文/天津市河西區(qū)住房保障中心 王喆

淺析保障性住房檔案的數(shù)字化管理

文/天津市河西區(qū)住房保障中心 王喆

我們處在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代潮流中，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，國(guó)家對(duì)于保障性住房的工作也不斷重視起來(lái)。在這種背景下，國(guó)家增加對(duì)保障性住房建設(shè)的投入，使之?dāng)?shù)量快速增長(zhǎng)，所涉及的租房檔案的數(shù)量也與日俱增。在這種情況下，如何實(shí)現(xiàn)高效科學(xué)的檔案管理成為檔案管理中的重要問(wèn)題。在文章中，筆者將立足數(shù)字化的大時(shí)代中，針對(duì)當(dāng)下檔案整理的問(wèn)題，淺析關(guān)于保障性住房檔案的數(shù)字化管理的應(yīng)用。

保障性住房；檔案；數(shù)字化管理

一、前言

保障性住房工作涉及人民的生活問(wèn)題，社會(huì)反響較大，但是由于數(shù)量的問(wèn)題，檔案的整理一直都是效率低、出錯(cuò)率高的代名詞。所以針對(duì)檔案管理工作，必須引進(jìn)現(xiàn)代管理元素，構(gòu)建完善的數(shù)字化管理體系。這就要求相關(guān)部門要認(rèn)識(shí)到改善保障性住房檔案的數(shù)字化管理的重要性，增強(qiáng)檔案信息的透明度，提高檔案管理的效率，從而使保障性住房檔案的數(shù)字化管理體系向著高效化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

二、保障性住房檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

根據(jù)筆者近年來(lái)親身收集的各地各級(jí)保障性住房檔案的資料，加上媒體的報(bào)道，認(rèn)為當(dāng)下我國(guó)住房檔案數(shù)字化管理的不足有以下幾點(diǎn)：

（一）對(duì)管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)不足。近十幾年來(lái)，保障性住房檔案管理模式是不斷隨著時(shí)代的發(fā)展發(fā)生變化的，但是由于種種原因，變化的效果不盡如人意。出現(xiàn)這種情況的原因還是相關(guān)檔案管理單位對(duì)于數(shù)字化管理體系的學(xué)習(xí)、認(rèn)識(shí)不足，以至于沒有認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理模式在工作中的重要性，認(rèn)識(shí)性不足問(wèn)題的存在導(dǎo)致在進(jìn)行管理檔案工作時(shí)沒有進(jìn)行信息的采集與歸類，只是簡(jiǎn)單地做文字處理，從而落后于國(guó)際管理的高效性，出現(xiàn)高頻的出錯(cuò)率。在當(dāng)下我國(guó)檔案工作的管理體系中，各位領(lǐng)導(dǎo)人員也存在對(duì)數(shù)字化的認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，所以他們對(duì)于數(shù)字化管理的要求不嚴(yán)格，進(jìn)而整個(gè)工作大環(huán)境對(duì)于檔案信息的采集和分類沒有重視起來(lái)。在管理層次的上下級(jí)對(duì)于數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足的前提下，就會(huì)使得檔案材料的管理偏重形式化，從而降低了檔案信息的利用價(jià)值。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將培養(yǎng)優(yōu)秀人才隊(duì)伍提上日程，不僅可以提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還可以使人才更好地服務(wù)于房產(chǎn)檔案管理。

（二）缺乏安全性和系統(tǒng)性。建立安全性住房檔案信息化管理體系必須強(qiáng)化安全性，避免其軟件系統(tǒng)和硬件遭受病毒侵害和人為破壞，對(duì)住房檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保密，確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行。并且住房檔案管理部門應(yīng)對(duì)不同用戶使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，對(duì)于核心、機(jī)密的住房檔案數(shù)據(jù)，采用分散使用、集中管理的方法，所有用戶在訪問(wèn)住房檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)都需向管理部門申請(qǐng)。另外，我國(guó)住房行業(yè)快速發(fā)展，各個(gè)地區(qū)房產(chǎn)交易越來(lái)越火爆，這使得對(duì)于住房檔案的查閱需求也不斷增多。因此住房檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)易操作、方便、準(zhǔn)確和快捷性，從而滿足日常的住房檔案資料查閱要求。房產(chǎn)權(quán)屬登記管理和住房檔案管理屬于兩個(gè)不同的職能部門，要把它們有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。

（三）信息化管理體系不夠健全。在當(dāng)下，我國(guó)的檔案信息管理體系還不夠健全。住房檔案信息化管理離不開正確的思想認(rèn)識(shí)，健全管理體系，應(yīng)該通過(guò)完善住房檔案資料，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)住房檔案信息化管理的重要意義，強(qiáng)化自身工作職責(zé)，提高工作積極性。

三、保障性住房檔案的數(shù)字化管理的分析

針對(duì)以上住房檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，加之筆者多年從事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，筆者將淺析數(shù)字化管理在保障性住房檔案的作用。

（一）加快信息化資源建設(shè)。住房檔案信息資源主要包括對(duì)象數(shù)據(jù)、原數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)，從住房檔案管理系統(tǒng)中可利用編寫接口程序獲取原數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)化掃描紙質(zhì)檔案，廣泛采集對(duì)象數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)條碼識(shí)別將對(duì)象數(shù)據(jù)自動(dòng)傳送到服務(wù)器中，使元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。

（二）實(shí)現(xiàn)了資源共享。住房檔案數(shù)字化管理的推動(dòng)，一方面實(shí)現(xiàn)了檔案的信息數(shù)字化，建立起數(shù)據(jù)庫(kù)，逐漸進(jìn)行完善。另一方面，實(shí)現(xiàn)住房檔案數(shù)字化，是對(duì)住房檔案信息資源的二次開發(fā)，它結(jié)合了具體的住房檔案信息，健全了住房檔案信息體系，開展多方面分析和研究。

四、保障性住房檔案的數(shù)字化管理的重要性

根據(jù)以上對(duì)保障性住房檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)狀和分析，筆者認(rèn)為科學(xué)的數(shù)字化管理的重要性有：住房檔案信息化管理是科學(xué)管理方法和現(xiàn)代化科學(xué)管理技術(shù)的有效結(jié)合，是滿足住房行業(yè)發(fā)展需求的重要措施。如今各領(lǐng)域和行業(yè)信息化建設(shè)快速發(fā)展，住房檔案信息化管理不僅有效提高了住房檔案資料利用率和開發(fā)能力，而且節(jié)省了人力和時(shí)間，使得住房檔案管理水平和工作效率不斷提升。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段的保障性住房檔案的管理還面臨著許多安全問(wèn)題。由于保障性住房的特殊性，各級(jí)各地的管理部門應(yīng)該堅(jiān)持走科學(xué)的數(shù)字化檔案管理方法，既保證了檔案工作的高質(zhì)量，又確保降低了檔案工作的出錯(cuò)率。只有這樣，各地的管理部門才能使保障性住房更高效地分配給社會(huì)有需要的人士，才能為我國(guó)中低收入家庭的基本生活提供物質(zhì)上的保障。

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