趨勢。因此，各個中學(xué)有必要結(jié)合自身規(guī)模和條件，利用計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)展開檔案管理，以此提升檔案管理效率。并且，在檔案管理過程中，必須對改進(jìn)和完善工作流程提高重視程度，構(gòu)建自動化管理平臺，加強(qiáng)對學(xué)校信息的產(chǎn)生、處理、傳遞和使用等環(huán)節(jié)的監(jiān)控工作，完善檔案信息管理模式，以此使檔案管理在中學(xué)教務(wù)中更好地發(fā)揮作用。

三、總結(jié)

總而言之，做好中學(xué)檔案管理工作，對于學(xué)校的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。針對現(xiàn)階段的中學(xué)檔案管理工作存在的問題，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及時轉(zhuǎn)變理念，對檔案管理提高重視程度，構(gòu)建合理的檔案管理制度，實(shí)施現(xiàn)代化管理模式，同時檔案管理人員注重提升自身素質(zhì)和能力，切實(shí)提升檔案管理水平。

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