文/婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 曾娟

基于大數(shù)據(jù)視角探究高職院校檔案管理模式的改革

文/婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 曾娟

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生，深刻影響和改變著社會(huì)生活。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，高職院校的檔案管理一方面面臨著巨大的機(jī)遇，另一方面也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的高職院校檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，因此，高職院校要積極探討檔案管理模式的改革。本文基于大數(shù)據(jù)視角探究高職院校檔案管理模式的改革，以期為我國(guó)高職院校檔案管理模式的改革提供借鑒。

大數(shù)據(jù)；高職院校；檔案管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息的爆炸式增長(zhǎng)為高職院校的檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不利于高職院校的發(fā)展。因此，高職院校亟須采取行之有效的措施對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。

一、大數(shù)據(jù)特點(diǎn)概述

（一）數(shù)據(jù)數(shù)量巨大。大數(shù)據(jù)的顯著特點(diǎn)是數(shù)據(jù)數(shù)量巨大。在信息技術(shù)的強(qiáng)大技術(shù)支撐下，大數(shù)據(jù)帶來了海量的數(shù)據(jù)信息，深刻影響和改變著社會(huì)生活。隨著云計(jì)算、云存儲(chǔ)等新型IT服務(wù)模式的崛起，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆炸增長(zhǎng)的趨勢(shì)。高職院校檔案館的數(shù)據(jù)資源也實(shí)現(xiàn)了大幅度增長(zhǎng)。

（二）數(shù)據(jù)處理快速。大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來海量信息的同時(shí)，也提升了數(shù)據(jù)處理的速度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，只有加快數(shù)據(jù)處理的速度，才能滿足數(shù)據(jù)處理的要求。

（三）數(shù)據(jù)種類豐富。大數(shù)據(jù)時(shí)代具有種類豐富的數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代種類豐富的數(shù)據(jù)具有廣闊的覆蓋面和多元化的信息形式，諸如網(wǎng)頁(yè)、視頻和多媒體等。

（四）數(shù)據(jù)信息價(jià)值高。大數(shù)據(jù)最重要的特征是具有高價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，不僅能提供基本的數(shù)據(jù)信息，還能給信息需求者提供個(gè)性化服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理的新變化

1.高職院校檔案管理的數(shù)據(jù)量大幅度增加。2.在大數(shù)據(jù)背景下，高職院校的檔案管理數(shù)據(jù)日益多元化，形成多元化的檔案數(shù)據(jù)特點(diǎn)。3.多樣化的檔案數(shù)據(jù)需求。高職院校的廣大師生以及社會(huì)等多元需求群體，形成了高職院校檔案數(shù)據(jù)的多元化需求。4.高職院校檔案數(shù)據(jù)價(jià)值最大化。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，高職院校日益重視對(duì)檔案數(shù)據(jù)的篩選，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的最大化。

三、大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理模式改革

為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，高職院校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理模式的改革，并采取有效措施優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理的水平。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。高職院校要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式改革重要性的宣傳，普及現(xiàn)代化的檔案管理觀念。高職院校的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的檔案管理觀念，增強(qiáng)大數(shù)據(jù)意識(shí)，樹立大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的服務(wù)觀念，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案保存觀念的轉(zhuǎn)變。另外，要將傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)儲(chǔ)存向電子化儲(chǔ)存和數(shù)字化儲(chǔ)存轉(zhuǎn)變。不能將檔案管理局限在使用查詢上，還要引導(dǎo)檔案管理實(shí)現(xiàn)向數(shù)據(jù)服務(wù)和二次加工的轉(zhuǎn)變。

（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。高職院校的檔案管理中，存儲(chǔ)和使用檔案數(shù)據(jù)需要設(shè)計(jì)多個(gè)部門。因此，要加強(qiáng)對(duì)高職院校各部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，建立健全高職院校檔案管理中檔案儲(chǔ)存和使用的協(xié)調(diào)機(jī)制。高職院校檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制要涵蓋學(xué)校的黨政辦公室、學(xué)校人事處、財(cái)務(wù)處等各職能部門以及學(xué)校的信息中心和圖書館等部門，通過檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制增強(qiáng)學(xué)校各部門之間的協(xié)調(diào)合作，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享。

（三）制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的數(shù)據(jù)處理和合理的加工使用，對(duì)于促進(jìn)高職院校的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用和意義。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層要充分重視檔案管理工作，制定科學(xué)合理的檔案管理大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校檔案數(shù)據(jù)資源的充分利用，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行二次加工和合理使用，充分利用高職院校的人才和科研技術(shù)優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮高職院校檔案數(shù)據(jù)的作用。

（四）檔案大數(shù)據(jù)采集和處理分析。高職院校檔案管理過程中，對(duì)檔案大數(shù)據(jù)的采集和處理分析要注意以下幾方面的工作：1.對(duì)高職院校內(nèi)各部門和各院系的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化處理和信息化處理，整理之后進(jìn)行統(tǒng)一提交，將之保存在高職院校校內(nèi)的檔案館中。2.高職院校的檔案館要對(duì)檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗，實(shí)現(xiàn)對(duì)不規(guī)范數(shù)據(jù)甚至錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的剔除，做到去偽存真。3.在高職院校的檔案管理中，采用先進(jìn)的專業(yè)數(shù)據(jù)處理軟件，采用科學(xué)合理的方法，諸如聚類分析法對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理。

（五）數(shù)據(jù)歸檔與保存。高職院校的檔案管理要重視檔案數(shù)據(jù)的歸檔和保存，明確檔案數(shù)據(jù)的分類和期限。在檔案管理過程中，要分類保存檔案數(shù)據(jù)，并根據(jù)需求設(shè)置合理的數(shù)據(jù)保存期限。采用電子存儲(chǔ)介質(zhì)作為高職院校檔案數(shù)據(jù)的保存方式，也可以在確保檔案數(shù)據(jù)安全的前提下，使用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式諸如云存儲(chǔ)等對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存。

四、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，加強(qiáng)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。高職院校要積極面對(duì)大數(shù)據(jù)帶來的檔案管理的挑戰(zhàn)，充分利用信息技術(shù)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化和智能化發(fā)展，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，提高高職院校的檔案管理水平。

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