文/中國(guó)原子能科學(xué)研究院 王輝

關(guān)于加強(qiáng)建筑檔案管理工作的研究

文/中國(guó)原子能科學(xué)研究院 王輝

改革開(kāi)放后，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展，促進(jìn)了更多的基礎(chǔ)建筑工程項(xiàng)目的開(kāi)展，為確保每項(xiàng)工程都有檔案記錄，如何做好建筑項(xiàng)目的工程檔案管理工作成了一重要的問(wèn)題。目前急需有效的措施加強(qiáng)對(duì)建筑工程的檔案管理工作，促使建筑工程檔案管理工作步入正軌，形成規(guī)范化和制度化。本文將根據(jù)目前建筑工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題，通過(guò)深入的分析探討，以供有關(guān)工作人員日后參考使用。

建筑工程檔案；管理檔案；改善

檔案的作用在于記錄事件的發(fā)展過(guò)程，建筑工程檔案就是對(duì)建筑過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)寫(xiě)照，將對(duì)今后的建筑工程提供一定的指導(dǎo)作用，同時(shí)在一定的程度上加速了建筑工程技術(shù)的改進(jìn)，對(duì)促進(jìn)現(xiàn)代化城市發(fā)展具有重要的作用，因此，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速增長(zhǎng)的社會(huì)中，急需完善建筑工程的檔案管理工作。建筑檔案管理工作為城市建設(shè)提供了必要的保證，并且在后期的維護(hù)管理事項(xiàng)中都不能離開(kāi)檔案的記載，對(duì)于房屋的拆建或是修復(fù)都需要工程檔案作為重要依據(jù)，因此，建筑工程檔案管理工作對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有重要的意義。

一、建筑工程檔案管理目前存在的問(wèn)題

（一）原件缺失。原件缺失是目前存在的問(wèn)題之一，因?yàn)樵谠O(shè)計(jì)和審批后，下發(fā)的管理文件采用了復(fù)印件的形式，導(dǎo)致原件的缺失，造成后續(xù)的管理檔案工作的工作難度，并且無(wú)法對(duì)工程質(zhì)量作出保證。

（二）缺失驗(yàn)收證明。每一項(xiàng)建筑工程的完工都需要對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收，來(lái)確保建筑工程的質(zhì)量性能，不過(guò)目前一些單位覺(jué)得走形式麻煩或者存在一些幕后的利益交易，導(dǎo)致工程驗(yàn)收工作做得不夠全面，缺少必要的證明文件，嚴(yán)重影響了后續(xù)工程的質(zhì)量保證。

（三）缺乏竣工文件。每個(gè)工程完工后需要做出相應(yīng)的竣工文件，但是在竣工文件的制作時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格的要求，所以有部分竣工文件沒(méi)有做出系統(tǒng)的分類，即時(shí)做出的竣工文件也是缺少目錄指引，更有甚者是從別的地方抄襲來(lái)組成竣工文件，這樣一來(lái)導(dǎo)致了竣工文件圖紙信息的缺失。

（四）驗(yàn)收文件沒(méi)有統(tǒng)一化。在工程完工的驗(yàn)收工作中沒(méi)有對(duì)驗(yàn)收文件進(jìn)行規(guī)范化，導(dǎo)致驗(yàn)收文件中的內(nèi)容和種類在不斷地添加和修改，很難形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在后續(xù)的管理工作中很難做出分類整理。

（五）原始資料不嚴(yán)謹(jǐn)。在施工中對(duì)原始資料的填寫(xiě)時(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格的要求規(guī)范，存在字跡潦草、不規(guī)范和存在錯(cuò)別字的地方，然后在修改的地方也沒(méi)有署名和蓋章確認(rèn)，這就造成了工程檔案的管理的混亂。

（六）缺乏統(tǒng)一管理?，F(xiàn)階段的關(guān)于建筑工程的檔案管理工作有很多種形式，一部分管理較好的企業(yè)成立了自己專門(mén)的檔案室，再由專業(yè)的人員進(jìn)行系統(tǒng)化管理，不過(guò)目前大部分工程檔案管理室的管理人員是兼職代理的，沒(méi)有系統(tǒng)地整理、存儲(chǔ)資料，造成資料的不齊全和雜亂無(wú)章現(xiàn)象。

（七）缺乏專業(yè)人才。目前工程檔案室工作的管理員一般專業(yè)素質(zhì)都不高，不僅缺乏專業(yè)的檔案管理技能，還缺乏相關(guān)的知識(shí)能力，難以勝任建筑工程檔案室的工作職責(zé)。

二、完善建筑答案管理的措施

（一）建立現(xiàn)場(chǎng)辦公制度。作為工程檔案管理者應(yīng)該在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行辦公，全面掌握現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)時(shí)信息，積極參加相關(guān)的工程例會(huì)，并且做好詳細(xì)的記錄工作，才能有效地對(duì)檔案資料進(jìn)行劃分，為后續(xù)的工程提供參考依據(jù)。

（二）建立起相應(yīng)的管理制度。檔案工作是要對(duì)建筑工程每個(gè)環(huán)節(jié)的詳細(xì)記載，從始至終都不應(yīng)該脫離工程，檔案管理員要做好工程過(guò)程中的實(shí)時(shí)跟蹤，對(duì)于施工過(guò)程中發(fā)生重要事件的前因后果都要了解清楚，方能將其寫(xiě)入檔案。因此，管理檔案工作的人員要盡早加入工程，對(duì)項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行計(jì)劃統(tǒng)籌規(guī)劃。

（三）提高管理人員的能力。在管理人員的挑選上要做好以下兩點(diǎn)：第一，要挑選具備專業(yè)知識(shí)水平高和工作能力強(qiáng)的人員，確保檔案資料的整理工作落實(shí)到位。第二，在符合第一點(diǎn)要求的前提下，要盡量使用能過(guò)穩(wěn)定工作的人員，通過(guò)多年的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，再對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育。

（四）建立資料歸檔會(huì)簽制度。工程檔案也應(yīng)該建立起同財(cái)務(wù)部門(mén)的驗(yàn)收會(huì)簽制度，同時(shí)要與相關(guān)的部門(mén)一起成立相應(yīng)的考察制度，定期對(duì)資料進(jìn)行完整度的檢查，以避免存放的資料存在不齊全的情況，造成日后工作的困難。

（五）開(kāi)闊新視野。管理檔案的工作人員要定期對(duì)國(guó)家所規(guī)定的監(jiān)理大綱、質(zhì)量驗(yàn)收單等資料進(jìn)行整理，同時(shí)要與工程人員保持良好的溝通，將工程人員反饋的新情況和新的技術(shù)進(jìn)行收集，最后完成竣工的整體記錄過(guò)程。

（六）采用信息技術(shù)完善工作。在檔案整理工作中可以引入計(jì)算機(jī)資源進(jìn)行工作協(xié)調(diào)，可以提升各個(gè)部門(mén)的管理工作水平，同時(shí)也會(huì)提高檔案管理工作的效率，在查閱的時(shí)候也能清楚地定位到所需的資料。

三、結(jié)語(yǔ)

如今的工程建設(shè)離不開(kāi)原先工程留下的施工標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，因此，工程檔案管理工作在建筑施工時(shí)起著重要的意義，可以為新工程給予施工建議，也可以作為建筑維修時(shí)的基礎(chǔ)依據(jù)，所以做好檔案管理工作非常重要。但這不是通過(guò)幾個(gè)人的組織就可以完成的，需要各個(gè)相關(guān)單位共同努力，一齊建設(shè)一套完善的制度來(lái)促進(jìn)建筑工程檔案管理工作的發(fā)展。

[1]孫秀霞.關(guān)于加強(qiáng)建筑檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志,2014(11)：157.

[2]秦佳榮.關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的思考[J].東方企業(yè)文化,2014(10)：241.