文/山東省齊河縣民政局 黃立雙

慈善檔案管理之我見

文/山東省齊河縣民政局 黃立雙

檔案管理工作是指以文字、視頻等不同形式記錄各項(xiàng)日?；顒?dòng)、資金流動(dòng)這些具有價(jià)值的信息，然后對(duì)這些信息進(jìn)行再次整理，選擇比較有意義的內(nèi)容進(jìn)行記錄，方便人類再次應(yīng)用該信息。慈善事業(yè)作為一項(xiàng)偉大又特殊的行業(yè)，在檔案管理方面也不同于普通檔案的管理。為了使慈善檔案管理更好更快地發(fā)展，需要不斷完善慈善檔案管理工作，讓慈善檔案管理工作逐漸形成規(guī)模。本文經(jīng)過分析我國(guó)慈善檔案管理工作發(fā)展過程中遇到的阻礙，提出進(jìn)行慈善檔案管理工作的有效策略。

慈善檔案管理；發(fā)展阻礙；有效策略

一、阻礙慈善檔案管理工作進(jìn)行的主要原因

由于慈善事業(yè)的快速發(fā)展以及國(guó)家的高度重視，慈善檔案管理工作任務(wù)逐漸繁重，越來越多的問題阻礙慈善檔案管理工作的順利開展。例如，我國(guó)慈善檔案管理工作起步時(shí)間較晚，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他發(fā)展中國(guó)家，檔案管理也沒有形成一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)而又完整的制度，導(dǎo)致檔案管理工作過程中會(huì)出現(xiàn)檔案記錄缺失、錯(cuò)誤等問題，檔案管理工作的失誤從而造成慈善檔案資料內(nèi)容的不連續(xù)，造成我國(guó)慈善檔案并不全面；慈善檔案數(shù)目較多，相距時(shí)間較長(zhǎng)，管理工作比較麻煩，管理人員工作壓力較大，而在這個(gè)信息化的時(shí)代，慈善檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)階層也缺乏創(chuàng)新意識(shí)，沒有很好地抓住該時(shí)代提供的有利條件來調(diào)整檔案管理工作，使檔案管理工作手段過于單一與落后，影響慈善檔案管理工作的有序進(jìn)行；相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)慈善檔案管理工作的不重視，對(duì)檔案管理工作要求不嚴(yán)格，造成工作人員態(tài)度懶散，管理不規(guī)范，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)，對(duì)工作積極性不高，檔案沒有記錄或檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

二、進(jìn)行慈善檔案管理工作的有效方式

（一）國(guó)家不斷完善慈善檔案管理制度。慈善事業(yè)是神圣不可侵犯的，它也代表著國(guó)家的形象。所以我國(guó)要高度重視慈善檔案管理工作，結(jié)合慈善檔案管理工作中出現(xiàn)的問題不斷調(diào)整管理制度，逐漸完善慈善檔案管理制度，對(duì)慈善檔案管理人員做出全面約束，使管理制度與我國(guó)國(guó)情相符。例如，2011年比較轟動(dòng)的郭美美事件，郭美美的微博認(rèn)證身份為“中國(guó)紅十字會(huì)商業(yè)總經(jīng)理”，在微博上經(jīng)常炫耀自己的奢侈生活，住高級(jí)別墅，開瑪莎拉蒂，在網(wǎng)絡(luò)上引起很大風(fēng)波。雖然警方根據(jù)調(diào)查了解郭美美在紅十字會(huì)并沒有任職，資金來源與紅十字會(huì)沒有關(guān)系，但仍然對(duì)紅十字會(huì)造成很大影響，人們?cè)絹碓讲恍湃渭t十字會(huì)，擔(dān)心慈善資金沒有用到正途，在紅十字會(huì)投入的資金越來越少，不足以支持慈善事業(yè)的繼續(xù)進(jìn)行。由郭美美事件可知，慈善檔案管理工作不僅要記錄慈善活動(dòng)，更要記錄管理人員信息，避免無關(guān)人員利用紅十字會(huì)的名義造謠。國(guó)家要出臺(tái)制度，規(guī)定慈善檔案管理人員明確自身職責(zé)，不以職業(yè)的便利為自己謀求私利，嚴(yán)格處理違反規(guī)定的檔案管理人員。

（二）領(lǐng)導(dǎo)大力支持慈善檔案管理工作的開展。領(lǐng)導(dǎo)的大力支持是進(jìn)行慈善檔案管理工作的保障，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到慈善檔案管理工作的重要性，從自己開始做好檔案管理工作，積極宣揚(yáng)慈善管理工作知識(shí)，促進(jìn)慈善檔案管理工作的發(fā)展。由于慈善檔案錯(cuò)綜復(fù)雜，遍及到各個(gè)方面的慈善事業(yè)檔案數(shù)據(jù)，所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行分類管理，這樣可以使檔案管理更簡(jiǎn)易，內(nèi)容更清晰。比如根據(jù)慈善檔案的分類可以分為三大類。其一，可以要求一部分工作人員對(duì)災(zāi)區(qū)捐款捐物以及社會(huì)愛心人士的捐助檔案進(jìn)行管理。其二，分配一小組工作人員對(duì)慈善拍賣檔案進(jìn)行管理。其三，由于慈善檔案管理的特殊性，在財(cái)務(wù)管理方面是比較麻煩的，可以安排一部分工作人員專門對(duì)慈善財(cái)務(wù)進(jìn)行深入管理，比如捐助物品的資金折算等等都需要工作人員謹(jǐn)慎管理。就這樣讓不同小組分工明確，不同慈善事業(yè)由不同小組管理，使小組人員更加擅長(zhǎng)自己所在領(lǐng)域的檔案管理工作，保證慈善檔案管理工作的規(guī)范性?；蛘哳I(lǐng)導(dǎo)可以利用某次慈善活動(dòng)的機(jī)會(huì)，讓不同小組進(jìn)行相同的檔案管理工作，在小組完成工作后，比較哪個(gè)小組檔案管理工作進(jìn)行的更好，選擇水平最高的小組的檔案作為正式檔案記錄，就這樣讓不同小組相互競(jìng)爭(zhēng)，使管理人員在競(jìng)爭(zhēng)中取得進(jìn)步，不斷收獲管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)慈善檔案管理工作的發(fā)展。

（三）慈善檔案管理人員提高自身素質(zhì)與技術(shù)。慈善檔案管理人員是進(jìn)行慈善檔案管理工作的基礎(chǔ)，工作人員要有足夠高的素質(zhì)與技術(shù)，使自己有能力勝任慈善檔案管理工作。例如，慈善檔案管理相關(guān)部門一定要對(duì)工作人員的專業(yè)工作能力進(jìn)行審核，要求工作人員在工作中要盡職盡責(zé)。必要時(shí)可以組織檔案管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，讓他們更深一層地了解慈善檔案管理的重要性以及相關(guān)的內(nèi)容。工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理技術(shù)，然后將學(xué)習(xí)內(nèi)容應(yīng)用到檔案管理工作中，使自己的管理工作更加合理。如果有概念模糊的內(nèi)容一定查找正確答案，保證自己理解之后再進(jìn)行檔案記錄與管理。

三、結(jié)束語

慈善檔案管理工作有利于我國(guó)樹立正面的形象、增加民族凝聚力、促進(jìn)我國(guó)國(guó)際地位的提高。讓人類更加了解慈善事業(yè)，激發(fā)人類的奉獻(xiàn)精神，吸引更多人投入到慈善事業(yè)中，幫助處于困境的人類解決問題，讓我國(guó)社會(huì)氛圍更加美好，人與人之間充滿溫情。讓愛心人士明確慈善資金去向，保證慈善資金的來源與去向是合理的?？傊覈?guó)要采取現(xiàn)代化的手段進(jìn)行慈善檔案管理工作，使慈善檔案管理工作遍布我國(guó)每個(gè)角落。

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