文/國(guó)家新聞出版廣電總局五四二臺(tái) 李偉

工程技術(shù)檔案的管理工作研究

文/國(guó)家新聞出版廣電總局五四二臺(tái) 李偉

工程技術(shù)檔案是反映建筑工程項(xiàng)目最真實(shí)的記錄，同時(shí)也是項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)、驗(yàn)收及改造過(guò)程中的重要參考文件。所以，工程技術(shù)檔案管理工作在整個(gè)建筑項(xiàng)目中有著極其重要的作用，應(yīng)確保檔案管理工作的完整與規(guī)范性。本文根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，首先簡(jiǎn)述了工程技術(shù)檔案管理現(xiàn)存的主要問(wèn)題，然后根據(jù)對(duì)現(xiàn)存的主要問(wèn)題提出一系列的解決措施，僅供參考。

建筑工程；技術(shù)檔案；檔案管理

一、工程技術(shù)檔案管理現(xiàn)存的主要問(wèn)題

（一）技術(shù)檔案不夠完整。工程技術(shù)檔案管理中，普遍存在檔案資料不全的情況，較好的單位存檔率也只能達(dá)到80%，而一般的單位存檔率極其低。有很大一部分建筑工程竣工后技術(shù)檔案資料都不夠完整，有的甚至只有主體檔案，其他配套工程的技術(shù)檔案缺失，裝飾工程、室外工程、電網(wǎng)等檔案材料幾乎沒(méi)有。

（二）管理模式不夠統(tǒng)一。從大多數(shù)建筑工程的檔案管理上來(lái)看，部分單位成立了獨(dú)立的檔案管理職能部門，對(duì)于檔案資料收集與管理的情況相對(duì)較為完整。但仍有一些單位對(duì)于工程技術(shù)檔案的管理工作不夠重視，是由其他職能部門兼職管理或代管的，檔案材料的管理不夠統(tǒng)一。

（三）檔案管理人員素質(zhì)低下。從事建筑工程檔案管理的工作人員很多綜合素質(zhì)較差，對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)沒(méi)有一定的掌握，職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)低下，滿足不了檔案管理工作的需要。

二、加強(qiáng)工程技術(shù)檔案管理的措施

（一）規(guī)范工程技術(shù)檔案管理模式。1.管理機(jī)制。相關(guān)單位應(yīng)完善技術(shù)檔案管理制度，對(duì)其檔案需要管理的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。是否能夠規(guī)范檔案管理制度，與檔案管理質(zhì)量和進(jìn)程有直接關(guān)系。為了有效推進(jìn)檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，可通過(guò)完善檔案規(guī)章制度、建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提高檔案管理水平。2.工作程序。在檔案管理的工作中，應(yīng)對(duì)工作程序進(jìn)行規(guī)范化，使得工作更加有秩序，不至于混亂。所以，在日常工作中，應(yīng)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行集中收集，并通過(guò)分類進(jìn)行整理，使得檔案資料越來(lái)越全面，同時(shí)對(duì)技術(shù)資料應(yīng)妥善管理，存檔的過(guò)程中應(yīng)以查找方便為主要原則。存檔的過(guò)程中，確保檔案的完整性，規(guī)范化管理工程技術(shù)檔案資料。3.交接工作。檔案管理工作不可避免有離職或調(diào)職的情況，這時(shí)就涉及檔案交接，應(yīng)按照相關(guān)程序進(jìn)行交接。首先確保在平時(shí)工作中，及時(shí)規(guī)整檔案，不要有遺漏或丟失的情況。在檔案交接的過(guò)程中，明確雙方所承擔(dān)的責(zé)任，認(rèn)真執(zhí)行每一個(gè)文件的交接。在整理檔案的過(guò)程中，應(yīng)以文件規(guī)律進(jìn)行整理，理清文件之間的關(guān)系，根據(jù)原有基礎(chǔ)，進(jìn)行日后的檔案管理工作。在整理歸檔文件的過(guò)程中，應(yīng)確保案卷清楚的進(jìn)行分類，將標(biāo)題、標(biāo)目、編號(hào)等明確的標(biāo)注，為日后檢索工作做基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)整理好的檔案按照順序存入檔案柜，確保順序與標(biāo)注的一致。

（二）工程技術(shù)檔案管理信息化。工程技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在管理工程技術(shù)檔案的過(guò)程中，需要根據(jù)相關(guān)制度有條不紊地進(jìn)行管理，可選用現(xiàn)代化的管理辦法進(jìn)行檔案管理。近些年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地成熟與發(fā)展，大數(shù)據(jù)已應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足當(dāng)今時(shí)代的需要，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理。為檔案室配備計(jì)算機(jī)、路由器、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，同時(shí)引進(jìn)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，創(chuàng)建獨(dú)立的檔案管理平臺(tái)。使用最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，很多檔案可通過(guò)電子形式進(jìn)行存檔，解決空間限制的同時(shí)，方便了日后檔案查閱，在對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)和分類過(guò)程中，也可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件來(lái)完成，既減輕檔案管理工作人員工作負(fù)擔(dān)，工程技術(shù)檔案的管理效率也得到了大幅度提升。

（三）定期培訓(xùn)檔案管理人員。隨著近些年來(lái)國(guó)家城市化建設(shè)政策的不斷推進(jìn)，建筑行業(yè)也得到了迅速的發(fā)展，技術(shù)檔案的管理工作也越來(lái)越受到相關(guān)人員的重視。所以，應(yīng)提高工程技術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。應(yīng)對(duì)其服務(wù)水平、質(zhì)量與意識(shí)進(jìn)行訓(xùn)練，讓每一個(gè)檔案管理人員都能充分地認(rèn)識(shí)到工程技術(shù)檔案管理工作的重要意義，將自身的服務(wù)水平及質(zhì)量有效提升，為工程技術(shù)檔案管理工作更好地服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)隨著時(shí)代的進(jìn)步，更新檔案管理理念，從根本上提高認(rèn)識(shí)，不斷地學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，熟練掌握相關(guān)部門對(duì)檔案管理的規(guī)定，并在日常工作中，嚴(yán)格遵守、靈活運(yùn)用。

三、總結(jié)

總而言之，在整個(gè)建筑施工的管理過(guò)程中，工程技術(shù)檔案管理是非常重要的一部分，技術(shù)檔案是工程竣工驗(yàn)收的必備資料之一，同時(shí)也是維修、使用、改建的最原始資料。所以在日常的工程技術(shù)檔案管理中，應(yīng)提高對(duì)技術(shù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使用多種管理手段，達(dá)到檔案資料規(guī)范化、信息化、全面化，并妥善地進(jìn)行管理，利用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效提升工程技術(shù)檔案管理效率。

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[2]王福星,陳斌全,丁紅偉等.工程技術(shù)檔案管理分析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì),2016(6)：1691.