文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

機關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作探討

文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，必須抓好檔案編研工作，加快檔案資源的開發(fā)與利用，為單位各項工作服務(wù)。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)充分利用已有檔案資源，注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升檔案編研工作效率，保證獲得的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確和全面，這樣才能幫助領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)的決策，促進單位的發(fā)展。本文將簡述機關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作的意義，并提出具體可行的對策。

機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；檔案編研

機關(guān)事業(yè)單位檔案資料現(xiàn)實性較強，查詢利用率較高，且具備一定的機密性。機關(guān)事業(yè)單位做好檔案編研工作，將檔案資料的效能充分體現(xiàn)出來，對促進自身的發(fā)展意義重大。對此，機關(guān)事業(yè)單位各方人員要提高重視程度，逐步增加資金投入，針對當(dāng)前檔案編研工作中的不足之處，及時采取有效措施，尤其是重視對信息技術(shù)的應(yīng)用，才能保證檔案編研質(zhì)量，并發(fā)揮出其應(yīng)有作用。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作的意義

機關(guān)事業(yè)單位做好檔案編研工作意義重大，主要包括下面幾點：一是提升了檔案資料的系統(tǒng)性。機關(guān)事業(yè)單位檔案編研內(nèi)容非常集中，有著較高的應(yīng)用價值，從領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)機構(gòu)使用檔案上看，主要是查詢某個系列或?qū)ｎ}的檔案。尤其是在領(lǐng)導(dǎo)制定決策的過程中，檔案可以提供可靠依據(jù)。對此，整理和匯編重大工作的決策進程，能夠幫助單位領(lǐng)導(dǎo)制定更加科學(xué)合理的決策。二是實現(xiàn)了檔案工作服務(wù)職能的提升。檔案資料可以服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位日常工作，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好檔案資料的分類，形成不同系列的檔案，能夠為查找與利用提供方便，實現(xiàn)辦公效率的有效提升。三是在信息時代背景下，檔案保存形式較多，常見的有硬盤、光盤和U盤等，這樣不僅讓檔案載體發(fā)生變化，還實現(xiàn)了對檔案資料的長久、安全保存。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作的對策

（一）增強檔案編研意識，做好收集工作。為提升檔案人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)，應(yīng)采取以下措施：一是明確檔案工作人員的職責(zé)，切實增強他們的責(zé)任心與事業(yè)心，培養(yǎng)其個人修養(yǎng)。二是不斷提升檔案編研意識，檔案工作人員要積極與機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)加強溝通與交流，充分認(rèn)識到做好檔案編研工作對單位發(fā)展的重要性。要在日常工作計劃中納入檔案編研方面的內(nèi)容，才能為檔案編研工作正常開展創(chuàng)造良好的條件。此外，對機關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作來說，若是館藏檔案資料不豐富，內(nèi)容不齊全，那么很難編研出精品。這需要及時開展檔案的收集工作，將分散在各部門的檔案集中起來，統(tǒng)一保存，避免出現(xiàn)遺漏或丟失的問題，這樣才有利于檔案編研工作順利進行。

（二）增強檔案編研工作的大局意識。一是增強參政決策意識。檔案編研人員應(yīng)清楚工作的內(nèi)容，將已有館藏資源利用起來，確保編研的檔案資料更加科學(xué)合理，為領(lǐng)導(dǎo)查詢與利用提供方便。二是增強檔案編研人員研究意識。要切實發(fā)揮出檔案編研人員的優(yōu)點，利用好機關(guān)事業(yè)單位豐富的館藏檔案信息資源，提升編研成果的質(zhì)量。三是做好宣傳教育工作。在機關(guān)事業(yè)單位文化建設(shè)過程中，需要將自身優(yōu)點全面體現(xiàn)出來，要與單位多年工作中的重大成功案例、重要決策等結(jié)合起來，認(rèn)真開展檔案編研工作。這樣才能有效提升檔案編研工作成效，讓編研成果能夠服務(wù)機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，并促進單位各項工作正常開展。

（三）注重檔案資料的時效性。機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案編研工作中，要有計劃、有針對性地進行，對參考價值較高、具備憑證作用的檔案資料，應(yīng)該及時編纂成冊，不過因為在人力、財力和物力上的投入有限，需要區(qū)分輕重緩急，讓檔案編研工作可以有序開展。對上級下發(fā)的指導(dǎo)性文件，應(yīng)根據(jù)慣例及時編研，中間不能斷開；對大型資料，應(yīng)安排專人進行編研；在單位開展重大活動時，提前編纂好相關(guān)資料，確保能夠及時進行利用。不過需要引起注意的是，在選擇編研材料的時候，要確保寬嚴(yán)適度，對于大政方針相關(guān)資料，應(yīng)保證簡潔、精確和全面；而對于具體事件資料，則要保證細(xì)致、準(zhǔn)確和完整，讓利用者能夠一目了然。

（四）用好現(xiàn)代信息技術(shù)。在當(dāng)前信息時代背景下，為機關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作創(chuàng)造了更多有利條件，需要將各種檔案數(shù)據(jù)庫利用起來，確保檔案編研工作正常進行，并取得良好效果。和傳統(tǒng)檔案編研方法不同，借助計算機進行檔案編研工作，主要具備以下幾點優(yōu)勢：一是檔案編研人員加大對計算機的利用，能夠獲得大量檔案信息資料，有效節(jié)省檔案收集與查閱的時間，讓檔案編研工作效率得到提升。二是可以讓檔案編研工作流程得到簡化，讓數(shù)據(jù)庫可以第一時間進行更新，提升了檔案編研的質(zhì)量。三是在檔案編研成果展示過程中，方法更多，載體也更加多樣化。四是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以更好地傳播檔案編研成果，增強其時效性與影響力。對此，機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案編研工作的時候，必須充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，提升編研工作的效率和質(zhì)量，確保編研成果作用得到發(fā)揮。

三、結(jié)語

總之，機關(guān)事業(yè)單位必須切實提高對檔案編研工作的重視程度，充分認(rèn)識到其重要性，不斷加大資金投入力度，為檔案編研工作創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。同時檔案編研人員也要引起足夠重視，在工作中主動總結(jié)經(jīng)驗、創(chuàng)新方法，用好各種先進的信息技術(shù)，確保檔案編研成果質(zhì)量得到提升，為機關(guān)事業(yè)單位各項工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。

[1]周知勇.加強機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].云南檔案,2015(12)：21-23.

[2]張樹芳.有效開展機關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(14)：65.