文/中國(guó)水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

淺述企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

文/中國(guó)水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

目前由計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)構(gòu)成的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅速，并普遍得到應(yīng)用，成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的主要影響因素。信息化正開(kāi)始為企業(yè)的生存、發(fā)展保駕護(hù)航，且成為企業(yè)現(xiàn)代化的標(biāo)志。所以，傳統(tǒng)的檔案以實(shí)體保管為重心，逐漸被檔案數(shù)字化管理模式所替代。

企業(yè)檔案；數(shù)字化管理；措施

一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義

（一）有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的科學(xué)保管和有效利用。通常，有很多企業(yè)在施行企業(yè)檔案管理工作時(shí)，還是會(huì)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。這種傳統(tǒng)的管理模式不利于檔案的長(zhǎng)期存檔和使用。然而，數(shù)字化管理模式不僅可以有效地提高檔案管理工作的速率，還可提升企業(yè)管理工作的品質(zhì)。在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中，檔案被檔案管理工作者和企業(yè)管理人員不停地查閱，此過(guò)程中使檔案損壞的概率大大增加，這不僅不利于企業(yè)檔案存檔，使檔案管理工作無(wú)法做到管理妥善。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)檔案的使用次數(shù)也隨之增加，為了使檔案使用更加便捷，并且將檔案儲(chǔ)存不方便的情況進(jìn)行高效解決，就不應(yīng)該選用傳統(tǒng)老舊的紙質(zhì)檔案管理模式，因?yàn)槔吓f的檔案管理模式已經(jīng)不能符合現(xiàn)在檔案使用者的真實(shí)要求了，所以必須運(yùn)用數(shù)字化管理模式進(jìn)行企業(yè)檔案儲(chǔ)存。

（二）便于提高促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平。企業(yè)改革能否得到有效的改革，需要企業(yè)將已經(jīng)初見(jiàn)成效的新型管理模式進(jìn)行登記。目前傳統(tǒng)的管理模式和實(shí)際的需求有了較大的出入，所以運(yùn)用數(shù)字化檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越重要，企業(yè)可以把檔案進(jìn)行精確即時(shí)登記，留著后期選用。數(shù)字化檔案管理模式不僅可以提升企業(yè)檔案管理水平，還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理中的欠缺，只要選取合理的改進(jìn)措施，還可以提升企業(yè)管理的整體水平。

二、解析企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用

隨著信息社會(huì)的逐步發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)開(kāi)始逐步走進(jìn)企業(yè)的各種辦公模式中，例如企業(yè)的人事管理以及企業(yè)財(cái)務(wù)管理和企業(yè)自動(dòng)化辦公等多方面。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中需要的人工去查找，不方便且查找方式比較單一，而數(shù)字化的企業(yè)檔案管理模式則從很多方面克服了傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的弊端，并且將企業(yè)檔案管理精細(xì)了更多。雖然數(shù)字化檔案管理符合社會(huì)發(fā)展的各種需求，但不可否認(rèn)的是企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理也是相當(dāng)重要的，像企業(yè)常用的企業(yè)合同管理、文書(shū)檔案管理、底圖管理以及工程檔案管理，都離不開(kāi)紙質(zhì)檔案管理。所以，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理過(guò)程中，應(yīng)針對(duì)數(shù)字化管理和數(shù)字化管理的內(nèi)容進(jìn)行分析確定。

三、如何開(kāi)展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

（一）規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程得到規(guī)范，提升管理效率。在逐步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將其規(guī)范化。因此，為保證企業(yè)數(shù)字化檔案管理，必須要利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)方式，提高人力資源和數(shù)字化掃描設(shè)備的能力，不停地探求檔案管理內(nèi)容以及方式，最后將工作流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。例如某單位的工程檔案，此檔案為雙備的管理開(kāi)發(fā)模式。為了使檔案安全、穩(wěn)固、便于選用，需要在特定的實(shí)施過(guò)程中，將紙質(zhì)的工程檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，然后再存檔，與此同時(shí)將電子檔案上傳，存于自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。將需要備份的電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套備份，而紙質(zhì)的檔案還需要保持?jǐn)?shù)字化效果而進(jìn)行轉(zhuǎn)化成為電子版。企業(yè)檔案數(shù)字化一條龍服務(wù)模式提高了檔案管理的效率，所謂一條龍服務(wù)模式就是把企業(yè)各個(gè)部門整理、掃描的檔案資料按照先后順序進(jìn)行收集、整理、掃描、消毒殺蟲(chóng)、數(shù)據(jù)備份等程序，而后再把只是檔案編號(hào)整理存入檔案庫(kù)，并將備份檔案的數(shù)據(jù)存入數(shù)字化檔案服務(wù)器里，以便今后查閱使用。

（二）完善傳統(tǒng)的檔案管理想法，不斷改變檔案管理的計(jì)劃。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)行企業(yè)的數(shù)字化檔案管理可以提高企業(yè)數(shù)字化管理的效率，然而，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)管理水平成為我們更加重視的研究問(wèn)題。首先，不斷地更新企業(yè)檔案管理理念，以打開(kāi)企業(yè)管理人員的視野。企業(yè)內(nèi)部推行數(shù)字化檔案管理的前提是管理人員能夠提高企業(yè)數(shù)字化檔案管理的關(guān)注度。為提升企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)，使檔案管理者自己能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，隨著大數(shù)據(jù)的蒸蒸日上，數(shù)字化管理技術(shù)必須得到系統(tǒng)地提升。由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，依然存在一些弊病，但只要將這些特殊情況除外，數(shù)字化的管理不僅便捷有效率，而且企業(yè)發(fā)展也更趨向于數(shù)字化管理。

（三）充分地運(yùn)用正在逐漸進(jìn)步的計(jì)算機(jī)技術(shù)。計(jì)算機(jī)的發(fā)展縮短了人與人之間的距離，而且很多資料在網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中就能夠查到，再也不需要去圖書(shū)館以及檔案室。因此，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理應(yīng)當(dāng)合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)的便利，從而提高了檔案的查閱和管理流程的效率。然而，在數(shù)字化管理的過(guò)程中，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全保密工作就顯得尤為重要了。目前會(huì)計(jì)檔案中的紙質(zhì)發(fā)票也在逐漸轉(zhuǎn)化成電子發(fā)票，這不僅使發(fā)票的報(bào)銷程序更加迅速，這也使得公司的工程檔案與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公相結(jié)合，全程跟蹤管理都采用數(shù)字化，使公司對(duì)工程的進(jìn)展可以全面掌控。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案的數(shù)字化管理與應(yīng)用工作任重道遠(yuǎn)，為使企業(yè)檔案工作快速融入企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程中，使企業(yè)數(shù)理化管理為生存、發(fā)展以及企業(yè)現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用多種穩(wěn)妥可行的方式。

[1]劉珊珊.企業(yè)檔案的數(shù)字化管理芻議[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2012(02)：58.

[2]景詩(shī)杰.試析企業(yè)檔案的數(shù)字化管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2011(03)：46.